Poslovna skrivnost v arhivu: kako omejiti in zapisati dostop

Poslovna skrivnost v arhivu: kako omejiti in zapisati dostop

Informacija v arhiviranem dokumentu je po Zakonu o poslovni skrivnosti (ZPosS) poslovna skrivnost le, če je med drugim izpolnjena zahteva, da je imetnik v danih okoliščinah razumno ukrepal, da informacijo ohrani kot skrivnost. Kako naj bo arhiv zaklenjen, kako naj bodo mape označene in kaj naj se zapisuje, ZPosS ne pove. Določa pogoj in domnevo, ki pogoj olajša. Ukrepe v arhivu izbere podjetje samo, in prav ti ukrepi so tisto, kar lahko pozneje pokaže.

V papirnem in elektronskem arhivu se to izrazi v nekaj zapisanih odločitvah: katero gradivo je poslovna skrivnost, kdo je bil o tem seznanjen, kdo sme do gradiva in kdo ga je vzel, odprl ali kopiral.

Kdaj zakon informacijo šteje za poslovno skrivnost

Prvi odstavek 2. člena ZPosS določa, da poslovna skrivnost zajema nerazkrito strokovno znanje, izkušnje in poslovne informacije, ki izpolnjujejo naslednje zahteve. Informacija je skrivnost, ki ni splošno znana ali lahko dosegljiva osebam v krogih, ki se običajno ukvarjajo s to vrsto informacij. Ima tržno vrednost. Imetnik poslovne skrivnosti pa je v danih okoliščinah razumno ukrepal, da jo ohrani kot skrivnost. Besedilo je kratko in si ga lahko preberete v Zakonu o poslovni skrivnosti na portalu PISRS.

Opredelitev izhaja iz Direktive (EU) 2016/943, ki jo zakon prenaša v slovenski pravni red. Direktiva v členu 2, točka 1, postavlja po vsebini enake zahteve, besedilo pa se nekoliko razlikuje: pri tržni vrednosti dodaja, da jo ima informacija, »ker je skrivnost«, pri zadnji zahtevi pa govori o osebi, ki ima zakoniti nadzor nad informacijo.

Za arhiv je odločilna zadnja zahteva. Skrivnost in tržna vrednost sta lastnosti informacije, razumni ukrepi pa so ravnanje podjetja. Pri dokumentih se pokažejo predvsem v tem, kdo do njih pride. ZPosS teh ukrepov ne našteje in za arhiv ne predpisuje nobenega postopka. Z besedami »v danih okoliščinah« jih veže na posamezen primer.

Meja velja ne glede na ukrepe. Po tretjem odstavku 2. člena se za poslovno skrivnost ne morejo določiti informacije, ki so po zakonu javne, ali informacije o kršitvi zakona ali dobrih poslovnih običajev. Oznaka na takem dokumentu ga ne naredi za poslovno skrivnost.

Kdor ima starejši interni akt o poslovni skrivnosti, naj preveri, na kaj se sklicuje. V Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1) je danes 40. člen črtan, 39. člen pa le napotuje na zakon, ki ureja poslovne skrivnosti. Akt, ki se opira na nekdanja merila iz ZGD-1, se opira na besedilo, ki ne velja več.

Pisna določitev in seznanitev: domneva, ne obveznost

Po drugem odstavku 2. člena ZPosS se domneva, da je zahteva o razumnih ukrepih izpolnjena, kadar je imetnik informacijo določil kot poslovno skrivnost v pisni obliki in o tem seznanil vse osebe, ki prihajajo v stik ali se seznanijo s to informacijo, zlasti družbenike, delavce, člane organov družbe in druge osebe.

Domneva velja le, kadar sta izpolnjena oba pogoja. Pisna določitev, s katero niso bile seznanjene osebe, ki z informacijo prihajajo v stik, domneve ne sproži, prav tako je ne sproži seznanitev brez pisne določitve.

Domneva ni obveznost. ZPosS ne pravi, da informacija brez pisne določitve ne more biti poslovna skrivnost. V takem primeru se zahteva o razumnih ukrepih presoja brez pomoči domneve. Poleg tega se domneva nanaša samo na razumne ukrepe: o tem, ali je informacija res skrivnost in ali ima tržno vrednost, ne pove ničesar. Oblike pisnega akta in načina seznanitve ZPosS ne predpiše. Direktiva v opredelitvi poslovne skrivnosti take domneve nima, zato gre za pravilo slovenskega zakona.

Kdor se želi opreti na domnevo, potrebuje torej pisno odločitev, katero gradivo je poslovna skrivnost, in dokaz, da so bile osebe, ki s tem gradivom delajo, o tem seznanjene. Oboje nastane zunaj arhiva. Dobra praksa je, da sta odločitev in zapis o seznanitvi shranjena skupaj.

