Učinkovita hramba dokumentov

Ko ne hranimo po navdihu, temveč po sistemu. Pri ARHIVSERVIS vam pomagamo vzpostaviti učinkovit in zakonsko skladen sistem hrambe dokumentov, ki omogoča enostaven dostop, varno arhiviranje in nadzor nad dokumentacijo.

Zakaj digitalizirati?

Optimizacija poslovanja

Hitrejše iskanje dokumentov zmanjša zamude pri delovnih procesih.

Zakonska skladnost

Poskrbimo, da vaša hramba dokumentacije ustreza vsem pravnim zahtevam (ZVDAGA, GDPR, varstvo podatkov).

Večja varnost

Dokumentacija je zaščitena pred izgubo, požarom, nepooblaščenim dostopom in uničenjem.

Manj administrativnih obremenitev

Jasna struktura in enotna evidenca hrambe zmanjšujeta napake in podvajanje dokumentov.

Naše storitve za urejeno in varno hrambo

Popis in evidenca dokumentov

Izvedemo podroben pregled in vzpostavimo digitalni ali fizični popis arhiviranega gradiva.

Priprava internih aktov

Pomagamo vam pripraviti pravilnike o hrambi in klasifikacijski načrt za boljšo preglednost.

Odbiranje in priprava gradiva

Poskrbimo za varno ločevanje dokumentacije, ki se hrani trajno ali ima določen rok hrambe.

Predaja arhivskega gradiva

Uredimo vse potrebno za zakonsko skladno arhivsko hrambo pri Arhivu RS.

Koristi sistemske ureditve hrambe

Povečana učinkovitost

Hitro iskanje dokumentov skrajša delovni čas zaposlenih in poveča produktivnost.

Pravna skladnost

Upoštevanje zakonskih zahtev preprečuje pravna tveganja in sankcije.

Višja stopnja varnosti

Dokumenti so zaščiteni pred izgubo, tatvino in nepooblaščenim dostopom.

Boljša organizacija arhiva

Vzpostavitev sistematične strukture zmanjšuje nepotrebno kopičenje dokumentov in omogoča njihovo učinkovito uničenje.

Postopek sistemske ureditve hrambe

Analiza obstoječega arhiva

Pregledamo trenutno stanje in predlagamo izboljšave.

Vzpostavitev sistematične hrambe

Implementiramo enotne klasifikacijske standarde in procese.

Digitalizacija in arhivsko upravljanje

Omogočamo prehod na brezpapirno poslovanje in varno e-hrambo.

Redno vzdrževanje in varno uničenje

Poskrbimo za sprotno arhiviranje, nadzor nad roki hrambe in varno uničenje dokumentacije.

Prilagojeno vašemu sektorju

Organizacija

Vzpostavitev strukturiranega sistema za hranjenje dokumentov.

Varnost

Zaščita dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in uničenjem.

Nadzor

Spremljanje in upravljanje dokumentacijskega toka.

Dostop

Upravljanje pravic in beleženje dostopa do arhiviranih dokumentov.

Digitalizacija dokumentov

Prednosti digitalne hrambe

Digitalizacija dokumentov omogoča hitrejši dostop, manjšo prostorsko obremenitev in večjo varnost podatkov. Z e-hrambo lahko dokumenti ostanejo varni pred fizičnimi poškodbami, omogočen pa je tudi dostop od kjerkoli in kadarkoli.

Naši strokovnjaki poskrbijo za celoten proces digitalizacije – od skeniranja do vzpostavitve varnega digitalnega arhiva, ki je skladen z vsemi zakonskimi zahtevami.

Kontaktirajte nas

Koliko časa traja digitalizacija dokumentov?

Odvisno od količine in zahtevnosti. Po ogledu pripravimo realen časovni okvir (običajno od nekaj dni do nekaj tednov).

Je digitalizacija varna?

Da. Uporabljamo varovane prostore, nadzorovan dostop, podpisane izjave o zaupnosti in šifriranje podatkov.

Ali zagotavljate skladnost z zakonodajo?

Da. Naše storitve vključujejo vse potrebne varnostne elemente, e-podpise, časovne žige in e-hrambo v skladu z zakonodajo (ZVDAGA, GDPR ipd.).