Hramba e-računov: oblika, kraj hrambe in verodostojnost

Hramba e-računov: oblika, kraj hrambe in verodostojnost

Mapa s PDF-računi in predal za e-račune sta mesti, kjer računi ležijo. Hramba v pomenu, ki ga uporablja zakonodaja, pomeni, da za vsak račun od dneva izdaje do zadnjega dne roka hrambe veljajo določeni pogoji in da je to mogoče dokazati.

Te pogoje postavljata Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) s pravilnikom o njegovem izvajanju in Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2). Od 1. januarja 2028 se jima pri izmenjavi računov med podjetji pridruži še Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED).

Kdaj je račun elektronski

84. člen ZDDV-1 dopušča račun v papirnati ali elektronski obliki. Elektronski račun je po tem členu račun, ki vsebuje predpisane podatke ter je bil izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki, prejemnik pa se mora z uporabo elektronskega računa strinjati.

Finančna uprava v svojem podrobnejšem opisu Računi pojasnjuje, da je elektronski račun tudi PDF, poslan po e-pošti. Račun, ki ga je izdajatelj pripravil v računalniškem programu in ga poslal na papirju, pa je papirni račun. Odloča torej oblika, v kateri je bil račun izdan in prejet. Prav to je izvirna oblika, na katero se sklicujejo pravila o hrambi.

Katera sporočila v poštnem predalu so dokumentarno gradivo, je ločeno vprašanje, ki ga obravnava članek o hrambi poslovne e-pošte.

Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost

Osrednja zahteva je v četrtem odstavku 84. člena ZDDV-1: pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Prva dva pojma zakon opredeli sam. Pristnost izvora pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa. Celovitost vsebine pomeni, da vsebina računa, ki jo zahteva zakon, po izdaji ni bila spremenjena.

Kako bo to zagotovljeno, določi vsak davčni zavezanec sam. Zakon kot možnost navaja postopke za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo, pri elektronskem računu pa tudi napredni elektronski podpis ali elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Finančna uprava dodaja, da elektronski podpis ni pogoj za veljavnost elektronskega računa.

Čitljivosti zakon ne opredeli, finančna uprava pa jo pojasni: račun je čitljiv, če ga lahko prebere človek. Sporočila XML in druga strukturirana sporočila v izvirni obliki po tem pojasnilu niso berljiva, dokler niso pretvorjena, zato mora biti ves čas hrambe na voljo ustrezen in zanesljiv prikazovalnik. Podpis ali EDI sama po sebi čitljivosti ne zagotovita.

Za hrambo iz tega sledi, da datoteka sama ne zadošča. Z njo vred se hranijo dokazi o izvoru in nespremenjenosti ter sredstvo, s katerim jo je mogoče prikazati.

Oblika, v kateri se e-račun hrani

Tretji odstavek 86. člena ZDDV-1 najprej zahteva, da se računi hranijo v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Šele nato dopušča hrambo na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki ne glede na izvirno obliko, vendar le, če ti načini onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Kadar se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se elektronsko hranijo tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine.

Pravilnik o izvajanju ZDDV-1 v 152. členu za elektronske listine dodaja neoviran in takojšen dostop do podatkov o izvoru, prejemniku ter času in kraju pošiljanja ali prejema, dostop do vsake listine v razumnem času ne glede na to, kje in pri kom se hrani, in primernost listine za obdelavo. Pri elektronsko podpisanih listinah je treba enako dolgo kot listine hraniti tudi podatke in sredstva za preverjanje podpisa.

Ali se sme e-račun natisniti? Finančna uprava za namene DDV dopušča hrambo izdanih ali prejetih e-računov tudi v natisnjeni obliki, če sta pristnost in celovitost zagotovljeni s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarjajo zanesljivo revizijsko sled. 38. člen ZDavP-2 pa zavezancu, ki želi podatke za davčne namene obdelovati elektronsko, nalaga, da podatke, ki jih izdela ali prejme v elektronskem formatu, hrani v elektronskem formatu. Za podjetje, ki podatke za davčne namene obdeluje elektronsko, zato izpis ne more nadomestiti izvirne elektronske datoteke.

Papirni računi, ki jih podjetje skenira, so drugo vprašanje: finančna uprava hrambo papirnih računov v elektronski obliki obravnava kot pretvorbo v zajeto dokumentarno gradivo po predpisih o arhivskem gradivu. Ali se sme papirni izvirnik po taki pretvorbi zavreči, je ločeno vprašanje, za katero veljajo lastni pogoji po predpisih o arhivskem gradivu.

Roki hrambe in od kdaj tečejo

Peti odstavek 86. člena ZDDV-1 zahteva hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, in računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo.

Šesti odstavek od tega odstopi: račune, ki se nanašajo na nepremičnine, je treba hraniti 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

ZDavP-2 v prvem odstavku 32. člena za davčno dokumentacijo na splošno določa hrambo do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanaša, če s tem zakonom ali zakonom o obdavčenju ni drugače določeno.

Rok torej ne teče od dneva prejema računa in ni enak za vse račune. Enoten datum brisanja za ves arhiv računov zato ne deluje, računi za nepremičnine pa naj bodo v arhivu prepoznavni.

Kraj hrambe in dostop do računov

86. člen ZDDV-1 hrambe računov zunaj Slovenije ne prepoveduje, veže pa jo na obvestilo: davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, ki se odloči, da bo račune hranil zunaj Slovenije, mora o tem predhodno obvestiti davčni organ. Če so računi shranjeni z elektronskimi sredstvi, ki zagotavljajo on-line dostop, ima davčni organ zaradi nadzora pravico do dostopa, prenosa in uporabe teh računov.

