Digitalizacija dokumentov in procesov

Pametna preobrazba vašega papirnega arhiva v brezpapirno poslovanje. V podjetju ARHIVSERVIS ponujamo celovite rešitve za digitalizacijo vseh vrst poslovne dokumentacije, prilagojene specifiki vašega delovnega okolja.

Zakaj digitalizirati?

Dostopnost

Dokumenti so na voljo kjerkoli in kadarkoli.

Učinkovitost

Konec iskanja po mapah, omarah in arhivih.

Varnost

Zaščita pred izgubo, uničenjem ali krajo.

Manj stroškov

Prihranek prostora, časa in denarja.

CILJ STORITVE VITA

Analiza dokumentacije

Ocenimo obseg, tip in status gradiva.

Prevzem in priprava

Poskrbimo za varen prevzem dokumentov in pripravo na digitalizacijo.

Skeniranje in indeksacija

Dokumente skeniramo, digitalno uredimo in poimenujemo po vaših pravilih.

Vzpostavitev digitalnega arhiva

Omogočimo varen dostop in e-hrambo z možnostjo integracije v vaš sistem.

Vračilo in/ali uničenje gradiva

Fizično gradivo po potrebi vrnemo ali varno uničimo.

Prilagojeno vašemu sektorju

Zdravstvo

Digitalizacija zdravstvenih kartotek in medicinske dokumentacije.

Logistika

Digitalizacija dobavnic in transportne dokumentacije.

Šolstvo

Digitalizacija šolskih evidenc in učnega gradiva.

Javna uprava

Digitalizacija upravnih postopkov in dokumentov.

Proizvodnja

Digitalizacija proizvodnih procesov in tehnične dokumentacije.

Digitalizacija dokumentov po vsebinskih sklopih

Poslovna dokumentacija

Pogodbe, dopisi, interni akti, zapisniki, odločbe, strateški dokumenti.

Kadrovska dokumentacija

Pogodbe o zaposlitvi, osebni dosjeji, zdravniški pregledi, izobraževanja, izpisi prisotnosti, obračuni.

Finančna dokumentacija

Bilance, izkazi uspeha, obračuni DDV, izpiski, računovodske listine, proračunski dokumenti.

Proizvodna dokumentacija

Delovni nalogi, tehnične risbe, sledljivost, poročila o proizvodnji, navodila za uporabo, tehnični listi.

Digitalizacija poslovnih procesov

Digitalna obdelava

OCR, črtne kode, metapodatki

Elektronski podpisi

Poteki odobritev in digitalni podpisi

E-arhiv

Zakonsko skladna hramba dokumentov

Integracija

Povezava z vašimi sistemi (ERP, HRM, DMS)

Prehod iz fizičnega v digitalno ni le skeniranje – je optimizacija celotnega poteka. Rezultat? Več časa za strateške naloge, manj napak in stoodstotna sledljivost.

Pogosta vprašanja (FAQ)

Koliko časa traja digitalizacija dokumentov?

Odvisno od količine in zahtevnosti. Po ogledu pripravimo realen časovni okvir (običajno od nekaj dni do nekaj tednov).

Je digitalizacija varna?

Da. Uporabljamo varovane prostore, nadzorovan dostop, podpisane izjave o zaupnosti in šifriranje podatkov.

Ali zagotavljate skladnost z zakonodajo?

Da. Naše storitve vključujejo vse potrebne varnostne elemente, e-podpise, časovne žige in e-hrambo v skladu z zakonodajo (ZVDAGA, GDPR ipd.).

Kaj se zgodi s papirnimi dokumenti po digitalizaciji?

Lahko jih vrnemo, prevzamemo v varno hrambo ali varno uničimo – vse po vaših željah.

Lahko digitalizacijo izvedete na naši lokaciji?

Da, nudimo tudi in-house digitalizacijo pri vas – s prenosno opremo in našo ekipo.

Kako določite ceno storitve?

Glede na obseg, zahtevnost, število indeksov in dodatne storitve. Po analizi pripravimo ponudbo po meri.