Roki hrambe kadrovske dokumentacije: kaj hraniti trajno
Kadrovska dokumentacija se navadno nabira hitreje, kot se ureja. V omari stojijo personalne mape s pogodbami, prijavami, potrdili o usposabljanjih in kopijami osebnih dokumentov, nekje drugje pa evidence delovnega časa in obračuni plač. Ko se pojavi vprašanje, koliko časa je treba vse to hraniti, se kot odgovor najprej ponudi »deset let«.
Za del gradiva ta odgovor drži. Za tisti del, ki je pravno najbolj občutljiv, pa ne, ker zanj rok sploh ne teče: nekatere kadrovske evidence je treba hraniti trajno. Hkrati velja tudi obratno: precej gradiva, ki ga podjetja hranijo »za vsak primer«, bi moralo biti izbrisano že zdavnaj. Roki hrambe kadrovske dokumentacije torej niso enotni, ker jih ne določa en zakon, ampak več, vsak za svoj del gradiva.
Kaj sploh sodi med kadrovsko dokumentacijo
»Kadrovska dokumentacija« in »personalna mapa« sta organizacijska izraza, ne pravni kategoriji. Zakon mape ne pozna. Pozna evidence. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) v 12. členu določa štiri evidence, ki jih vodi vsak delodajalec:
- evidenco o zaposlenih delavcih,
- evidenco o stroških dela,
- evidenco o izrabi delovnega časa,
- evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
Evidenca o zaposlenih delavcih ni mapa dokumentov, ampak nabor podatkov o vsakem delavcu: osebno ime, EMŠO, davčna številka, državljanstvo, naslov, izobrazba, podatki o invalidnosti, pri tujcih podatki o delovnem dovoljenju ter podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi in o njenem prenehanju. Vsebino našteva 13. člen ZEPDSV.
Ta razlika je v praksi odločilna. Ko govorimo o trajni hrambi, ne govorimo o vsem, kar je v mapi. Govorimo o teh evidencah in o listinah, iz katerih so bili podatki vanje vpisani. Vse drugo, kar se je v mapi nabralo, ima svojo lastno pravno podlago, ali pa je nima in v mapi ne bi smelo biti.
Trije zapisi, ki jih ni dovoljeno uničiti nikoli
ZEPDSV za tri od štirih evidenc uporablja isto formulacijo: dokumenti se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.
Pri evidenci o zaposlenih delavcih to velja za dokumente s podatki o delavcu, za katerega se evidenca preneha voditi, in za izvirne listine, na podlagi katerih so bili podatki vpisani (14. člen, tretji odstavek). Isto pravilo velja za evidenco o stroških dela (17. člen, drugi odstavek) in za evidenco o izrabi delovnega časa (19. člen, drugi odstavek).
»Trajno« tu ni okrajšava za »dolgo«. Ni roka, ki bi potekel, ni datuma, po katerem bi bilo uničenje dovoljeno, in ni pogoja, ki bi obveznost odpravil. Ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi, se evidenca zanj neha voditi, gradivo pa ostane. Del kadrovskega arhiva zato samo raste in se nikoli ne krči, hkrati pa mora biti tudi čez dvajset let mogoče najti konkretno listino za konkretnega človeka.
Prav zato se pri kadrovskem gradivu interni akt o hrambi in klasifikacijski načrt obrestujeta bolj kot pri katerem koli drugem delu dokumentacije. Brez popisa trajna hramba pomeni samo to, da škatel ne smete zavreči, ne pa tudi, da boste iz njih kaj našli.
Četrta evidenca in kje morajo dokumenti fizično biti
Četrta evidenca je evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu (20. člen ZEPDSV). Vsebuje podatke o stavkah in arbitražah: o organizatorju, razlogih, trajanju, številu udeleženih delavcev in oceni stroškov. Večina podjetij je nikoli ne izpolni, kar je pričakovano, saj obveznost nastane šele, ko tak dogodek dejansko nastopi.
Manj znana je določba o kraju hrambe. Evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se vanjo vpisujejo podatki, mora delodajalec hraniti na sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca (19. člen, peti odstavek). Za drugi dve evidenci takšne omejitve ni. Če torej razmišljate o selitvi arhiva na drugo lokacijo, evidenca delovnega časa ni gradivo, ki bi ga lahko preprosto odpeljali skupaj z vsem ostalim; to je vprašanje, ki ga je treba rešiti vnaprej, ne po selitvi.
Neizpolnjevanje teh obveznosti je prekršek. ZEPDSV v 23. členu določa globo od 1.500 do 20.000 evrov za delodajalca, ki je pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik ali posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, od 300 do 8.000 evrov za manjšega delodajalca in od 150 do 2.000 evrov za odgovorno osebo delodajalca.
