Notranja pravila e-hrambe: kdaj so obvezna in kaj vsebujejo

Notranja pravila e-hrambe: kdaj so obvezna in kaj vsebujejo

Stavek »najprej boste potrebovali notranja pravila« pade v pogovor o skeniranju dokumentov skoraj vedno. Izgovori ga revizor, računovodski servis ali ponudnik programske opreme, redkeje pa kdo pojasni, ali gre za zakonsko obveznost prav vašega podjetja ali za priporočilo. Razlika ni majhna. V prvem primeru je pred vami upravni postopek z roki in taksami, v drugem poslovna odločitev, ki jo lahko sprejmete ali pa tudi ne.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) na to vprašanje odgovarja precej natančneje, kot se običajno povzema. Zavezance našteje imensko, za vse druge pa predvidi možnost in ne dolžnosti.

Kaj so notranja pravila in kaj v resnici urejajo

Notranja pravila so interni pravni akt, s katerim organizacija opiše, kako izvaja zajem in dolgoročno hrambo svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki. Niso pogodba z nikomer in niso vloga za dovoljenje. So opis vašega lastnega ravnanja, zapisan dovolj natančno, da ga je mogoče preveriti.

Tu se skriva najpogostejši nesporazum. Notranja pravila ne določajo, kako dolgo je treba gradivo hraniti. Roki izhajajo iz predpisov, ki urejajo posamezno vrsto dokumentov, in noben interni akt jih ne more niti podaljšati niti skrajšati. Kar notranja pravila urejajo, je način: kako dokument pride v digitalno obliko, kdo to počne, na kakšni infrastrukturi ostane berljiv in kako se pozneje dokaže, da se med tem ni spremenil.

Prav zato notranja pravila niso isto kot klasifikacijski načrt, ki gradivo razvršča, in niso isto kot splošni pravilnik o pisarniškem poslovanju. Njihov predmet sta dve dejanji: zajem, torej sam prehod dokumenta iz papirja v digitalno obliko, kar je v praksi digitalizacija dokumentov in procesov, ter hramba, ki temu sledi in traja bistveno dlje.

Za koga so notranja pravila obvezna

ZVDAGA v 19. členu obveznost predložitve notranjih pravil v potrditev državnemu arhivu opredeli imensko, in seznam je krajši, kot večina pričakuje. Poslati jih morajo obvezno:

• javnopravna oseba, ki bo zajemala in hranila gradivo v digitalni obliki, razen organov državne uprave,
• ponudnik storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki,
• ponudnik spremljevalnih storitev glede zajema ali hrambe gradiva v digitalni obliki, ki izvaja storitve za javnopravne osebe.

Dva dela tega seznama presenetita. Prvi je izjema za organe državne uprave, ki so iz obveznosti izrecno izvzeti, kar je ravno nasprotno od pričakovanja, da država mora, podjetja pa ne. Drugi je, da med zavezanci ni navadne gospodarske družbe, ki zajema in hrani zgolj svoje lastno gradivo.

Za vse druge drugi odstavek istega člena pravi, da notranja pravila v potrditev državnemu arhivu »lahko« predložijo, stroške preverjanja skladnosti pa nosi tisti, ki jih je predložil. Če vaše podjetje ne izvaja javnih pooblastil, ne opravlja javne službe in teh storitev ne prodaja naprej, potrditve notranjih pravil ne dolgujete nikomur in nihče je od vas ne more zahtevati kot pogoj za skeniranje. Kdor želi obseg zavezancev prebrati sam, ga najde v prečiščenem besedilu ZVDAGA, kjer je dostop brezplačen.

Odgovor pa se obrne, če vaša organizacija javna pooblastila ima ali javno službo opravlja. Takrat se znajdete v prvem odstavku, vprašanje pa ni več, ali se potrditev izplača.

Zakaj jih podjetja vseeno sprejmejo

Če obveznosti ni, ostane vprašanje, kaj potrditev sploh prinese. Odgovor je v 31. členu ZVDAGA. Enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki se šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena skladno z zakonom, z uredbo in z notranjimi pravili, ki jih je potrdil Arhiv Republike Slovenije, razen če drug zakon določa drugače.

Vsak del tega stavka je pogoj, in če eden odpade, enakovrednosti ni. Enakovrednost torej ni lastnost datoteke, ampak posledica celotnega postopka, potrjena notranja pravila pa so eden od njegovih pogojev. Varna hramba sama se presoja po štirih lastnostih: dostopnosti, uporabnosti, avtentičnosti in celovitosti. Skenirana kopija, ki teh lastnosti ne izkazuje, ostane kopija, ne glede na to, kako dober je bil skener.

