Elektronski podpis v dolgoročni hrambi: ko potrdilo poteče

Elektronski podpis v dolgoročni hrambi: ko potrdilo poteče

Pogodba, podpisana z elektronskim podpisom, se danes odpre z zelenim znakom: program je podpis preveril in ga potrdil. V letih hrambe lahko potrdilo, na katerem podpis temelji, poteče ali je preklicano, postopki, ki so danes varni, pa se postarajo. Takrat vprašanje ni več, ali je bila pogodba veljavno podpisana, temveč ali podjetje to še lahko pokaže.

Gre za dve različni lastnosti. Pravna veljavnost pove, kakšen učinek ima podpis. Preverljivost pove, ali je mogoče s shranjenimi podatki še dokazati, da je bil podpis v trenutku podpisa veljaven. Prvo določa pravo, za drugo mora poskrbeti hramba. Dokaz bo nekoč potrebovalo vodstvo, pripraviti pa ga morata dokumentarna služba in IT.

Veljaven podpis in preverljiv podpis

Uredba (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja (uredba eIDAS), ki jo je dopolnila Uredba (EU) 2024/1183, pozna več ravni podpisa. Po 3. členu, točka 10, je elektronski podpis niz podatkov v elektronski obliki, ki so dodani k drugim podatkom ali z njimi logično povezani in jih podpisnik uporablja za podpisovanje. Napredni elektronski podpis mora izpolnjevati zahteve iz 26. člena, med njimi tudi to, da je s podpisanimi podatki povezan tako, da je opazna vsaka naknadna sprememba podatkov.

Kvalificirani elektronski podpis je po 3. členu, točka 12, napredni podpis, ki je ustvarjen z napravo za ustvarjanje kvalificiranega podpisa in temelji na kvalificiranem potrdilu.

Podjetje kot pravna oseba lahko dokument namesto s podpisom opremi z elektronskim žigom. Uredba ga v 3. členu, točka 25, opiše kot podatke, ki so dodani k drugim podatkom ali z njimi logično povezani, da se zagotovita izvor in celovitost povezanih podatkov.

Pravni učinek ureja 25. člen. Po prvem odstavku se elektronskemu podpisu ne odvzameta pravni učinek in dopustnost kot dokaz v pravnih postopkih le zato, ker je v elektronski obliki ali ker ne izpolnjuje zahtev za kvalificirani podpis. Po drugem odstavku ima kvalificirani elektronski podpis enakovreden pravni učinek kot lastnoročni podpis. Nobena od teh dveh določb ne veže pravnega učinka na to, ali je potrdilo še veljavno na dan, ko dokument kdo odpre.

Kaj pomeni, da je podpis veljaven, pove postopek potrjevanja veljavnosti. Za kvalificirani podpis prvi odstavek 32. člena med pogoji navaja, da je bilo potrdilo, na katerem podpis temelji, v času podpisa kvalificirano potrdilo (točka (a)), da ga je izdal ponudnik kvalificiranih storitev zaupanja in je bilo veljavno v času podpisa (točka (b)), da celovitost podpisanih podatkov ni ogrožena (točka (g)) in da so bile v času podpisa izpolnjene zahteve iz 26. člena (točka (h)). Odstavek našteva še druge pogoje.

Merilo je torej trenutek podpisa. Kdor bo podpis preverjal čez leta, bo zato moral ugotoviti dvoje: kdaj je bil dokument podpisan in kakšno je bilo takrat stanje potrdila. Podatke, s katerimi se preverja veljavnost podpisa ali žiga, uredba imenuje »podatki za potrjevanje veljavnosti« (3. člen, točka 40). Potrdilo za elektronski podpis te podatke poveže s podpisnikom (3. člen, točka 14).

Kaj se s podpisom zgodi v letih hrambe

Dokument v arhivu ostane enak. Spreminja se okolje, v katerem ga preverjamo.

• Potrdilo poteče. Kvalificirana potrdila morajo po prvem odstavku 28. člena izpolnjevati zahteve iz Priloge I, ta pa med obveznimi sestavinami navaja podrobnosti o začetku in koncu veljavnosti potrdila (točka (e)). Konec je zapisan že v potrdilu samem.
• Potrdilo je lahko preklicano. Po četrtem odstavku 28. člena kvalificirano potrdilo, ki je bilo po prvotnem aktiviranju preklicano, preneha veljati v trenutku preklica, status pa se mu ne povrne.
• Tehnologija se stara. Uredba sama govori o obdobju tehnološke veljavnosti: prvi odstavek 34. člena opisuje postopke in tehnologije, s katerimi se zanesljivost kvalificiranega podpisa lahko podaljša tudi po izteku tega obdobja.

