Pogodba za zunanjo hrambo dokumentov: kaj mora urediti

Pogodba za zunanjo hrambo dokumentov: kaj mora urediti

Ponudba za zunanjo hrambo opiše storitev: prevzem, popis, hrambo, dostavo na zahtevo in uničenje. Pogodba odloči, kaj velja, ko gre kaj drugače od opisa. Pove, kdo sme zahtevati mapo, kaj se zgodi s poškodovano škatlo, kdo odobri uničenje in kako arhiv dobite nazaj, ko zamenjate ponudnika ali se odločite, da ga boste spet hranili sami.

Te točke razčistite pred podpisom, dokler je arhiv še v vaši hiši. Pozneje se o njih pogajate z nekom, ki ima vaše gradivo. Osnutek naj prebere tudi tisti, ki bo arhiv uporabljal: vodja financ ali kadrovske službe ve, katere mape bo potreboval, pooblaščena oseba za varstvo podatkov pa, kaj je v njih.

Kaj velja, če pogodba nečesa ne uredi

Za hrambo tujih premičnih stvari pozna Obligacijski zakonik posebno pogodbo, shranjevalno pogodbo. Po 729. členu se shranjevalec z njo zaveže, da stvar sprejme, jo hrani in jo vrne, ko jo bo položnik zahteval. Pri odplačni hrambi je po prvem odstavku 731. člena dolžan hraniti stvar kot dober gospodarstvenik. Zakonik ureja tudi spremembo kraja hrambe, izročitev stvari drugemu in vrnitev stvari.

Ali za vašo pogodbo veljajo prav ta pravila, je pravno vprašanje, saj storitev zunanje hrambe obsega tudi popis, dostavo posameznih enot in uničenje. Poleg tega 2. člen zakonika udeležencem dopušča, da svoje razmerje uredijo drugače, kot ga ureja zakonik, če iz posamezne določbe ali njenega smisla ne izhaja kaj drugega.

Kar vam je pomembno, zato zapišite v pogodbo. Na vprašanja, značilna za arhiv, splošna pravila ne odgovorijo: kako hitro pride mapa, kdo jo sme zahtevati, kdo odobri uničenje.

Popis ob predaji kot izhodišče

Vse, kar boste od ponudnika pozneje zahtevali, se meri ob popisu. Če ob predaji ni zapisano, katere enote so odšle in pod katerimi oznakami, ne morete dokazati, da kakšna manjka.

Pogodba naj določa, da je popis njena priloga ali da se nanj izrecno sklicuje, kdo ga izdela, na kateri ravni so enote popisane (škatla, registrator, mapa) in kakšne oznake dobijo. Določi naj tudi, da se vsak poznejši premik, izdaja in uničenje vežejo na iste oznake. Kaj popis vsebuje, je opisano v članku Popis dokumentacije: kaj mora vsebovati in kdo ga potrebuje, zapisnik ob sami predaji pa v članku Prevzem arhiva: kje se skrbništvo izgubi.

Popis lahko pripravi ponudnik; ARHIVSERVIS na strani storitve navaja, da pred hrambo ugotovi obstoječe stanje, dokumente razvrsti in popiše ter jih pripravi za varno hrambo. V takem primeru naj pogodba določa, kdaj popis prejmete, kdo ga na vaši strani potrdi in da ga ob koncu sodelovanja dobite posodobljenega.

Kdo sme zahtevati dokument in kako ga dobi

Ponudnik ne more presoditi, kdo v vašem podjetju sme do katere mape. To pove pogodba ali njena priloga: seznam oseb, ki smejo gradivo zahtevati in prevzeti, in postopek za spremembo seznama, ko se zaposleni zamenjajo. Brez seznama mora ponudnik ugibati, ali sme gradivo izročiti nekomu, ki se predstavi v imenu podjetja.

Pogodba naj določi tudi, kako se zahteva odda, v kakšni obliki gradivo pride (cela enota, kopija posameznega dokumenta ali digitalna kopija) in v kolikšnem času, posebej za običajne in posebej za nujne zahteve. ARHIVSERVIS navaja dostop do dokumentacije na zahtevo, tudi v digitalni obliki. Rok dostave in stroški posamezne izdaje pa sodijo v vašo pogodbo, sicer o njih ni dogovora.

Vsaka izdaja in vsako vračilo naj bosta zapisana z datumom, oznako enote in imenom osebe, ki je gradivo prevzela, vi pa naj imate do te evidence dostop. Kaj naj vsebuje sam zahtevek, da ga je mogoče izvršiti brez dodatnih vprašanj, je razloženo v članku Dostava dokumenta iz hrambe: kaj mora povedati zahtevek.