Pomembno je tudi, česa 31. člen ne pove. Ne pove, da smete zaradi potrjenih notranjih pravil uničiti katerikoli konkreten izvirnik, in s svojo lastno izjemo »razen če drug zakon določa drugače« si to branje tudi zapre. Ali gre posamezen papirni izvirnik lahko v uničenje, je ločeno vprašanje, ki se rešuje po vrsti dokumenta in po predpisu, ki jo ureja, ne z enim internim aktom. Dokler dvom ostaja, je hramba izvirnikov pri zunanjem izvajalcu cenejša od napake, ki je ni mogoče popraviti.

K tej razliki se je zakonodajalec vrnil leta 2014. Prej veljavni 32. člen je dopuščal, da se enakovrednost izvirniku presoja tudi na podlagi notranjih pravil, ki jih državni arhiv ni potrdil. Ta člen je z novelo iz leta 2014 črtan. Podjetje, ki se pri dokazni vrednosti svojih digitalnih kopij danes zanaša na nepotrjena notranja pravila, se torej opira na določbo, ki je ni več.

Obstaja še tretja pot v isti postopek. 18. člen ZVDAGA faze priprave na zajem in hrambo nalaga javnopravnim osebam in ponudnikom storitev, poleg njih pa tudi tistim, ki želijo za svoje gradivo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost. Kdor to želi, vstopi v isto zaporedje po svoji nameri in ne po svojem statusu. Drugi odstavek istega člena dodaja, da druge osebe notranja pravila sprejmejo po svoji presoji ali če to zahteva drug zakon.

Kaj morajo notranja pravila vsebovati

Vsebina ni prosta izbira. Notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva morajo vsebovati vsaj določbe o:

• interni organizaciji, vlogah in pooblastilih ter o številu, sestavi in usposobljenosti osebja,
• upravljanju dokumentarnega gradiva,
• informacijski infrastrukturi za hrambo, vključno z njenimi tehničnimi lastnostmi ter ravnmi varnosti in zanesljivosti,
• postopkih rednega spreminjanja pravil in o njihovi veljavnosti.

Kadar gre za arhivsko gradivo, se zahteve zaostrijo. Dodati je treba strožje zahteve glede osebja in informacijskega sistema, postopke zajema in pretvorbe, postopke dolgoročne hrambe, ukrepe za neprekinjeno poslovanje ter pogoje izročitve gradiva pristojnemu arhivu.

Ko ta seznam preberete še enkrat, postane vidna prava narava naloge. Skoraj vse na njem opisuje organizacijo in infrastrukturo, ne besedila. Notranjih pravil zato ni mogoče najprej napisati in nato po njih zaživeti. Napisati jih je mogoče šele takrat, ko popis gradiva, klasifikacija in način hrambe obstajajo v resnici, torej ko je interni akt o hrambi in klasifikacijski načrt zares uveden in ne le zamišljen. Kdor začne pri dokumentu, konča pri opisu stanja, ki ga ni.

Katera tehnična podlaga velja danes

Tehnični del notranjih pravil se ne presoja po zakonu samem, ampak po enotnih tehnoloških zahtevah, in ta podlaga se je zamenjala. Do leta 2020 so veljale Enotne tehnološke zahteve različice 2.1, ki jih je Arhiv Republike Slovenije izdal 10. julija 2013. Nadomestil jih je Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (Uradni list RS, št. 118/2020), ki se uporablja od 19. septembra 2020, z njegovo uveljavitvijo pa so se ETZ 2.1 prenehale uporabljati.

Za nekoga, ki notranja pravila šele pripravlja, je to zgolj podatek o tem, katero besedilo brati. Za organizacijo, ki jih ima potrjena že vrsto let, je pomembnejše nadaljevanje. Notranja pravila, potrjena na podlagi ETZ 2.1, ter na tej podlagi certificirana oprema in storitve ostanejo veljavni do izteka svoje veljavnosti, postopki, ki so bili takrat že začeti, pa so se po ETZ 2.1 tudi zaključili.

Starejša potrditev torej ni padla. Pomeni pa, da bo ob obnovitvi presoja potekala po novi podlagi, in prav to je pravi trenutek za pregled, ne dan, ko obnovitev zapade.

Kako poteka potrditev pri Arhivu RS

Postopek se začne z vlogo na predpisanem obrazcu, ki jo Arhivu Republike Slovenije oddate osebno, po pošti ali elektronsko prek državnega portala. Vlogi je treba priložiti celotna notranja pravila v elektronski obliki in spremljajočo dokumentacijo, na katero se sklicujejo, z datumi potrditve in različicami, ter dovolj natančne sklice, da je mogoče najti mesto v dokumentu.

