Prostor za hrambo papirnega arhiva: vlaga, požar in dostop

Prostor za hrambo papirnega arhiva: vlaga, požar in dostop

Prostor za papirni arhiv mora gradivo varovati pred vodo in vlago, pred velikimi nihanji temperature, pred svetlobo in prahom, pred ognjem ter pred ljudmi, ki v njem nimajo opravka. Poleg tega mora biti urejen tako, da se točno določena mapa najde brez prekladanja cele police. Če prostor teh pogojev ne izpolni, ga ne reši niti najboljši popis: navlaženi škatli ne pomaga, da je pravilno označena.

Prostor je najbolje pregledati skupaj: vodstvo odgovarja za dokumente, pisarna arhiv uporablja, tisti, ki skrbi za stavbo, pa pozna napeljave, ključavnice in javljalnike.

Kaj o prostoru pravijo predpisi in koga zavezujejo

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) hrambo opiše v prvem odstavku 23. člena: dokumentarno gradivo se hrani »v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi«, hramba pa zagotavlja dostopnost in celovitost gradiva. Določba v svojem stavku ne imenuje, kdo jo mora izpolniti, in ne navaja nobene številke. Po drugem odstavku istega člena podrobnejše pogoje hrambe predpiše vlada.

Te podrobnosti so v Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Njen 31. člen pove, kaj obsega materialno varstvo: pogoje za ustreznost prostorov in opreme ter ukrepe za zavarovanje gradiva pred tatvino, vlomom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, svetlobo in škodljivimi sevanji ter drugimi škodljivimi vplivi.

Uredba nato v 32. do 34. členu podrobno našteje, kakšni morajo biti arhivski depoji, kakšno opremo morajo imeti in kateri ukrepi se v njih izvajajo. Po drugem odstavku 33. člena se gradivo, ki obsega manj kot 30 tekočih metrov, lahko izjemoma hrani zunaj arhivskih depojev v zaklenjenih omarah na mestu, varnem pred požarom in izlivom vode, pri čemer se smiselno uporabljajo zahteve iz 32. člena. Celotno besedilo je prosto dostopno v uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva na portalu PISRS.

Iz teh členov ni razvidno, kateri imetniki gradiva morajo arhivski depo imeti. Za podjetje so zato uporabni kot podroben vzorec dobre prakse, ki pove, na kaj misliti pri lastnem prostoru, ne pa kot dolžnost, ki bi mu jo ti členi izrecno naložili.

Za javnopravne osebe je dolžnost zapisana izrecno. Prvi odstavek 39. člena ZVDAGA jim nalaga, da skrbijo za »ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva«, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler iz njega ni odbrano arhivsko gradivo.

Javnopravne osebe so po 2. členu zakona tudi pravne osebe zasebnega prava, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. Če vaše podjetje opravlja javno službo ali ima javno pooblastilo, je zato smiselno pri pristojnem arhivu razjasniti, kaj to pomeni za vaše gradivo. Kdo izvaja arhivski inšpekcijski nadzor in nad kom, opisuje članek Priprava arhiva na inšpekcijski pregled: kaj preverja inšpektor.

Kadar so v arhivu osebni podatki, velja še Splošna uredba o varstvu podatkov, za papirne dokumente pa takrat, kadar so podatki del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke (prvi odstavek 2. člena). Zbirka je po 4. členu, točki 6 vsak strukturiran niz osebnih podatkov, ki so dostopni po posebnih merilih, na primer kadrovske mape, urejene po zaposlenih.

Za take podatke 32. člen zahteva ustrezno raven varnosti glede na tveganje, ki jo upravljavec zagotovi s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Drugi odstavek med tveganji, ki se pri tem upoštevajo, izrecno navaja nenamerno uničenje, izgubo in nepooblaščen dostop. Splošna uredba prostorskih ukrepov ne našteje, voda v prostoru in odklenjena vrata pa sta konkretni obliki prav teh tveganj.

Izbira prostora: voda in napeljave

Voda se pri izbiri prostora rada spregleda, ker se pokaže šele ob nalivu ali okvari napeljave. Uredba za arhivske depoje zahteva, da so ločeni od drugih prostorov, varni pred vdorom vode in vlago ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih in kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov in glavnih vodov centralne kurjave. Isti seznam je dober vodič, ko v svoji stavbi izbirate prostor za arhiv.

• Prostor naj ne bo na mestu, kamor ob nalivu ali okvari napeljave steče voda, in naj ne bo izpostavljen talni vlagi.
• Skozenj naj ne tečejo vodovodne, kanalizacijske, ogrevalne ali plinske napeljave.
• Namenjen naj bo samo arhivu, ne hkrati skladišču pisarniškega materiala, čistil ali odsluženega pohištva.
• Prostor naj bo dovolj velik, da gradivo ne stoji na tleh in da je med policami prostor za delo.

