Politika zasebnosti

1. Splošno

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako upravljavec spletnega mesta www.arhivservis.si
zbira, uporablja, hrani in varuje osebne podatke obiskovalcev, kupcev, naročnikov na promocijska sporočila
ter drugih oseb, ki preko spletnega mesta oddajo povpraševanje, naročilo ali drugo sporočilo.

2. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Medarhiv, hramba gradiva d.o.o., socialno podjetje
Skrajšani naziv: Medarhiv d.o.o., so.p.
Sedež: Vrečerjeva ulica 14, 3310 Žalec, Slovenija
E-pošta: info@arhivservis.si
Telefon: 080 48 45
Telefon: +386 (0) 41 33 15 34

Če ima upravljavec imenovano pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, so njeni kontaktni podatki objavljeni ločeno.
Če pooblaščena oseba ni imenovana, se vsa vprašanja v zvezi z osebnimi podatki naslovijo na zgoraj navedeni kontakt.

3. Katere osebne podatke obdelujemo

a) Ob obisku spletnega mesta

• IP naslov,
• datum in čas obiska,
• podatke o napravi in brskalniku,
• tehnične dnevnike,
• podatke o uporabi spletnega mesta,
• podatke, zbrane s piškotki in podobnimi tehnologijami, če je za to podana ustrezna pravna podlaga.

b) Ob oddaji povpraševanja ali kontaktnega obrazca

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• telefonska številka,
• naziv podjetja,
• vsebina sporočila oziroma povpraševanja.

c) Ob spletnem naročilu

• ime in priimek,
• naslov za račun,
• naslov za dostavo,
• e-poštni naslov,
• telefonska številka,
• naziv podjetja in davčni podatki, kadar je to potrebno,
• podatki o naročenem blagu ali storitvi,
• način plačila,
• podatki, potrebni za izdajo računa, dostavo, reklamacijo, vračilo ali odstop od pogodbe.

d) Ob prijavi na promocijska sporočila

• e-poštni naslov,
• po potrebi ime in priimek,
• podatki o dani privolitvi,
• podatki o odjavah in upravljanju soglasij,
• podatki o interakcijah z e-poštnimi sporočili, kadar je to del uporabljenega sistema in je zakonito.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

a) Izvedba naročila, dostave, plačila, izdaje računa, reševanje reklamacij, odstopov in zahtevkov iz naslova neskladnosti ali garancije

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe oziroma ukrepi pred sklenitvijo pogodbe.

b) Odgovor na povpraševanje, kontakt ali drugo sporočilo

Pravna podlaga: ukrepi na zahtevo posameznika pred morebitno sklenitvijo pogodbe oziroma zakoniti interes za komunikacijo s strankami.

c) Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Na primer računovodske, davčne, potrošniške in druge obveznosti.
Pravna podlaga: zakonska obveznost.

d) Pošiljanje promocijskih e-poštnih sporočil

Pravna podlaga: privolitev posameznika oziroma druga pravna podlaga, kadar jo dovoljuje zakon.

e) Analitika in merjenje učinkovitosti oglaševanja

• Google Analytics,
• Meta Pixel,
• podobna orodja, če se uporabljajo.

Pravna podlaga: privolitev posameznika.

f) Zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab in zaščita spletnega mesta

Pravna podlaga: zakoniti interes upravljavca.

5. Ali je posredovanje podatkov obvezno

Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno, vendar nekaterih postopkov brez zahtevanih podatkov ni mogoče izvesti.
Brez osnovnih podatkov za naročilo prodajalec na primer ne more izvesti dostave, izdati računa ali obravnavati zahtevka kupca.

6. Uporabniki in kategorije prejemnikov osebnih podatkov

Vaše osebne podatke lahko obdelujejo tudi pogodbeni obdelovalci ali drugi prejemniki,
kadar je to potrebno za delovanje spletnega mesta ali izvajanje storitev, na primer:

• ponudnik gostovanja in tehnične podpore,
• ponudniki WordPress in WooCommerce infrastrukture ter vtičnikov,
• ponudniki plačilnih storitev,
• dostavne službe,
• računovodski servis,
• ponudnik sistema za pošiljanje promocijskih e-poštnih sporočil,
• Google Ireland Limited oziroma povezani ponudniki v okviru Google Analytics,
• Meta Platforms Ireland Limited oziroma povezani ponudniki v okviru Meta Pixel,
• državni organi in drugi subjekti, kadar to zahteva zakon.

7. Prenos podatkov v tretje države

Pri uporabi določenih storitev, zlasti storitev večjih mednarodnih tehnoloških ponudnikov,
lahko pride do prenosa osebnih podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora.
V takih primerih upravljavec zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe v skladu z veljavno zakonodajo.

8. Roki hrambe

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani,
oziroma kolikor to zahtevajo predpisi.

Praviloma veljajo naslednji roki:

• podatki o naročilih, računih in pripadajoči poslovni dokumentaciji: 10 let, kadar to zahtevajo predpisi,
• podatki iz kontaktnih obrazcev in povpraševanj: do zaključka zadeve, praviloma najdlje 12 mesecev od zadnje komunikacije, razen če pride do poslovnega sodelovanja,
• podatki za promocijska sporočila: do preklica privolitve oziroma odjave,
• podatki o privolitvah in odjavah: toliko časa, kolikor je potrebno za dokazovanje zakonitosti obdelave,
• tehnični in varnostni dnevniki: praviloma do 90 dni, razen če je daljša hramba potrebna zaradi varnostnega incidenta ali zakonske obveznosti.

9. Profiliranje in avtomatizirano odločanje

Ob podani privolitvi se lahko uporabljajo analitična in marketinška orodja,
ki omogočajo merjenje oglasnih kampanj, segmentacijo občinstev in osnovno profiliranje za namene oglaševanja in statistike.

Ne izvajamo pa avtomatiziranega sprejemanja odločitev, ki bi imelo za posameznika pravne ali podobno pomembne učinke.

10. Pravice posameznika

Posameznik ima pravico do:

• dostopa do osebnih podatkov,
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
• izbrisa podatkov, kadar so za to izpolnjeni pogoji,
• omejitve obdelave,
• ugovora obdelavi, kadar se obdelava izvaja na podlagi zakonitega interesa,
• prenosljivosti podatkov, kadar se obdelava izvaja na podlagi pogodbe ali privolitve in z avtomatiziranimi sredstvi,
• preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.

Zahtevo lahko pošljete na: info@arhivservis.si

11. Pravica do pritožbe

Če menite, da se vaši osebni podatki obdelujejo v nasprotju s predpisi,
imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

12. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo.
Veljavna je zadnja objavljena različica na spletnem mestu.

Datum zadnje posodobitve: 10. 4. 2026