Dokumentacija o varnosti in zdravju pri delu je druga trajna kategorija
V isti omari kot personalne mape običajno stoji še gradivo, ki ga ZEPDSV sploh ne ureja: potrdila o usposabljanju za varno delo, zapisi o preizkusih usposobljenosti, evidence nezgod pri delu in dokumentacija o pregledih delovne opreme.
To gradivo ureja Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1). Njegov 61. člen našteje dokumentacijo, ki jo delodajalec hrani: obdobne preiskave škodljivosti v delovnem okolju, obdobne preglede in preizkuse delovne opreme, preglede in preizkuse osebne varovalne opreme, opravljeno usposabljanje za varno delo in preizkuse usposobljenosti, nezgode pri delu, nevarne pojave, ugotovljene poklicne bolezni in bolezni, povezane z delom, ter nevarne snovi, ki jih delodajalec uporablja. Tretji odstavek istega člena je kratek in nedvoumen: to dokumentacijo delodajalec hrani trajno.
Za kadrovsko službo to pomeni, da v arhivu ne obstaja ena trajna skupina, ampak dve, in da izhajata iz različnih zakonov. Posledica se pokaže pri čiščenju arhiva: potrdilo o usposabljanju za varno delo izpred petnajstih let ni »staro potrdilo«, ki bi ga bilo mogoče zavreči skupaj z ostalimi.
Plače in prispevki: kjer se kadrovska dokumentacija sreča z davčno
Obračuni plač so hkrati kadrovsko in davčno gradivo, zato zanje veljata dve obveznosti naenkrat. Kadrovska je opisana zgoraj: dokumenti s podatki o delavcu iz evidence o stroških dela se hranijo trajno.
Davčna stran ima svojo logiko in ta ni fiksno obdobje. Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) v 32. členu določa, da se dokumentacija hrani do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanaša. Davčna obveznost preneha, ko poteče deset let od dneva, ko je zastaranje pravice do odmere ali izterjave prvič začelo teči, pri čemer se čas, ko je bilo zastaranje zadržano, v ta rok ne šteje. Deset let je torej izhodišče, ne pa zgornja meja: če je bilo zastaranje zadržano, se obveznost hrambe ustrezno podaljša.
Za posamezne vrste računovodskih listin so podrobnosti drugje. Če vas zanimajo računi, bančni izpiski in letna poročila, so roki hrambe računovodske dokumentacije obravnavani ločeno.
Kar morate izbrisati: hramba ni privzeta možnost
Hramba brez podlage ni nevtralna odločitev. Videti je previdna, v resnici pa je sama po sebi kršitev.
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 48. členu določa, da se osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če tako določa zakon ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Tretji odstavek gre korak dlje: osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Četrti odstavek isto pravilo razširi na podatke kandidatov.
Obveznosti se ne izključujeta, ker se nanašata na različno gradivo. Evidence iz ZEPDSV in dokumentacija iz ZVZD-1 imajo izrecno zakonsko podlago za trajno hrambo. Za vse drugo, kar se je v mapi nabralo, je treba podlago poiskati posamično: pri vsakem dokumentu se vprašajte, kateri zakon ali katera obveznost iz delovnega razmerja terja, da ga še hranite. Odgovora ni mogoče prevzeti iz splošnega seznama, ker je odvisen od tega, kaj ste iz posamezne listine dejansko vpisali v svoje evidence in za kaj jo še potrebujete.
Izhodišče presoje pa je jasno: »hranimo vse za vsak primer« ni previdna odločitev, ampak samostojna kršitev, saj 48. člen ZDR-1 hrambo brez podlage izrecno izključuje.
Ko presoja pokaže, da za gradivo ni več podlage, ga je treba dejansko odstraniti, ne le prestaviti v klet. Ker kadrovsko gradivo skoraj vedno vsebuje osebne podatke, je smiselno uničenje dokumentov po preteku roka hrambe izvesti tako, da o njem ostane zapis o datumu, količini in načinu, sicer boste čez leta znali povedati le, da nečesa nimate več.
Prijave neizbranih kandidatov
Zaposlovanje ustvari največ gradiva z najšibkejšo podlago: življenjepisi, motivacijska pisma, potrdila o izobrazbi in reference ljudi, ki v podjetju nikoli niso delali.
ZDR-1 v 30. členu ureja dvoje, kar se v praksi pogosto zlije v eno. Prvi odstavek določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata pisno obvestiti, da ni bil izbran, in sicer v osmih dneh po zaključenem postopku izbire. Tretji odstavek določa nekaj drugega: delodajalec mora neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Osemdnevni rok se nanaša na obvestilo, obveznost vračila pa nastopi šele, ko kandidat vračilo zahteva.