Podatek o statusu kvalificiranega potrdila pri tem ne izgine. Po četrtem odstavku 24. člena ponudniki, ki izdajajo kvalificirana potrdila, vsakemu, ki se na podpis zanaša, zagotovijo informacije o veljavnosti ali preklicu potrdil, ki so jih izdali, in te informacije so na voljo tudi po izteku veljavnosti potrdila.

Odprto vprašanje je zato drugje. Ko je potrdilo preklicano ali poteklo, je treba pokazati, da je bil dokument podpisan pred tem trenutkom. Za tak dokaz je najbolj uporaben podatek o času, ki ne izvira od podpisnika.

Časovni žig kot dokaz trenutka

Uredba v 3. členu, točka 33, elektronski časovni žig opredeli kot podatke v elektronski obliki, ki druge podatke povezujejo z določenim trenutkom in tako zagotavljajo dokaz, da so ti podatki v tistem trenutku obstajali. Za kvalificirani elektronski časovni žig drugi odstavek 41. člena določa domnevo pravilnosti navedenega datuma in časa ter celovitosti podatkov, s katerimi sta datum in čas povezana. Časovnemu žigu, ki ni kvalificiran, se po prvem odstavku istega člena pravni učinek in dopustnost kot dokaz ne odvzameta le zato, ker ni kvalificiran.

Vzemimo pogodbo, ki jo dobavitelj podpiše s kvalificiranim podpisom, njegovo potrdilo pa je pozneje preklicano. Po četrtem odstavku 28. člena potrdilo preneha veljati v trenutku preklica. Po točki (b) prvega odstavka 32. člena je pogoj za potrditev podpisa, da je bilo potrdilo veljavno v času podpisa. Odločilno je torej, ali je bila pogodba podpisana pred preklicem.

Če ima podpis časovni žig, ki je starejši od preklica, ima podjetje za to dokaz, saj časovni žig po 3. členu, točka 33, dokazuje, da so podatki v tistem trenutku obstajali. Brez takega dokaza je čas podpisa težje pokazati.

Navedene določbe ne povedo, kdaj naj se žig doda. Dobra praksa je, da ga podpis dobi ob podpisu ali najpozneje ob prejemu in zajemu v hrambo.

Preverjanje ob prejemu in hramba dokazov

Dobra praksa, ne zakonska zahteva, je, da se podpis preveri ob prejemu dokumenta ali ob zajemu v e-hrambo in da se izid shrani z dokumentom. Takrat je stanje potrdila mogoče ugotoviti neposredno. Pozneje bo treba pokazati predvsem, kdaj je bil dokument podpisan in preverjen. Ob dokumentu se zato smiselno hranijo:

• rezultat preverjanja, iz katerega je razvidno, kdaj je bil podpis preverjen in s kakšnim izidom;
• potrdila, na katerih podpis temelji, in podatki o njihovem statusu, uporabljeni pri preverjanju;
• časovni žig podpisa ali dokumenta;
• zapis v evidenci, ki vse to poveže z dokumentom, tako da se ob iskanju najde skupaj.

Za del dokumentov je hramba podatkov za preverjanje tudi izrecno predpisana. Po drugem odstavku 152. člena Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost mora davčni zavezanec, ki hrani elektronsko podpisane elektronske listine, hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot hrani listine. Več o računih pove članek o hrambi e-računov. Kjer ta določba ne velja neposredno, je hramba podatkov za preverjanje dobra praksa iz istega razloga: brez njih je preverjanje podpisa čez leta težje.

Kaj o podpisih pove ZVDAGA

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 26. členu zahteva, da varna hramba izvirnega gradiva v digitalni obliki ves čas trajanja hrambe omogoča tudi celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva. Kako naj se to doseže, člen ne pove. Podpis, ki ga je še mogoče preveriti, je eden od načinov, s katerimi podjetje lahko pokaže, da se vsebina ni spremenila.

Elektronski podpis zakon omenja v 12. členu, ki ureja zanesljivo pretvorbo v digitalno obliko za dolgoročno hrambo. Člen velja za zajeto gradivo, torej gradivo, ki je po 2. členu nastalo ob pretvorbi izvirnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm. Če se avtentičnost zajetega gradiva dokazuje z vsebinami, ki s tekom časa izgubljajo vrednost ali se izničijo, se po tem členu avtentičnost v obliki za dolgoročno hrambo zagotovi s strogo nadzorovanim dodajanjem vsebin, ki jo potrjujejo, na primer s ponovnim e-podpisom vsebin.

