Varnostna kopija in arhiv: zakaj kopija še ni e-hramba
Varnostna kopija je narejena zato, da podjetje po okvari, napadu ali napaki vrne sisteme v stanje pred dogodkom. Hramba dokumentov ima drugo nalogo: čez leta mora pokazati točno določen dokument, nespremenjen in z dokazom, od kod je, ob izteku roka hrambe pa ga pustiti oditi. Obe delujeta s kopijami podatkov, zato ju je lahko zamenjati, odgovarjata pa na različni vprašanji.
Razlika postane praktična, ko nekdo zahteva en sam dokument izpred let, na primer pogodbo ali kadrovski sklep, in z njim dokaz, da je to res tisti dokument. IT takrat ve, da so podatki nekje shranjeni. Vodstvo potrebuje odgovor, ali jih je mogoče najti, prebrati in pokazati kot verodostojne.
Za kaj je zgrajena varnostna kopija
Varnostna kopija posname stanje sistemov ali podatkov v določenem trenutku, da je to stanje po incidentu mogoče vrniti. Splošna uredba o varstvu podatkov to nalogo opiše med ukrepi za varnost obdelave. Prvi odstavek 32. člena med ukrepi, kot je ustrezno, navaja zmožnost pravočasno povrniti razpoložljivost in dostop do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta (točka (c)), ob njej zmožnost zagotoviti stalno zaupnost, celovitost, dostopnost in odpornost sistemov (točka (b)) ter postopek rednega testiranja učinkovitosti ukrepov (točka (d)).
Odstavek ne imenuje tehnologije, temveč zmožnost, in prav to zmožnost zagotavlja varnostna kopija. Njeno mesto je torej pri varnosti sistemov, kjer jo ocenjujemo po tem, kako hitro in kako popolno se podjetje po incidentu vrne v delovanje.
Iz tega namena izhajajo njene lastnosti. Enota kopije je sistem, disk, baza ali nabor map, ne posamezen dokument s podatki, ki ga opisujejo. Kopije se hranijo toliko časa, kolikor jih ohrani shema, ki jo nastavi IT; ko jih shema zamenja z novejšimi, starejšega stanja ni več. Obnovitev vrne stanje, kakršno je bilo v trenutku kopiranja, tudi datoteko, ki je bila takrat že po pomoti spremenjena. Za namen, zaradi katerega kopija obstaja, je to pravilno vedenje.
Kaj zakon pričakuje od hrambe dokumentov
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 2. členu opredeli hrambo gradiva kot hrambo izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje pogoje po tem zakonu in zagotavlja uporabnost ter avtentičnost vsebine hranjenega gradiva. Merilo je torej, ali je vsebina uporabna in avtentična, ne le, ali podatki obstajajo.
Za izvirno gradivo v digitalni obliki, torej dokumente, ki so pri poslovanju nastali ali bili prejeti kot datoteka, na primer prejeti e-račun, 26. člen ZVDAGA določa, da mora varna hramba ves čas trajanja hrambe omogočati:
- dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom;
- uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za uporabo;
- celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.
Za zajeto gradivo, na primer skenirane papirne dokumente, 27. člen doda avtentičnost, torej dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma njegovim izvorom, in zahteva, da reprodukcija vse pogoje izpolnjuje v enaki meri, kot bi jih izvirno gradivo.
Besede »ves čas trajanja hrambe« so tisto, česar varnostna kopija sama po sebi ne zagotovi. Kopija živi toliko časa, kot jo ohrani shema, ne toliko, kot velja rok hrambe za posamezen dokument, in sama po sebi ne dokazuje, da dokument ni bil spremenjen, preden je bil kopiran.
Posledica je zapisana v zakonu. Kadar podjetje hrambe nima urejene z notranjimi pravili, se po prvem odstavku 33. člena ZVDAGA enota hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. Pot s pravili, ki jih je potrdil državni arhiv, ureja 31. člen; kdo jih potrebuje in kaj vsebujejo, je razloženo v članku o tem, kdaj so notranja pravila e-hrambe obvezna. Besedilo vseh navedenih členov je v prečiščenem besedilu ZVDAGA.
Kopija in arhiv drug ob drugem
| Vprašanje | Varnostna kopija | Arhiv oziroma e-hramba |
|---|---|---|
| Za kaj je narejena | obnova sistemov in podatkov po incidentu | hramba posameznega dokumenta ves rok hrambe |
| Enota | sistem, disk, baza ali nabor map v določenem trenutku | dokument s podatki o tem, kaj je, kdaj je nastal in kako dolgo se hrani |
| Kako najdete dokument | obnovite nabor in iščete v obnovljenem | iščete po podatkih o dokumentu |
| Kako dolgo se hrani | kolikor kopijo ohrani shema kopiranja | kolikor velja rok hrambe za to vrsto dokumenta |
| Dokaz celovitosti in izvora | stanje ob kopiranju, brez zapisa o prejšnjih spremembah | zapis, iz katerega je razvidno, da dokument ni bil spremenjen, in od kod je |
| Konec roka hrambe | dokument ostane v starejših kopijah, dokler jih shema ne zamenja | nadzorovan izbris z zapisom, kaj je bilo izbrisano |
Razlika je najbolj vidna na primeru. Podjetje dobi zahtevo za pogodbo z dobaviteljem izpred let. Če je pogodba samo v varnostnih kopijah, mora IT najprej ugotoviti, v kateri kopiji je še, jo obnoviti v ločeno okolje in v njej poiskati datoteko; če je shema tisto kopijo že zamenjala, pogodbe ni več. Tudi ko jo najde, ostane vprašanje, ali je datoteka enaka tisti, ki je bila podpisana. V urejeni e-hrambi se pogodba poišče po podatkih o dokumentu, zraven pa je zapis, ki pokaže, da se od zajema ni spremenila.