Določite, katero gradivo v arhivu je poslovna skrivnost

Pisna določitev je za arhiv najbolj uporabna, kadar ne našteva posameznih listov, temveč vrste gradiva. Take vrste so lahko na primer kalkulacije cen, pogoji, dogovorjeni z dobavitelji, tehnična dokumentacija izdelkov ali seznami strank, če izpolnjujejo zahteve iz zakona. Dobra praksa je, da odločitev pri vsaki vrsti navede, kje je gradivo (omara, del arhiva, mapa v elektronskem arhivu), kdo je zanj odgovoren in kdo ga potrebuje pri delu.

Odločitev se najlaže naveže na klasifikacijski načrt, če ga podjetje ima. Poslovna skrivnost tako postane lastnost razreda gradiva in ne posameznega dokumenta, nov dokument v istem razredu pa je zajet že ob nastanku.

Določitev naj bo ozka. Če je kot poslovna skrivnost določeno skoraj vse, oznaka zaposlenim ne pove več, s čim morajo ravnati drugače, in ukrepi se v praksi razvodenijo. Odločitev preglejte, ko se poslovanje spremeni, na primer ob novem izdelku ali ob selitvi gradiva.

Primer: podjetje določi, da so poslovna skrivnost kalkulacije cen in pogodbeni pogoji z dobavitelji. V odločitvi zapiše, da so papirne kalkulacije v ločeni zaklenjeni omari v arhivu, elektronske pa v posebni mapi z omejenim dostopom, da je za oboje odgovoren vodja nabave in da do gradiva dostopajo nabava, vodstvo in računovodstvo. Iz iste odločitve je razvidno, kaj je varovano, kje je in kdo sme do njega.

Označite gradivo, ne da bi razkrili vsebino

Oznaka ni pisna določitev in ne nadomesti seznanitve. Njen namen je, da zaposleni pri vsaki enoti vidi, da z njo ravna po pravilu iz odločitve.

Pri papirnem gradivu je smiselno označiti enoto, torej škatlo, registrator ali mapo, s kodo, ki se sklicuje na vrsto gradiva iz odločitve. Opis vsebine na hrbtu registratorja pove več, kot je treba: kdor gre mimo police, izve, kje so kalkulacije. Koda, ki jo razume tisti, ki ima popis, tega ne izda.

V elektronskem arhivu sodi oznaka v metapodatke dokumenta ali razreda, ne le v ime datoteke. Ime se ob kopiranju ali izvozu lahko spremeni ali izgubi, metapodatek pa lahko sistem uporabi tudi pri dodeljevanju pravic dostopa.

Omejite dostop v papirnem in elektronskem arhivu

Prvi odstavek 5. člena ZPosS med protipravnimi načini pridobitve poslovne skrivnosti navaja neposreden nedovoljen dostop, prisvojitev ali kopiranje dokumentov, predmetov, gradiv, vsebin ali elektronskih datotek, ki vsebujejo poslovno skrivnost ali je iz njih mogoče dognati poslovno skrivnost. Zakon govori o dokumentih in datotekah, torej prav o tem, kar je v arhivu. Kdo je dostop dovolil, pa ne določa. Dobra praksa je zato, da je dovoljeni dostop zapisan v pravilih podjetja: arhiv, v katerega lahko vstopi vsak zaposleni, pozneje težko pokaže, kateri dostop ni bil dovoljen.

V papirnem arhivu se dobro obnese:

• določeno gradivo v ločeni zaklenjeni omari ali zaklenjenem delu arhiva, ne na odprtih policah ob drugem gradivu;
• ključ ali kartica samo pri osebah, ki jih odločitev za to vrsto gradiva navaja;
• izdaja gradiva iz arhiva za določen namen in z vračilom, kopiranje pa le po dogovoru z odgovorno osebo.

Kakšen naj bo sam prostor, od vlage do zaklepanja, je opisano v članku Prostor za hrambo papirnega arhiva: vlaga, požar in dostop.

V elektronskem arhivu so ukrepi drugačni, namen pa enak:

• pravice, dodeljene glede na delo, ki ga oseba opravlja, in ne kot trajna lastnost uporabnika;
• brez skupnih uporabniških računov, sicer ni mogoče ugotoviti, kdo je kaj odprl;
• pravica do branja, kjer branje zadošča; izvoz, tiskanje in deljenje navzven le za tiste, ki to pri delu potrebujejo;
• pregled pravic ob spremembi delovnega mesta in odvzem ob odhodu.