Ostane vprašanje, kaj z gradivom, ki ga nihče ne zahteva nazaj. Ko je izbirni postopek končan, podlaga za obdelavo podatkov neizbranih kandidatov praviloma ugasne, zato zanje velja pravilo iz 48. člena ZDR-1. Če želite prijavo obdržati za morebitno prihodnjo zaposlitev, potrebujete za to lastno podlago: najpogosteje privolitev kandidata, ki jo je smiselno pridobiti že ob prijavi in ne šele takrat, ko se odprlo novo delovno mesto.
Kaj se zgodi z evidencami, ko podjetja ni več
Obveznost preživi podjetje. ZEPDSV pri vseh treh evidencah določa isto: ob prenehanju dejavnosti delodajalca arhiv podatkov prevzame pravni naslednik, če pravnega naslednika ni, pa arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije (14. člen, četrti odstavek; 17. člen, tretji odstavek; 19. člen, tretji odstavek).
Dokumentacija o varnosti in zdravju pri delu gre drugam. Po 61. členu ZVZD-1 jo mora delodajalec ob prenehanju predati Inšpektoratu Republike Slovenije za delo, če zakon ali podzakonski akti ne določajo drugače.
To ni obrobna podrobnost, ampak zahteva glede stanja arhiva. Kadrovsko gradivo mora biti urejeno tako, da ga je mogoče predati nekomu drugemu: popisano, razumljivo brez človeka, ki je vodil kadrovsko službo, in v stanju, ki prenese premik. Podjetja, ki nimajo prostora ali sistema za gradivo, ki mora zdržati desetletja, se prav zaradi tega pogosto odločijo za hrambo pri zunanjem izvajalcu.
Kje splošno pravilo ne zadošča
Pri nekaterih vprašanjih splošno pravilo ne pripelje do odgovora in odloča vaše lastno gradivo.
Panožna zakonodaja doda svoje obveznosti. Zdravstvo, finančne storitve, šolstvo in javni sektor imajo dodatna pravila, ki veljajo poleg zgoraj opisanih, v javnem sektorju pa je arhivski režim strožji kot v gospodarstvu.
Ali je posamezna listina v vašem podjetju »izvirna listina, na podlagi katere so bili vpisani podatki v evidenco«, je odvisno od tega, kaj ste iz nje dejansko vpisali. Tega ni mogoče določiti na splošno; odgovor je v vaši evidenci, ne v zakonu.
Ali sme skenirana kopija nadomestiti izvirnik pri gradivu, ki se hrani trajno, ni vprašanje s splošnim odgovorom. Odvisno je od tega, kako sta digitalizacija in hramba postavljeni ter kaj določajo vaša interna pravila. Razčistiti ga je treba, preden karkoli uničite, ne potem. Če digitalizacijo dokumentov načrtujete predvsem zaradi dostopnosti in prostora, je to povsem druga odločitev kot odločitev o usodi izvirnikov.
Kaj to pomeni za vaš arhiv
Kadrovskega arhiva ni mogoče urejati po enotnem pravilu. V isti omari stoji gradivo, ki ga ne smete uničiti nikoli, gradivo z rokom, vezanim na davčno zastaranje, in gradivo, ki bi moralo biti izbrisano že zdavnaj. Dokler ni jasno, kaj je kaj, je tudi odločitev, da se ne stori nič, odločitev s posledicami.
Konkreten primer pokaže, kako se to razdeli. Delavcu, ki je pri vas delal deset let, preneha pogodba o zaposlitvi in evidence zanj se nehajo voditi. Dokumenti s podatki o njem iz evidence o zaposlenih delavcih in izvirne listine, iz katerih ste te podatke vpisali, ostanejo trajno; enako velja za dokumente iz evidence o stroških dela in evidence o izrabi delovnega časa.
Potrdilo o njegovem usposabljanju za varno delo ostane trajno, a po 61. členu ZVZD-1 in ne po ZEPDSV. Obračuni njegovih plač imajo poleg kadrovske še davčno stran, ki teče do poteka absolutnega zastaralnega roka. Za vse ostalo, kar se je nabralo v njegovi mapi, pa mora obstajati podlaga. Mesto v mapi samo po sebi ni podlaga.
Prvi korak je zato skoraj vedno popis: kaj imate, iz katerega obdobja in po kateri podlagi. Šele nato je smiselno določati roke, pisati pravilnik in se pogovarjati o prostoru. Pri tem delu je na voljo svetovanje pri določitvi rokov hrambe in pripravi pravilnikov, vključno s pregledom skladnosti in usklajevanjem z Arhivom RS.
Če imate pred sabo konkretno omaro in konkretno vprašanje, kaj z njo, je najhitrejša pot pogovor o tem, kaj v njej dejansko je. Za to nam pošljite povpraševanje.