Uničenje izvirnikov po digitalizaciji: kdaj je dovoljeno

Uničenje izvirnikov po digitalizaciji: kdaj je dovoljeno

Papirni izvirnik se po digitalizaciji sme uničiti, kadar so izpolnjeni pogoji Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in kadar ta ali drug zakon, na primer zakon za prav to vrsto dokumenta, ne določa drugače. Odgovor zato ni »vedno« in ni »nikoli«. Odloča se po skupinah dokumentov, najbolje še pred skeniranjem.

V odločitvi sta ločeni vprašanji. Ali sme papir oditi, določajo 13. do 15. člen ZVDAGA ter zakon za posamezno vrsto dokumenta. Kakšno dokazno vrednost ima digitalna kopija, ki ostane, urejata 31. in 33. člen.

Kaj o uničenju po pretvorbi določa ZVDAGA

Osnovno pravilo je v 13. členu ZVDAGA. Izvirno dokumentarno gradivo se lahko uniči, če je bilo pretvorjeno v digitalno obliko ali na mikrofilm, ki izpolnjuje enake pogoje uporabnosti kot izvirno gradivo, in če je zagotovljena hramba v skladu z določbami zakona o hrambi gradiva v digitalni obliki ali na mikrofilmu. Pogoja veljata hkrati. Člen se konča z izjemo: uničenje je mogoče, »če ta ali drug zakon ne določa drugače«.

Določba je dovoljenje pod pogoji. Ne zahteva, da se papir po pretvorbi uniči, in ne dovoljuje uničenja zgolj zato, ker datoteka obstaja.

Strožje je pravilo za dokumente z dolgim rokom. Po 14. členu je izvirno gradivo, za katero je predpisan rok hrambe več kot pet let in nima lastnosti arhivskega gradiva, dovoljeno uničiti samo, če je bilo pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo ali zapisano na mikrofilm, z enako izjemo za druge zakone.

Mejo postavlja 15. člen. Po prvem odstavku uničenje izvirnega gradiva v fizični obliki, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, po pretvorbi ni dovoljeno, razen če pristojni arhiv izrecno ne določi drugače. Po drugem odstavku lahko državni arhiv določi gradivo, ki se zaradi kulturne ali zgodovinske vrednosti sploh ne sme uničiti.

Arhivsko gradivo je po 2. členu dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Pri pravnih in fizičnih osebah, ki niso javnopravne osebe, gradivo s takimi lastnostmi po četrtem odstavku 34. člena postane arhivsko gradivo na podlagi odločbe državnega arhiva ali s prevzemom v pristojni arhiv. Kadar je pri kateri skupini dokumentov to vprašanje odprto, je dobra praksa, da skupina ne gre na seznam za uničenje, dokler ni razčiščeno.

Te člene si lahko preberete v prečiščenem besedilu ZVDAGA na portalu PISRS.

Zanesljiva pretvorba in zapisi o njej

Kakšna mora biti pretvorba, zakon določa posebej. Po 9. členu mora biti zajem gradiva, ki je izvirno v fizični obliki, urejen tako, da se zagotovi zanesljiva pretvorba. 10. člen našteje, kaj šteje za zanesljivo pretvorbo:

• reprodukcijo vseh bistvenih sestavin vsebine izvirnika glede na naravo in namen posameznih enot,
• ohranjeno uporabnost vsebine izvirnega gradiva,
• avtentičnost z zajemom ključnih vsebin ali s strogo kontroliranim in dokumentiranim dodajanjem vsebin, ki jo potrjujejo,
• primerno število kontrol pravilnosti in kakovosti, pri katerih se napake oziroma odstopanja odpravijo,
• dodane vsebine ter opombe in podatke o postopku pretvorbe in o izvirnem gradivu, shranjene posebej in jasno ločeno od izvirne vsebine,
• primeren obseg dokumentacije, ki dokazuje, da metode in postopki redno zagotavljajo zanesljivo pretvorbo,
• pogoje, ki jih dodatno predpiše vlada.

Člen ne določa ločljivosti ali naprave, določa postopek in dokaze o njem. Kontrole in dokumentacija postopka nastajajo med delom, zato jih je treba dogovoriti pred skeniranjem; za nazaj jih ni mogoče sestaviti. Za gradivo, za katero je predpisano trajanje hrambe več kot pet let, 11. člen dodaja pretvorbo zajetega gradiva iz običajne digitalne oblike v digitalno obliko za dolgoročno hrambo.