Preden arhiv preselite ali prostor opremite, je smiselno izločiti gradivo, ki mu je rok hrambe potekel in o katerem je bilo zapisano, da se lahko uniči. Tako prostor načrtujete za tisto, kar bo v njem dejansko ostalo.

Vlaga, temperatura in svetloba

Papirju najbolj ustrezajo stabilni pogoji. Prostor naj bo suh, brez velikih nihanj temperature in vlage med dnevom in nočjo ter med letnimi časi, z nekaj kroženja zraka. Neogrevano podstrešje, kjer je poleti vroče in pozimi mrzlo, in klet, v kateri se čuti vonj po vlagi, sta zato slabši izbiri od notranjega prostora v ogrevanem delu stavbe.

Ustrezne mikroklimatske razmere za posamezne vrste arhivskega gradiva v depojih določa priloga 1 k uredbi, na katero napotuje 33. člen. Kdor potrebuje ciljno vrednost temperature ali vlage, naj jo vzame iz tega vira ali vpraša pristojni arhiv, ne pa iz splošnih nasvetov na spletu.

Svetlobo uredba šteje med škodljive vplive. Police naj ne stojijo na neposrednem soncu, okna naj bodo zastrta, luč pa naj gori le, ko je kdo v prostoru, kar je za depoje tudi eden od ukrepov iz 34. člena.

Kako spremljati pogoje v prostoru

Ali je prostor res suh in stabilen, pokaže šele merjenje. Za arhivske depoje 34. člen uredbe zahteva obvezno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o njiju v vsakem depoju posebej, poleg tega pa še mesečno pregledovanje depojev in gradiva. Za podjetje je to uporaben vzorec.

• Postavite merilnik temperature in vlage, ki vrednosti sam zapisuje, in ga pustite v prostoru skozi vse letne čase.
• Zapis preglejte v rednih presledkih in iščite spremembe: skok vlage po nalivu, počasno naraščanje jeseni ali razliko med spodnjimi in zgornjimi policami.
• Ob obhodu poglejte najnižje police in škatle ob stenah ter preverite, ali se karton kje mehča, guba ali ima madeže.
• Vsak pregled in vsak ukrep zapišite z datumom in imenom.

Kako pogosto prostor pregledujete, je odločitev podjetja. Pomembneje od pogostosti je, da nekdo ve, da je pregled njegova naloga, in da vrednost, ki se spremeni, sproži ukrep.

Požar: kaj ne sodi v arhiv

Po tretjem odstavku 32. člena uredbe se v arhivskih depojih in njihovi neposredni bližini ne smejo hraniti gorljive, vnetljive in druge nevarne snovi. V podjetju to v praksi pomeni, da v arhivu ni zalog čistil, barv, topil ali odsluženega pohištva.

Za opremo depojev uredba v četrtem odstavku 32. člena našteva ustrezne gasilne aparate in sisteme ter naprave za javljanje požara, nepooblaščenega vstopa in izliva vode, v drugem odstavku pa električno napeljavo s centralnim izklopom. V arhivskem prostoru podjetja naj bo javljalnik dima, ki ga nekdo sliši ali ki alarm posreduje naprej. Ob vhodu naj visi gasilni aparat. Električnih naprav, ki prostoru ne služijo, naj v njem ne bo. Katere požarnovarnostne zahteve veljajo za vašo stavbo, je ločeno vprašanje za osebo, ki v podjetju skrbi za požarno varnost.

Police, škatle in mape

Oprema depojev mora po petem odstavku 32. člena omogočati racionalno namestitev gradiva, zavarovanje pred poškodbami, lahko dostopnost, kroženje zraka in preprosto čiščenje. Te lastnosti so dobro merilo tudi pri nakupu polic za arhiv v podjetju: stabilne police, ki se pod težo ne upogibajo, najnižja polica dvignjena od tal, da škatel ne doseže voda na tleh ali mokro čiščenje. Na tleh in na vrhu polic naj gradivo ne stoji.

Škatle morajo varovati pred prahom, a ne smejo biti nepredušno zaprte. Za dokumentarno gradivo z rokom hrambe trajno ali najmanj 75 let in za arhivsko gradivo to izrecno določa prvi odstavek 36. člena uredbe, ki za tako gradivo zahteva tudi, da se ob urejanju odstranijo kovinski predmeti in folije brez dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne prvotne celote združenih dokumentov. Za druge poslovne listine je to dobra praksa: zaprta škatla, napolnjena toliko, da listi stojijo pokonci in se ne mečkajo.

