Certificirana oprema za e-hrambo: kaj preveriti pri ponudniku

Certificirana oprema za e-hrambo: kaj preveriti pri ponudniku

Ponudbi za elektronsko hrambo sta na mizi dve. Prva na prvi strani navaja, da je oprema certificirana. Druga tega ne omenja, je pa cenejša in prihaja od podjetja, ki ga v panogi poznajo. Vprašanje, ki ga je treba razrešiti pred podpisom, ni, katera ponudba zveni bolje, ampak kaj beseda certificirano v prvi ponudbi sploh pomeni in ali je odsotnost te besede v drugi res pomanjkljivost.

Odgovor je bolj določen, kot je videti. Zakonodaja pozna dva ločena registra in dva ločena postopka, ki ju oglaševalski jezik pogosto zlije v enega. Ko ju ločite, se seznam vprašanj za ponudnika skrajša na nekaj takih, na katera je mogoče dobiti preverljiv odgovor.

Registracija in certifikacija nista isto

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 in 51/14) v 83. členu, prvem odstavku, določa: »Za opravljanje dejavnosti dobave opreme ali izvajanja storitev na področju zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ni potrebno posebno dovoljenje.«

To pa ne pomeni, da za ponudnika ne velja nič. Drugi odstavek istega člena določa: »Ponudnik opreme in storitev mora svojo dejavnost prijaviti državnemu arhivu najmanj osem dni pred začetkom opravljanja dejavnosti. Državni arhiv na podlagi prijave preveri popolnost prijave in z upravno odločbo odredi vpis ponudnika v register ponudnikov.« Prijava torej ni izbira ponudnika, temveč pogoj, ki ga navedena določba veže na začetek opravljanja dejavnosti, vpis v register pa je posledica upravne odločbe in ne samopromocije.

Tretji odstavek dodaja še nadzor: nad delovanjem registriranih ponudnikov opreme in storitev ter nad njihovim izvajanjem določb zakona in podzakonskih predpisov ga izvaja državni arhiv.

Registracija in certifikacija sta torej dve različni stvari. Prva pomeni, da je ponudnik svojo dejavnost prijavil in da je vpisan v register ponudnikov. Druga je poseben postopek s svojim registrom, o katerem govori naslednji razdelek. Ponudnik, ki reče »smo v registru«, je povedal manj, kot se sliši, dokler ne pove, v katerem.

Kaj certifikat sploh pokriva

Certifikacijo isti zakon ureja v 85. členu in jo opiše takole: »Ponudnik opreme in storitev lahko za opremo ali storitve, ki jih ponuja drugim osebam, pridobi certifikat pri državnem arhivu.« Beseda, na kateri stoji celoten razdelek, je »lahko«: navedena določba certifikacijo opisuje kot nekaj, kar ponudnik pridobi, ne kot nekaj, kar mu nalaga.

Kaj certifikat pokriva, pove 86. člen. V drugem odstavku določa, da državni arhiv v postopku certifikacije preveri skladnost opreme in storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev z zakonom in na njegovi podlagi sprejetimi predpisi ter, če to skladnost ugotovi, certificira ponudnikovo opremo ali storitev in jo vpiše v register certificirane opreme in storitev.

Za kupca je to ključni stavek. Certificira se oprema ali storitev, ne podjetje. Ponudnik ima lahko certificirano eno storitev in nobene druge, pa je vseeno mogoče reči, da ima certifikat. Zato pravo vprašanje ni, ali je ponudnik certificiran, ampak ali je v registru prav tisto, kar kupujete.

Četrti odstavek istega člena to podpre še z ene strani: naziv ponudnika certificirane opreme oziroma storitev sme pri svojem poslovanju in nastopu na trgu uporabljati samo ponudnik, katerega oprema ali storitve so vpisane v register certificirane opreme ali storitev. Naziv je torej vezan na vpis, kar pomeni, da ga je mogoče preveriti in ne le sprejeti na besedo.

Zakaj je datum na certifikatu pomembnejši od certifikata samega

Tretji odstavek 86. člena določa: »Certifikat se podeli za strojno opremo trajno, za programsko opremo in storitve zajema, hrambe in spremljevalne storitve pa za obdobje enega leta z možnostjo podaljšanja.«

Ta razlika odloča o tem, kaj certifikat dokazuje. Če kupujete strojno opremo, certifikat po navedeni določbi ni vezan na obdobje. Če kupujete storitev hrambe, kar je pri e-hrambi najpogostejši primer, pa je certifikat izjava o enoletnem obdobju z možnostjo podaljšanja. Dokument, ki ga ponudnik pripne k ponudbi, zato pove, kaj je veljalo ob izdaji, in sam po sebi ne pove, kaj velja danes.

Da to ni le teoretična možnost, določa 87. člen. Njegov drugi odstavek pravi, da certifikacijski organ izbriše ponudnikovo opremo in storitev iz registra certificirane opreme in storitev, če nadzor pokaže neizpolnjevanje veljavnih predpisov, enotnih tehnoloških zahtev in priporočil nadzornega organa za certificirano opremo in storitve ali če ponudnik prekine pogodbo z državnim arhivom.