Zapišite seznanitev, dostop in kopije

Drugi odstavek 9. člena ZPosS določa, da sodišče pri odločanju o utemeljenosti zahtevkov iz tožbe zaradi kršitve in pri oceni njihove sorazmernosti upošteva tudi posebne okoliščine primera, med drugim ukrepe, sprejete za varstvo poslovne skrivnosti. Ukrep, o katerem ni zapisa, je pozneje težko opisati. Zato se splača voditi zapise, ki jih zakon sicer ne predpisuje:

• zapis o seznanitvi: kdo je bil seznanjen s pisno določitvijo, kdaj in s katero različico, s podpisom ali potrditvijo v sistemu, hranjen skupaj z odločitvijo;
• seznam oseb, ki imajo dostop do posamezne vrste gradiva, z datumom, ko je bil dostop podeljen in odvzet;
• zapis o tem, kdo je gradivo vzel iz arhiva, ga iz sistema izvozil ali natisnil in koliko kopij je nastalo.

Kaj naj vsebuje sam zapis o vpogledu, da bo pozneje uporaben, je razloženo v članku Evidenca vpogledov v arhiv: kaj zapisati in kdaj. Pri poslovni skrivnosti je k temu vredno dodati kopije, ker kopija zapusti nadzor arhiva, izvirnik pa ostane na mestu. Če elektronski arhiv dostope beleži sam, preverite, ali beleži tudi izvoz in tiskanje.

Zaposleni, zunanji izvajalci in odhodi

Za delavce velja 38. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Po prvem odstavku delavec ne sme izkoriščati za svojo osebno uporabo ali izdati tretjemu delodajalčevih poslovnih skrivnosti, ki jih kot take določi delodajalec in ki so bile delavcu zaupane ali s katerimi je bil seznanjen na drug način. Po drugem odstavku se za poslovno skrivnost štejejo informacije, ki izpolnjujejo zahteve zakona, ki ureja poslovne skrivnosti, delavec pa je odgovoren za kršitev, če je vedel ali bi moral vedeti za tak značaj informacij.

Iz besedila je razvidno, zakaj seznanitev ni formalnost. Dolžnost delavca se veže na skrivnosti, ki jih določi delodajalec, odgovornost pa na to, ali je delavec vedel ali bi moral vedeti. Dobra praksa je seznanitev ob nastopu dela, ob prehodu na delovno mesto z dostopom do določenega gradiva in ob vsaki spremembi pisne določitve.

Za zunanje izvajalce je pomemben drugi odstavek 5. člena ZPosS, po katerem je uporaba ali razkritje poslovne skrivnosti protipravno tudi, kadar oseba krši sporazum o zaupnosti ali katerokoli drugo dolžnost molčečnosti v zvezi s poslovno skrivnostjo. Izvajalcu, ki dela z vašim arhivom, na primer pri hrambi, digitalizaciji ali uničenju, je zato smiselno zaupnost naložiti pisno.

Ker domneva iz drugega odstavka 2. člena zahteva seznanitev vseh oseb, ki prihajajo v stik z informacijo, sodi med njih tudi izvajalec, ki ima gradivo v rokah. Kako zaupnost za poslovne podatke zapisati v pogodbo o hrambi, opisuje članek Pogodba za zunanjo hrambo dokumentov: kaj mora urediti.

Ob odhodu zaposlenega ali izteku pogodbe z izvajalcem je dobro, da so izposojene enote in nosilci vrnjeni, ključi in pravice pa odvzeti isti dan, in da je to zapisano v seznamu oseb z dostopom.

Klasifikacija, pravice dostopa in hramba pri ARHIVSERVIS

Kaj je poslovna skrivnost, odloči podjetje samo. Na strani storitve Učinkovita hramba dokumentov ARHIVSERVIS navaja pomoč pri pripravi pravilnikov o hrambi in klasifikacijskega načrta, med področji storitve pa tudi dostop: upravljanje pravic in beleženje dostopa do arhiviranih dokumentov. Pri svetovanju in podpori za urejenost dokumentacije navaja oblikovanje klasifikacijskega načrta in pripravo pravilnikov.

Za gradivo, ki ga ne želite hraniti sami, poteka hramba pri zunanjem izvajalcu po opisu storitve v arhivskih centrih, zaščitenih pred požarom, vlago in nepooblaščenim dostopom, z dostavo dokumentov na zahtevo. Ko gradivu poteče rok hrambe, pride na vrsto varno uničenje dokumentov. ARHIVSERVIS med gradivom, ki ga uniči, navaja tudi dokumente z osebnimi in zaupnimi podatki, po uničenju pa izstavi potrdilo z datumom, količino in načinom.

Oznake in pravice dostopa naj sledijo pisni določitvi, zato jih je najbolje urediti v istem koraku. O tem, kako to izpeljati v vašem arhivu, se lahko pogovorimo, ko nam pošljete povpraševanje.