Značilnosti trajnejšega papirja in zaščitne embalaže za arhivsko gradivo po 35. členu uredbe opredeli državni arhiv in jih objavi na svoji spletni strani.

Označevanje in red na policah

Suh prostor, v katerem nihče ne najde mape, opravi le del naloge. Vsaka škatla naj ima trajno oznako, ki se ujema s popisom, vsak regal in polica pa svojo oznako, tako da je lokacijo škatle mogoče zapisati. Kaj naj popis vsebuje, je razloženo v članku Popis dokumentacije: kaj mora vsebovati in kdo ga potrebuje.

Ko se škatla premakne, oseba, odgovorna za prostor, popravi zapis lokacije. Če oznaka pove tudi, kdaj gradivu poteče rok hrambe, se ob rednem obhodu vidi, katere škatle so na vrsti za odločitev o uničenju.

Dostop: kdo sme v prostor

Prostor naj bo zaklenjen, ključ ali kartica pa pri imenovanih osebah, katerih seznam je zapisan. Ko kdo zamenja delovno mesto ali odide, ključ vrne in seznam se popravi. Arhiv naj ne bo prehod v drug prostor in ne shramba za stvari, zaradi katerih bi vanj hodili ljudje brez opravka z arhivom.

Za osebne podatke v zbirki četrti odstavek 32. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da oseba, ki ukrepa pod vodstvom upravljavca in ima dostop do osebnih podatkov, teh ne sme obdelati brez navodil upravljavca, razen če to od nje zahteva pravo Unije ali pravo države članice. Zapisano pravilo, kdo sme v arhiv in kaj tam sme narediti, je praktična oblika takih navodil. Kako beležiti, kdo je bil v arhivu in kaj je pogledal, opisuje članek Evidenca vpogledov v arhiv: kaj zapisati in kdaj.

Kontrolni seznam za arhivski prostor

Preden se odločite, ali boste prostor obdržali, ga prehodite s temi vprašanji:

• Ali skozi prostor tečejo vodovodne, kanalizacijske, ogrevalne ali plinske napeljave?
• Ali je prostor suh, brez vonja po vlagi in brez madežev na stenah in škatlah?
• Ali merilnik zapisuje temperaturo in vlago in ali so vrednosti skozi leto stabilne?
• Ali na police sije neposredno sonce in ali luč gori tudi, ko v prostoru ni nikogar?
• Ali so v prostoru ali tik ob njem čistila, barve, topila ali drugo gorljivo blago?
• Ali sta v prostoru javljalnik dima in gasilni aparat in ali kdo ve, kdaj sta bila preverjena?
• Ali police stojijo stabilno in je vse gradivo na policah, nič na tleh?
• Ali so škatle zaprte, označene in usklajene s popisom?
• Ali je prostor zaklenjen in ali obstaja zapisan seznam oseb s ključem?
• Če so v arhivu osebni podatki v zbirki: ali so varnostni ukrepi izbrani glede na tveganje in zapisani?

Kdaj je zunanji arhivski center boljša izbira

Odločitev je poslovna: tehtate prostor, delo in tveganje. Arhiv je smiselno preseliti, kadar suhega in ločenega prostora v stavbi ni mogoče zagotoviti brez gradbenih posegov, kadar arhiv iz leta v leto raste, kadar prostor potrebujete za drugo dejavnost, kadar nihče nima časa za redno spremljanje ali kadar je v arhivu veliko osebnih podatkov in je dostop težko obvladovati.

Z zunanjo hrambo se preseli skrbništvo nad škatlami, odločitve o tem, kaj se hrani in kdaj se uniči, pa naj ostanejo pri vas. Kaj mora zato urediti pogodba, je razloženo v članku Pogodba za zunanjo hrambo dokumentov: kaj mora urediti.

Hramba in svetovanje pri ARHIVSERVIS

ARHIVSERVIS dokumentacijo hrani v nadzorovanem okolju arhivskih centrov, ki so po opisu storitve zaščiteni pred požarom, vlago in nepooblaščenim dostopom. Ob prevzemu ugotovi obstoječe stanje, dokumente razvrsti in popiše ter jih pripravi za hrambo, z digitalnim sistemom pa omogoča pregled nad dokumenti in dostavo na zahtevo. Več o tem je na strani hramba papirnega arhiva v arhivskem centru.

Če arhiv ostaja v vaših prostorih, vam pri pripravi pogojev za fizično arhiviranje pomaga svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije, ki obsega tudi klasifikacijo, roke hrambe in evidenčne sisteme. Za pogovor o vašem prostoru ali za ponudbo uporabite kontaktno stran.