Iz tega sledi preprosto pravilo za nabavo: dokument v prilogi je zgodovina, register je sedanjost. Če se ponudnik sklicuje na certifikat, ga prosite za podatek, ki omogoča iskanje po registru, in ne le za sliko potrdila.

Kaj lahko preverite sami in kaj morate vprašati

Del tega preverjanja ne zahteva sodelovanja ponudnika. 84. člen določa, da državni arhiv vodi javno spletno in brezplačno dostopen register ponudnikov opreme in storitev, ki obsega osnovne podatke o ponudnikih: firmo oziroma naziv, sedež in kontaktne podatke ponudnika, ponujano storitev oziroma opremo ter datum in številko odločbe o registraciji. Isti člen določa, da se podatki iz registra hranijo trajno.

Kar iz registra ponudnikov razberete sami:

• ali je ponudnik sploh prijavil dejavnost. Register temelji na upravni odločbi, zato je vpis dejstvo in ne trditev.
• katero storitev oziroma opremo je prijavil. Če se ponujeno bistveno razlikuje od prijavljenega, je to vprašanje za ponudnika.
• datum in številko odločbe o registraciji. Podatka, s katerima je pogovor konkreten namesto načelen.

Kar morate vprašati, ker iz registra ponudnikov ne izhaja:

• katera konkretna oprema ali storitev je certificirana. Ne ali je certificirano podjetje, ampak katero ime je vpisano v register certificirane opreme in storitev.
• za kaj je certifikat izdan. Po tretjem odstavku 86. člena strojna oprema in storitve nimajo enake veljavnosti, zato je vrsta certifikata podatek, ne podrobnost.
• kdaj je bil izdan in ali je bil podaljšan. Pri storitvah je to edini način, da vprašanje o veljavnosti sploh postavite.
• kaj se zgodi, če certifikat preneha veljati. Iz navedenih določb to ne izhaja, zato je to pogodbeno vprašanje in ga je smiselno postaviti pred podpisom, ne po njem.

Nobeno od teh vprašanj ni nesramno in nobeno ne zahteva pravnega znanja. Ponudnik, ki nanje odgovori z dokumentom in številko, vam je delo olajšal. Ponudnik, ki odgovori s pridevnikom, vam je povedal nekaj drugega.

Kaj iz navedenih določb ne izhaja

Vse navedeno izhaja iz določb o splošnih pogojih za opremo, o prijavi dejavnosti in registru ponudnikov, o certifikaciji in njeni veljavnosti ter o certifikacijskem nadzoru, prebranih prvoosebno v uradnem registru predpisov 3. septembra 2026. Te določbe opisujejo, kaj mora urediti ponudnik in kaj lahko pridobi. Ne opisujejo obveznosti kupca. Iz njih tudi ne izhaja, ali kakšno drugo pravilo certifikacijo zahteva za določeno vrsto gradiva, za določeno področje ali za določenega naročnika; to vprašanje ostaja odprto v obe smeri.

Enako velja za tehnične zahteve. 71. člen določa, da splošne pogoje, ki jih mora izpolnjevati programska in strojna oprema za zajem, hrambo in spremljevalne storitve, predpiše Vlada Republike Slovenije. Pogoji so torej v podzakonskem predpisu, ne v zakonu, zato tukaj ni navedena nobena konkretna tehnična zahteva. Besedilo zakona lahko preberete v registru predpisov; opozoriti velja, da je tam objavljeno neuradno prečiščeno besedilo, ki ga register sam opisuje kot informativni delovni pripomoček.

Kaj to pomeni pri urejanju vaše dokumentacije

Vsa ta vprašanja so uporabna le, če veste, kaj sploh oddajate. Kupec, ki ne ve, katero gradivo ima, kaj zanj velja in kaj o tem določajo njegova lastna pravila, bo tudi od najbolj natančnega ponudnika dobil ponudbo za nekaj, česar ni opisal.

Notranja pravila so tisti del, ki ostane na vaši strani mize ne glede na to, koga izberete; o tem, kdaj so obvezna in kaj vsebujejo, smo pisali v prispevku Notranja pravila e-hrambe. Če pa je pred tem treba urediti sam popis, roke hrambe in klasifikacijski načrt, je to delo, ki ga pokriva svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije: pregled fizičnih in digitalnih zbirk, klasifikacijski načrt, določitev rokov hrambe in uskladitev z Arhivom RS.

Del gradiva pri tem praviloma ostane na papirju in tam tudi ostane. To je ločeno vprašanje od e-hrambe in ga ureja druga storitev, celovita hramba dokumentov: prevzem gradiva, hramba v arhivskih centrih, dostava na zahtevo in uničenje po izteku roka hrambe.

Ko je to urejeno, pogovor s ponudnikom ni več primerjava dveh pridevnikov, ampak primerjava dveh ponudb za isto, jasno opisano delo.