Roki hrambe in uničenje samo na vaše navodilo

Kdaj gradivo sme v uničenje, odloči podjetje, ki mu gradivo pripada. Pogodba naj zato določa, da ponudnik gradivo uniči samo na vaše pisno navodilo, v katerem so enote navedene z oznakami iz popisa. Določilo, po katerem ponudnik uniči gradivo ob izteku roka brez posebnega navodila, je smiselno le, če je roke določil nekdo, ki vaše gradivo pozna.

Če roki hrambe za posamezne vrste gradiva še niso določeni, je to delo, ki gre pred pogodbo. Pri ARHIVSERVIS je določitev rokov hrambe del storitve svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije.

Drugi del določila je dokazilo. ARHIVSERVIS pred uničenjem ugotovi, za kakšno dokumentacijo gre, in preveri roke hrambe, po uničenju pa izstavi potrdilo o uničenju z datumom, količino in načinom. Navaja tudi, da uporablja standard DIN 66399 v stopnjah zaupnosti od P-3 do P-5. Ker gre za razpon, naj pogodba za posamezno vrsto gradiva določi, katera stopnja velja, potrdilo pa naj se sklicuje na oznake iz popisa. Potek je opisan na strani varnega uničenja dokumentov.

Ko so v arhivu osebni podatki: pogodba z obdelovalcem

Ta del ni stvar dobre prakse, ampak splošne uredbe o varstvu podatkov. Za papirno gradivo se uredba po prvem odstavku 2. člena uporablja, kadar so osebni podatki del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke. Zbirka je po 4. členu, točki 6 vsak strukturiran niz osebnih podatkov, ki so dostopni v skladu s posebnimi merili.

Po 4. členu, točki 2 je obdelava vsako dejanje v zvezi z osebnimi podatki, med drugim shranjevanje, priklic, vpogled, izbris in uničenje. Hramba, iskanje in uničenje takega gradiva so torej obdelava. Ponudnik, ki to opravlja v imenu vašega podjetja, je v položaju, ki ga točka 8 istega člena imenuje obdelovalec. Podjetje, ki določa namene in sredstva obdelave, je po točki 7 upravljavec.

Prvi odstavek 28. člena določa, da upravljavec sodeluje zgolj z obdelovalci, ki zagotovijo zadostna jamstva za izvedbo ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tretji odstavek istega člena določa, da obdelavo ureja pogodba ali drug pravni akt, v katerem so določeni vsebina in trajanje obdelave, njena narava in namen, vrsta osebnih podatkov, kategorije posameznikov ter obveznosti in pravice upravljavca. Ta pogodba zlasti določa, da obdelovalec:

• osebne podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih upravljavca (točka (a));
• zagotovi, da so osebe, pooblaščene za obdelavo, zavezane k zaupnosti (točka (b));
• sprejme ukrepe, potrebne po 32. členu uredbe (točka (c));
• spoštuje pogoje za zaposlitev drugega obdelovalca (točka (d)), pri čemer drugi odstavek 28. člena zahteva predhodno posebno ali splošno pisno dovoljenje upravljavca;
• po zaključku storitev v skladu z odločitvijo upravljavca izbriše ali vrne vse osebne podatke in uniči obstoječe kopije, razen če pravo predpisuje njihovo shranjevanje (točka (g));
• upravljavcu da na voljo informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti, in omogoči revizije, tudi preglede (točka (h)).

Odstavek našteva še druge obveznosti obdelovalca, zato ga preberite v celoti. Po devetem odstavku 28. člena je pogodba v pisni obliki, kar vključuje elektronsko obliko. V osnutku preverite, ali ta določila sploh so. Ali ponudnik zagotavlja zadostna jamstva, presodite vi kot upravljavec, na podlagi ukrepov, ki vam jih ponudnik opiše in pokaže.

Zaupnost, lokacija hrambe in podizvajalci

Zaveza k zaupnosti iz točke (b) se nanaša na osebne podatke, v arhivu pa so tudi poslovni podatki: cene, pogodbe z dobavitelji, tehnična dokumentacija. Če želite, da zaupnost velja tudi zanje, jo zapišite kot samostojno določilo, ki zavezuje ponudnika in njegove zaposlene ter velja tudi po prenehanju pogodbe.

Pogodba naj navede, kje se arhiv hrani, in določi, da vas ponudnik o selitvi obvesti vnaprej. Zapisani kraj in način hrambe imata tudi zakonsko težo: po drugem odstavku 731. člena Obligacijskega zakonika ju shranjevalec sme spremeniti samo, če to zahtevajo spremenjene okoliščine.

Pri podizvajalcih, na primer za prevoz ali uničenje, naj pogodba pove, s kom ponudnik dela in kako vas obvesti o novem. Po 732. členu zakonika shranjevalec stvari brez položnikove privolitve ali brez sile ne sme izročiti v hrambo drugemu, za osebne podatke pa velja drugi odstavek 28. člena uredbe.