Kako te zahteve prenesti v naročilo, opisuje članek o obsegu digitalizacije arhiva.

Po uničenju hramba ne preneha

Pogoj hrambe iz 13. člena z uničenjem papirja ne mine. Po 27. členu mora varna hramba zajetega gradiva v digitalni obliki ves čas trajanja hrambe omogočati reprodukcijo vsebine izvirnika, ki v enaki meri kot izvirnik izpolnjuje pogoje dostopnosti, uporabnosti, avtentičnosti in celovitosti.

Za podjetje to pomeni, da kopija prevzame rok hrambe izvirnika. Dokler teče rok za pogodbo ali listino, mora delovati tudi e-arhiv z njeno kopijo: z nadzorom dostopa, z možnostjo prikaza in z zapisi, ki kopijo povezujejo z izvirnikom. Papir naj zato odide šele, ko je digitalni arhiv vzpostavljen in so kopije v njem dejansko dosegljive.

Dokazna vrednost kopije in vloga notranjih pravil

Ali sme papir oditi in koliko velja kopija, ki ostane, zakon ureja v različnih členih. Po 31. členu se enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki na podlagi zakona šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu z zakonom, njegovimi podzakonskimi predpisi in pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon ne določa drugače. 32. člen je v veljavnem prečiščenem besedilu črtan, zato se nanj ni mogoče sklicevati.

Za podjetje brez notranjih pravil velja 33. člen, ki ureja presojanje enakosti izvirnemu gradivu v konkretnih primerih. Enota v digitalni obliki se šteje za enako izvirniku, če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. Enako velja, kadar potrjena pravila primera ne urejajo ali kadar oseba, ki gradivo hrani, svojih notranjih pravil v konkretnem primeru ni spoštovala. Po 31. členu torej enakost izhaja iz zakona, po 33. členu pa se presoja primer za primerom.

Po prvem odstavku 18. člena morajo notranja pravila sprejeti javnopravne osebe, ki bodo zajemale ali hranile gradivo v digitalni obliki, ter ponudniki storitev zajema in hrambe. Druge osebe jih po drugem odstavku sprejmejo po lastni presoji oziroma če to zahteva drug zakon. Prvi odstavek 17. člena faze priprave zajema in hrambe nalaga tudi osebam, ki želijo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva po 31. členu. Kdaj se potrditev izplača in kako poteka, pojasnjuje članek o tem, kdaj so notranja pravila e-hrambe obvezna in kaj vsebujejo.

Ena omejitev je pri tem bistvena. Potrjena notranja pravila vplivajo na dokazno vrednost kopije, sama pa ne dovolijo uničenja nobenega konkretnega izvirnika. O tem odločajo pogoji iz 13. do 15. člena ter zakon za vrsto dokumenta.

Področni zakoni lahko določijo drugače

Izjema »če ta ali drug zakon ne določa drugače« v 13. in 14. členu pomeni, da ZVDAGA ni zadnja beseda. Kaj velja za posamezno vrsto dokumenta, je treba prebrati v zakonu za to vrsto. Primera iz davčne zakonodaje kažeta, kako različno so take določbe zapisane.

Za račune tretji odstavek 86. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) določa, da jih davčni zavezanec hrani v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago.

Ne glede na izvirno obliko jih lahko hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Druge zahteve za račune pojasnjuje članek o hrambi e-računov.

Za davčno dokumentacijo prvi odstavek 32. člena Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2) dopušča hrambo v fizični oziroma elektronski obliki. Drugi odstavek za elektronsko obliko med pogoji navaja, da so podatki dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo, da so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, in da tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris.

Ali sken papirne listine šteje za obliko, v kateri je bila listina prejeta, določba ne pove. Pri davčni dokumentaciji je dobro to vprašanje razčistiti z davčnim svetovalcem, preden papir odide.

Pri drugih vrstah dokumentov, na primer kadrovskih ali tehničnih, je treba pred uničenjem na enak način preveriti, ali zakon za to vrsto določa kaj drugega.