ZDavP-2 v 38. členu od zavezanca, ki podatke za davčne namene obdeluje elektronsko, zahteva tudi dostop do elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc, kadar so shranjene pri drugih osebah ali v drugi državi, berljivost izvornih podatkov in hrambo v obliki, ki omogoča inšpiciranje v razumnem času.

Drugi odstavek 32. člena ZDavP-2 za dokumentacijo v elektronski obliki dodaja, da so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, da je mogoče ugotoviti izvor, prejemnika ter čas in kraj pošiljanja ali prejema in da uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov.

Pri izbiri, kje bodo računi shranjeni, to pomeni, da gredo dolžnosti z računi. Dogovor z zunanjim ponudnikom ali ponudnikom oblaka naj zagotavlja, da so računi dosegljivi v razumnem času in v obliki, v kateri so bili prejeti.

Kaj lahko zahteva davčni organ

Zavezanec, ki podatke obdeluje elektronsko, mora po prvem odstavku 38. člena ZDavP-2 na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov iz elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc v strukturiranih datotekah v standardni obliki, dostop in vpogled v podatke ter dostop do programske in strojne opreme in baz podatkov, vključno z možnostjo preizkušanja.

Na zahtevo mora dati na razpolago tudi dokumentacijo s popolnim opisom elektronskega sistema, med drugim kontrol, ki preprečujejo nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali brisanje hranjenih zapisov. Vsaka sprememba elektronske rešitve mora biti dokumentirana v časovnem zaporedju, skupaj z vzrokom, vrsto, posledico in datumom spremembe.

Opis tega, kako so računi shranjeni in varovani, je torej dokument, ki ga je smiselno imeti pripravljenega, preden ga kdo zahteva.

Kaj prinaša ZIERDED od 1. januarja 2028

ZIERDED je Državni zbor sprejel 23. 10. 2025, objavljen je v Uradnem listu RS, št. 85/25, uporablja pa se od 1. januarja 2028. Od takrat poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjujejo izključno e-račune. E-račun je po tem zakonu račun v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča samodejno in elektronsko obdelavo, izmenjava med poslovnimi subjekti in ponudniki e-poti po elektronski pošti pa ni dovoljena. Ponudnik e-poti je po zakonu ponudnik storitev izmenjave e-računov, vpisan v seznam ponudnikov e-poti.

Za hrambo je ključen 18. člen. Vsak izdajatelj in prejemnik, razen potrošnika, zagotovi hrambo e-računa v skladu s predpisi o davku na dodano vrednost ter o knjigovodskem in računovodskem poslovanju. Ponudnik e-poti dostavljeni e-račun po uspešni dostavi izbriše, razen če se s stranko dogovori, da ga izbriše šele po dogovorjenem obdobju.

Davčni organ e-račune, poslane ali prejete prek svoje aplikacije, zagotavlja pet let od dneva izdaje ali prejema e-računa.

Kanal, po katerem račun pride, torej ni arhiv. ZIERDED hrambo izrecno veže na predpise o DDV in računovodstvu, dolžnost pa ostane pri podjetju, ki račun izda ali prejme.

Dobra praksa pri hrambi e-računov

Način, kako zagotovi pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost, po 84. členu ZDDV-1 določi vsak davčni zavezanec sam. Ukrepe, s katerimi podjetje te pogoje izpolni, torej izbere samo. Dobro je, da jih izbere tako, da bo izpolnjenost pogojev pozneje tudi lahko dokazalo.

Naslednji ukrepi so operativna praksa, ki pogoje iz navedenih določb pomaga izpolniti in dokazati:

• izvirno datoteko hranite skupaj z berljivim prikazom, ne le enega od obeh,
• vsakemu računu pripišite podatke, ki ga povežejo z naročilom in dobavo, saj iz te povezave nastane revizijska sled,
• beležite, kdo je do računov dostopal in kaj je spremenil,
• redno izdelujte varnostne kopije in obnovo iz njih tudi preizkusite,
• omejite, kdo sme račune brisati,
• račune za nepremičnine označite, da daljši rok ne pade v isto brisanje kot ostali,
• zapišite, kako hramba deluje, saj je tak opis hkrati pripravljen odgovor, če davčni organ zahteva opis elektronskega sistema.

Pregled ureditve pri ARHIVSERVIS

Pri ARHIVSERVIS ureditev hrambe sodi v svetovanje in podporo za urejenost dokumentacije, ki obsega pregled skladnosti z ZVDAGA, ZVOP-2, GDPR in eIDAS ter klasifikacijo, roke hrambe, evidenčne sisteme in pripravo pogojev za e-hrambo ali fizično arhiviranje. Sistem hrambe s popisom, evidenco in pravilniki o hrambi vzpostavijo v okviru storitve učinkovita hramba dokumentov.

Računi, ki obstajajo le na papirju, sodijo v digitalizacijo dokumentov, ki vključuje vzpostavitev digitalnega arhiva z možnostjo integracije v obstoječe sisteme. Ko roki potečejo, jih prevzame varno uničenje po preteku roka hrambe, o katerem ARHIVSERVIS izstavi potrdilo z datumom, količino in načinom uničenja.

Preden se leta 2028 spremeni kanal, po katerem računi prihajajo, je smiselno urediti hrambo, v katero bodo prihajali. Za dogovor o tem pošljite povpraševanje.