Svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije

Urejeno upravljanje dokumentacije ni le tehnična naloga, temveč strateška odločitev. V podjetju ARHIVSERVIS ponujamo strokovno svetovanje in podporo za zakonsko skladno, digitalno učinkovito in dolgoročno vzdržno dokumentacijo.

Naše svetovalne storitve

Popis dokumentacije

Sistematičen pregled fizičnih in digitalnih evidenc ter vzpostavitev popisnih seznamov.

Optimizacija in standardizacija

Oblikovanje klasifikacijskega načrta, določitev rokov hrambe in priprava pravilnikov.

Določitev digitalnega indeksa

Ocena digitalne zrelosti vaših procesov upravljanja z dokumenti ter priprava predloga izboljšav.

Zakonska skladnost in ureditev

Pregled zakonske skladnosti

Preverimo skladnost z ZVDAGA, ZVOP-2, GDPR, eIDAS ter pripadajočimi pravilniki.

Celovita ureditev arhiviranja

Klasifikacija, roki hrambe, evidenčni sistemi, priprava pogojev za e-hrambo ali fizično arhiviranje.

Usklajevanje s pristojnim arhivom

Priprava dokumentacije in podpora pri komunikaciji z Arhivom RS.

Komu je storitev namenjena?

Javni sektor

Javni zavodi, šole, občine in druge organizacije, ki morajo slediti strogim arhivskim predpisom.

Zasebna podjetja

Podjetja v zasebnem in javnem sektorju s potrebo po učinkovitem upravljanju dokumentacije.

Organizacije s kompleksno dokumentacijo

HR, finance, pravno področje in druge organizacije z obsežno dokumentacijo.

DPO in digitalna preobrazba

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov in organizacije v procesu digitalne preobrazbe.

Naš pristop

Uvodno svetovanje

Analiza potreb, ciljev in predpisov za vzpostavitev jasnega izhodišča.

Načrt ukrepov

Priprava časovnice in dokumentacijskega okvira za sistematično izvedbo.

Izvedba aktivnosti

Popis, priprava klasifikacije, določitev BDO in arhivska uskladitev.

Podpora in spremljanje

Svetovanje DPO, arhivska presoja in nadgradnje po zakonodajnih spremembah.

Naš postopek hrambe dokumentov

Zakaj potrebujem svetovanje glede arhiviranja?

Ker le strokovno urejen arhiv zagotavlja zakonsko skladnost, informacijsko varnost in transparentnost poslovanja.

Kaj je digitalni indeks?

Je orodje za oceno digitalne zrelosti upravljanja dokumentov – vključno z dostopnostjo, avtomatizacijo, varnostjo in digitalnimi procesi.

Ali vključujete tudi podporo za DPO?

Je orodje za oceno digitalne zrelosti upravljanja dokumentov – vključno z dostopnostjo, avtomatizacijo, varnostjo in digitalnimi procesi.

Kaj je BDO (bistveni dokumenti organizacije)?

To so dokumenti, ključni za delovanje, pravno varnost in transparentnost organizacije – mi vam pomagamo pri njihovi identifikaciji, označevanju in hranjenju.

Kako poteka komunikacija z Arhivom RS?

V vašem imenu pripravimo vso dokumentacijo in usklajujemo z arhivskimi referenti, da pridobimo soglasja in usmeritve.

Kako pogosto je treba posodabljati arhivska pravila?

Ob vsaki zakonodajni spremembi, organizacijski reorganizaciji ali digitalni nadgradnji – priporočljivo najmanj na 5 let.

Dodatne svetovalne storitve

Priprava dokumentacije za izločanje

Priprava obrazcev, izločilnih seznamov in poročil, podprtih s popisom in pravili ZVDAGA.

Podpora pooblaščencu za varstvo podatkov

Svetovanje pri obvladovanju osebnih podatkov v arhivih in identifikacija občutljivih vsebin.

Posodabljanje arhivskih pravil

Redne posodobitve ob zakonodajnih spremembah, reorganizacijah ali digitalnih nadgradnjah.