Zakon s tem sam priznava, da dokaz avtentičnosti s časom lahko izgubi vrednost. Za izvirne elektronsko podpisane dokumente, ki niso zajeto gradivo, 12. člen ne velja, ista zamisel pa je dobra praksa tudi zanje. Iz navedenih členov ne izhaja, da bi morali biti dokumenti v e-hrambi elektronsko podpisani. Besedilo zakona je dostopno v prečiščenem besedilu ZVDAGA.

Kvalificirana hramba podpisov in kvalificirano e-arhiviranje

Po prvem odstavku 34. člena lahko kvalificirano storitev hrambe kvalificiranih elektronskih podpisov zagotavlja le ponudnik kvalificiranih storitev zaupanja, ki uporablja postopke in tehnologije, s katerimi se zanesljivost kvalificiranega podpisa lahko podaljša tudi po izteku obdobja tehnološke veljavnosti. Po 40. členu se isto smiselno uporablja za potrjevanje veljavnosti in hrambo kvalificiranih elektronskih žigov.

Uredba (EU) 2024/1183 je dodala še kvalificirano storitev elektronskega arhiviranja. Pri njej se po točki (b) prvega odstavka 45j. člena uporabljajo postopki in tehnologije, s katerimi se lahko zagotovi, da so podatki in dokumenti trajni in berljivi tudi po izteku obdobja tehnološke veljavnosti ter vsaj med celotnim pravnim ali pogodbenim obdobjem hrambe, pri čemer se ohranita njihova celovitost in avtentičnost porekla.

Pravna razlika je v domnevi, ne v veljavnosti. Po prvem odstavku 45i. člena se podatkom in dokumentom, hranjenim s storitvijo elektronskega arhiviranja, pravni učinek ali dopustnost kot dokaz ne odvzameta le zato, ker niso shranjeni s kvalificirano storitvijo. Po drugem odstavku za dokumente, shranjene s kvalificirano storitvijo, med hrambo pri ponudniku velja domneva o njihovi celovitosti in poreklu.

Navedeni členi podjetju ne nalagajo, da kvalificirano storitev uporabi. Ali se izplača, je poslovna presoja: smiselno jo je pretehtati za dokumente, ki morajo ostati dokazljivi še dolgo po izteku potrdil.

Kvalificirani status po 3. členu, točka 20, ponudniku storitev zaupanja dodeli nadzorni organ. To ni isto kot registracija in certifikacija ponudnikov e-hrambe po ZVDAGA, ki ju opisuje članek Certificirana oprema za e-hrambo: kaj preveriti pri ponudniku.

Kontrolni seznam za e-arhiv

Na vprašanja je smiselno odgovoriti skupaj: vodstvo ve, kateri dokumenti bodo morali dokazovati, dokumentarna služba, kako prihajajo, IT pa, kaj sistem ob njih shrani.

• Kateri dokumenti v arhivu so elektronsko podpisani ali žigosani in na kateri ravni?
• Ali podpis preverimo ob prejemu ali zajemu in ali rezultat preverjanja shranimo skupaj z dokumentom?
• Ali hranimo potrdila in podatke o njihovem statusu, uporabljene pri preverjanju?
• Ali ima podpis časovni žig in ali iz evidence vidimo, kdaj je bil dokument podpisan in kdaj preverjen?
• Kdo spremlja, kdaj je treba zaščito podpisov obnoviti, in kje je zapisano, kdaj in kako je bila obnovljena?
• Ali za elektronsko podpisane davčne listine podatke in sredstva za preverjanje podpisa hranimo enako dolgo kot listine?
• Ali se bo dokument ob koncu roka hrambe še odprl? Oblike zapisa in migracijo obravnava članek Dolgoročna berljivost e-arhiva: formati in migracija.
• Za katere dokumente bi bilo vredno pretehtati kvalificirano storitev hrambe ali kvalificirano elektronsko arhiviranje?

Podpisani dokumenti v e-hrambi pri ARHIVSERVIS

ARHIVSERVIS na strani storitve učinkovita hramba dokumentov navaja, da njegove storitve vključujejo e-podpise, časovne žige in e-hrambo. Na strani o digitalizaciji dokumentov in procesov med storitvami navaja elektronske podpise s poteki odobritev in digitalnimi podpisi ter vzpostavitev digitalnega arhiva z varnim dostopom in e-hrambo z možnostjo integracije v sistem naročnika.

Če je treba najprej ugotoviti, kaj za vaše dokumente velja, je to del storitve svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije, ki vključuje pregled skladnosti z ZVDAGA, ZVOP-2, GDPR in eIDAS. Ko je jasno, katere podpisane dokumente in katere dokaze ob njih je treba hraniti, je naslednji korak povpraševanje.