Varnostna kopija in arhiv sta torej zgrajena za različni nalogi. Podjetje ima lahko zanesljive kopije in slabo urejeno hrambo dokumentov ali obratno, zato iz urejenih kopij ni mogoče sklepati na urejeno hrambo.
Zakaj je kopija vseeno del e-hrambe
Hramba dokumentov kopij ne odpravi, saj jih uredba uvršča med pogoje hrambe. Po drugem odstavku 44. člena Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva morajo druge osebe poleg varnega shranjevanja na primarni lokaciji zagotoviti tudi varno shranjevanje najmanj ene kopije dokumentarnega in arhivskega gradiva na geografsko oddaljeni lokaciji. Prvi odstavek za javnopravne osebe in ponudnike, ki zanje opravljajo storitve zajema in hrambe, zahteva najmanj dve kopiji na dveh geografsko oddaljenih lokacijah, pri hrambi v oblaku pa le zasebni oblak z znano fizično lokacijo znotraj Republike Slovenije.
Kopija je torej sestavni del e-hrambe in ne njen nadomestek. Uredba zahteva varno shranjevanje tudi zanjo, zato zanjo veljajo ista vprašanja kot za primarni izvod: kdo ima dostop, kako je zaščitena celovitost in kako se ugotovi, da ustreza izvirniku. Obstoječa varnostna kopija je lahko izhodišče, del hrambe pa postane šele, ko je urejena po teh pogojih.
Brisanje ob izteku roka hrambe
Hramba ima tudi konec. Ko rok hrambe preteče, podjetje odloči, katero gradivo gre. Za osebne podatke velja načelo iz točke (e) prvega odstavka 5. člena splošne uredbe o varstvu podatkov: hranijo se v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene obdelave.
Tu se kopija in arhiv razideta še enkrat. Dokument, izbrisan v delujočem sistemu, ostane v varnostnih kopijah, narejenih pred izbrisom, dokler jih shema ne zamenja. Izbris je zato dokončen šele, ko se postarajo tudi kopije.
To ni predpisano pravilo, temveč dobra praksa: zapišite, kako dolgo živijo nabori varnostnih kopij, da ima konec življenja dokumenta znan datum, in vodite zapis o tem, kaj je bilo izbrisano in kdaj.
Vprašanja za IT in vodstvo
Na ta vprašanja je smiselno odgovoriti skupaj, ker IT pozna sisteme, vodstvo pa dokumente in roke:
- Ali lahko pripravimo določen dokument iz preteklih let, ne da bi obnovili celoten sistem?
- Ali ima vsak dokument podatke o tem, kaj je, kdaj je nastal in kako dolgo se hrani?
- Ali lahko pokažemo, da dokument ni bil spremenjen, in od kod je?
- Kje je kopija na geografsko oddaljeni lokaciji in kdo ima dostop do nje?
- Kako dolgo živijo nabori varnostnih kopij in kaj se v njih zgodi z izbrisanimi dokumenti?
- Kdo preverja, da obnovitev in branje obnovljenega dejansko delujeta?
- Ali se bo dokument odprl tudi ob koncu roka hrambe? Oblike zapisa in migracijo obravnava članek Dolgoročna berljivost e-arhiva: formati in migracija.
- Če e-hrambo kupujemo kot storitev, kaj preverimo pri ponudniku? Odgovor je v članku Certificirana oprema za e-hrambo: kaj preveriti pri ponudniku.
Vsak odgovor »ne vemo« pokaže, kje je med varnostno kopijo in hrambo dokumentov vrzel.
E-hramba pri ARHIVSERVIS
ARHIVSERVIS v okviru storitve učinkovita hramba dokumentov omogoča prehod na brezpapirno poslovanje in varno e-hrambo, pri digitalizaciji dokumentov in procesov pa varen dostop in e-hrambo z možnostjo integracije v sistem naročnika. Če je treba najprej urediti klasifikacijo, roke hrambe in evidenčne sisteme ter pripraviti pogoje za e-hrambo, je to del storitve svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije, ki vključuje tudi pregled zakonske skladnosti.
Ko so odgovori na vprašanja za IT in vodstvo zapisani, je jasno, kaj manjka: pogoji, sistem ali oboje. Za pogovor o tem nam pošljite povpraševanje.