Pogoje hrambe opisuje prvi odstavek 23. člena ZVDAGA: dokumentarno gradivo se hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo in drugimi škodljivimi vplivi, hramba pa zagotavlja dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in dostop zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe, ter celovitost, kar obsega nespremenljivost, neokrnjenost in urejenost gradiva.

Kako boste to videli, določi pogodba, na primer s pravico do ogleda prostorov. Kadar za osebne podatke v arhivu velja uredba, pravico do pregledov že vsebuje točka (h), za drugo gradivo jo zapišite sami.

Odgovornost za izgubo in poškodbo

Merilo skrbnosti iz zakonika pove, kako skrbno je treba hraniti. Kaj se zgodi, ko je škoda že nastala, naj pove pogodba.

Najprej, kaj se šteje za izgubo: manjkajoča enota iz popisa, posamezen dokument v enoti ali tudi poškodba, zaradi katere dokument ni več uporaben. Po tretjem odstavku 731. člena mora shranjevalec položnika obvestiti o vsaki spremembi, ki jo opazi na stvareh, in o nevarnosti, da bi se poškodovale. Pogodba naj to dopolni: v kakšnem roku in v kakšni obliki vas obvesti in kako se ob popisu ugotovi, kaj manjka.

Nato višina: ali je odgovornost ponudnika omejena in do katerega zneska ter ali mora imeti zavarovanje. Pri arhivu škoda ni le v vrednosti papirja. Izgubljena pogodba ali kadrovska mapa pomeni, da dokaza nimate takrat, ko ga potrebujete, zato je hitro obveščanje enako pomembno kot višina odškodnine.

Izhod: vrnitev arhiva ali prenos drugemu

Določilo o koncu sodelovanja je ob podpisu videti odvečno, ob izhodu pa postane najpomembnejše. Po prvem odstavku 735. člena je shranjevalec dolžan stvar vrniti, brž ko jo položnik zahteva. Po tretjem odstavku se stvar vrne v kraju, kjer je bila izročena, če pogodba ne določa drugega kraja; v tem primeru ima shranjevalec pravico do povračila stroškov prenosa.

Pogodba naj poleg tega določi:

• odpovedni rok in vrstni red vračila, če se arhiv vrača po delih;
• da se arhiv vrne s posodobljenim popisom, v katerem so zapisane vse izdaje in uničenja;
• kdo nosi stroške vračila ali prevoza k novemu ponudniku;
• kaj se zgodi z evidencami, ki jih je ponudnik vodil o vašem arhivu, in z digitalnimi kopijami, ki so nastale pri dostavi.

Kadar za osebne podatke v arhivu velja uredba, pogodba z obdelovalcem po točki (g) že ureja izbris ali vračilo podatkov in uničenje kopij po zaključku storitev. Zapišite, kako boste svojo odločitev sporočili in kako vam ponudnik potrdi, da je izvršena. Zapišite tudi, kaj se z arhivom zgodi, če ponudnik preneha poslovati.

Kaj preverite pred podpisom

• Popis z oznakami enot je priloga pogodbe.
• Seznam pooblaščenih oseb in postopek za njegovo spremembo.
• Oblika dostave, rok za običajne in nujne zahteve ter evidenca izdaj.
• Uničenje samo na pisno navodilo, s potrdilom in z določeno stopnjo po DIN 66399.
• Določila po 28. členu splošne uredbe o varstvu podatkov, kadar ponudnik v vašem imenu hrani osebne podatke, ki so del zbirke.
• Zaupnost tudi za poslovne podatke.
• Kraj hrambe, obveščanje o selitvi, podizvajalci in pravica do ogleda.
• Opredelitev izgube, obveščanje, omejitev odgovornosti in zavarovanje.
• Izhod: rok, posodobljen popis, stroški, evidence in kopije.

Če lahko ob vsaki vrstici pokažete na določilo v osnutku, pogodba pokriva tisto, kar z zunanjo hrambo v resnici kupujete.

Zunanja hramba pri ARHIVSERVIS

V okviru storitve celovita hramba dokumentov ARHIVSERVIS ugotovi obstoječe stanje, dokumente razvrsti in popiše ter jih pripravi za hrambo. Dokumentacijo hrani v arhivskih centrih v nadzorovanem okolju, z digitalnim sistemom zagotavlja pregled nad dokumenti in dostavo na zahtevo, tudi v digitalni obliki, po preteku rokov hrambe pa poskrbi za uničenje po standardu DIN 66399.

Opis storitve postane obveznost šele s pogodbo, zato opis in osnutek pregledajte skupaj, točko za točko. Če želite ponudbo za svoj arhiv, nam pošljite povpraševanje.