Kaj pripraviti in zapisati pred uničenjem

Pogoje določa zakon, odločitev o posamezni skupini pa podjetje pripravi in zapiše samo. Dobra praksa je, da je za vsako skupino dokumentov, ki naj po digitalizaciji odide, zapisano:

• vrsta dokumentov in predpis, ki jo ureja, z rokom hrambe in podatkom, ali je rok daljši od petih let,
• ali je pri skupini odprto vprašanje arhivskih lastnosti,
• ali gradivo potrebujete zaradi spora, revizije ali drugega postopka, ki še teče,
• rezultati kontrol kakovosti in dokumentacija postopka pretvorbe,
• metapodatki, ki vsako datoteko povežejo z izvirno enoto.

Vzemimo skupino prejetih papirnih računov, ki jih podjetje skenira. Najprej ugotovi predpisani rok hrambe: če je daljši od petih let, je po 14. členu ZVDAGA uničenje mogoče le po pretvorbi v digitalno obliko za dolgoročno hrambo. Nato tretji odstavek 86. člena ZDDV-1: hramba v elektronski obliki je dopustna, če onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računov v izvirni obliki.

Ostane še vprašanje oblike iz drugega odstavka 32. člena ZDavP-2, ki velja za davčno dokumentacijo. Skupina gre na seznam za uničenje šele, ko so odgovori zapisani in so skeni v e-arhivu dosegljivi.

Šele nato sledi zapisnik o uničenju. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva v 25. členu določa, da lahko ustvarjalec oziroma imetnik po izdanem pisnem strokovnem navodilu pristojnega arhiva začne postopke izločanja in uničenja po 13. členu, 13.a členu oziroma 14. členu zakona. Po 26. členu komisija pred uničenjem sestavi zapisnik in mu kot prilogo doda popis gradiva za uničenje.

Ustvarjalec je po 2. členu uredbe oseba, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira arhivsko gradivo, ki se izroča pristojnim arhivom. Po prvem odstavku 3. člena uredbe pristojni arhivi vodijo register ustvarjalcev arhivskega gradiva.

Za podjetje zunaj tega kroga je zapisnik po istem vzoru dobra praksa. Vsebuje naj vsaj:

• naziv podjetja in osebo, odgovorno za uničenje,
• kdo je o uničenju odločil in kdo ga je izvedel,
• datum uničenja,
• popis uničenega gradiva z vrsto, časom nastanka in vsebino ter s povezavo na evidenco digitalnih kopij,
• potrdilo o uničenju, kadar ga opravi zunanji izvajalec.

Zapisnik hranite skupaj z digitalnimi kopijami, saj pove, kdaj in na kateri podlagi je papir odšel.

Uničenje po pretvorbi ni izločanje po izteku roka

Na videz gre za isto dejanje, pravno pa za različni odločitvi. Pri uničenju po pretvorbi odide le papirni nosilec, rok hrambe pa teče naprej na digitalni kopiji. Pri izločanju po izteku roka se hramba dokumenta konča, zato je smiselno, da odločitev zajame tudi njegove skenirane kopije.

Za javnopravne osebe izločanje po izteku rokov ureja 13.a člen ZVDAGA, po katerem postopek vodi komisija in ga dokumentira z zapisnikom na podlagi popisa gradiva. Kaj po izteku roka velja za navadno podjetje, opisuje članek o izločanju dokumentarnega gradiva.

Digitalizacija in uničenje pri ARHIVSERVIS

ARHIVSERVIS pri storitvi digitalizacija dokumentov in procesov navaja analizo dokumentacije, skeniranje in indeksacijo s poimenovanjem po pravilih naročnika ter vzpostavitev digitalnega arhiva z e-hrambo. Papirne dokumente po digitalizaciji po navedbah na strani vrne, prevzame v varno hrambo ali varno uniči, kakor se odloči naročnik.

Pri storitvi varno uničenje dokumentov ARHIVSERVIS izstavi potrdilo o uničenju z datumom, količino in načinom, ki sodi v prilogo zapisnika. Kadar je odprto, katera pravila veljajo za posamezno vrsto dokumentov, je na voljo svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije. Po navedbah ponudnika obsega pregled zakonske skladnosti z ZVDAGA, ZVOP-2, GDPR in eIDAS, določitev rokov hrambe ter podporo pri komunikaciji z Arhivom RS.

Katera skupina dokumentov sme oditi, odloči podjetje. Ko so skupine popisane in pogoji zanje preverjeni, je naslednji korak povpraševanje.