Upravni taksi sta na državnem portalu SPOT navedeni v višini 4,54 EUR za vlogo in 18,12 EUR za odločbo. Ta stran je bila nazadnje posodobljena oktobra 2023, zato aktualno višino pred oddajo preverite na strani portala SPOT o vpisu v register notranjih pravil, kjer stojita tudi predpisani obrazec in opis postopka. Taksi tudi nista strošek celotnega opravila: drugi odstavek 19. člena ZVDAGA stroške preverjanja skladnosti nalaga predlagatelju, javno objavljene višine tega stroška pa ni.

Potrjena notranja pravila državni arhiv vpiše v register potrjenih notranjih pravil. Register je javen, dostopen na spletu in brezplačen, vsebuje pa vsaj predmet, ime pravil, njihovo veljavnost ter datum in številko odločbe o potrditvi. Ob potrditvi ali pozneje, zaradi zakonodajnih ali tehnoloških sprememb, arhiv določi tudi rok za obnovitev in ga vpiše v register. Če potrditve v tem roku ne obnovite, se pravila iz registra izbrišejo.

Enega nesporazuma je vredno odpraviti takoj. Odločba o potrditvi je ugotovitev, da eno besedilo ustreza zakonu, uredbi in enotnim tehnološkim zahtevam. Ni ocena podjetja in ni potrdilo o njegovi skladnosti, o tem, ali se pravila v vsakodnevni praksi tudi izvajajo, pa ne pove ničesar.

Vzorčna notranja pravila in kdaj jih ni treba pisati od začetka

Zakon predvideva tudi bližnjico. Kadar državni arhiv potrdi vzorčna notranja pravila, jih vpiše v register in objavi njihovo celotno vsebino, na željo predlagatelja pa jih v registru označi kot pravila, ki jih lahko prevzamejo tudi druge osebe.

Prevzem ima svoje pogoje. Vzorčna notranja pravila je treba prevzeti v celoti, zamenjati pa je dovoljeno le tiste določbe ali dele določb, ki se nanašajo na status prevzemnika, njegovo interno organizacijo ali druge njegove interne značilnosti. To je manj svobode, kot si marsikdo predstavlja, in hkrati precej manj pisanja.

Kaj je za vaš primer trenutno na voljo, pokaže register. Ta pot je torej možnost, ki jo daje zakon, in ne izdelek, ki bi čakal na prevzem: katera vzorčna pravila v registru stojijo, je treba pogledati takrat, ko se odločate.

Kaj to pomeni za vaš arhiv

Za večino gospodarskih družb se vse skupaj izteče v poslovno odločitev o dokazni moči, ne v izpolnjevanje dolžnosti. Potrditev je smiselna predvsem v dveh položajih. Prvi je, kadar nameravate digitalne kopije zares uporabljati namesto izvirnikov. Drugi je, kadar zajem ali hrambo prodajate javnopravnim osebam, saj vas takrat 19. člen zaveže neposredno.

Kdor te storitve kupuje, ima tudi nekaj vprašanj, ki jih je vredno postaviti ponudniku. Ponudnik storitev zajema ali hrambe se mora pri Arhivu Republike Slovenije prijaviti najmanj osem dni pred začetkom opravljanja storitev, pred tem mora biti vpisan v poslovni register, potrditev notranjih pravil pa pri arhivu uredi sam. Za hrambo arhivskega gradiva za javni sektor je predpisana še certifikacija opreme ali storitev pri državnem arhivu.

Izpolnjevati mora tudi splošne pogoje: vpis v register, odsotnost insolventnosti in likvidacije, odsotnost izredne uprave, gospodarsko in finančno sposobnost ter to, da mu v zadnjih petih letih na tem področju ni bila dokazana huda strokovna napaka.

Če se izkaže, da je vaše resnično vprašanje kaj drugega, ga je bolje reševati na pravem mestu. Kako dolgo posamezno vrsto dokumentov hraniti, določajo predpisi, ki jih notranja pravila ne nadomeščajo, zbrani pa so v pregledu rokov hrambe dokumentov po slovenskih pravilih. Kaj storiti, ko rok hrambe poteče, je spet svoja odločitev in ne del zajema, opisana pa je v besedilu o izločanju dokumentarnega gradiva.

Prvi pošteni korak je zato skromnejši od pisanja pravilnika. Popisati je treba, kaj imate, kako to danes nastaja in kje ostaja, nato pa oceniti, ali bi tak opis prenesel, da ga kdo prebere in preveri. Če se tega lotevate prvič, je smiselno začeti s svetovanjem in podporo za urejenost dokumentacije, kjer se najprej pogleda, kaj bi bilo treba opisati, in šele nato, ali se potrditev notranjih pravil za vaš primer izplača. Za konkretno vprašanje o vašem gradivu je najhitrejša pot stik z nami.