Dostava dokumenta iz hrambe: kaj mora povedati zahtevek
Zahteva skoraj nikoli ne pride ob pravem trenutku. Odvetnik, revizor, inšpektor ali stranka želi konkreten dokument, rok je kratek, gradivo pa je v zunanji hrambi. V tistem trenutku se zdi, da gre predvsem za vprašanje hitrosti.
V resnici je večina odgovora dana že prej. Ali bo dokument mogoče najti, se odloči takrat, ko gradivo v hrambo pride in ko nastane njegov popis. Kar naredite na dan zahteve, ta izid lahko samo še izkoristi ali zapravi.
Ali je dokument mogoče najti, se odloči veliko prej
Gradivo v hrambi ni shranjeno kot posamezni listi. ArhivServis na svoji strani opisuje, da se popisujejo arhivske enote, torej škatle, registratorji in mape, da se jim določijo popisni indeksi, med njimi naziv gradiva, vrsta gradiva, datum nastanka in rok hrambe, ter da se enote opremijo z unikatnimi črtnimi kodami, ki vsebujejo izbrane metapodatke.
Iz tega izhaja razlika, ki je pri zahtevku odločilna. Popis, ki dokazuje, da enota obstaja in kje stoji, ni nujno tudi popis, po katerem je mogoče najti eno stvar v njej. Prvo je evidenca, drugo je iskalnost. Podjetja, ki so popis naredila zato, da bi imela pregled nad obsegom, imajo pogosto prvo in ne drugo.
Ista stran pove naravnost še nekaj. Popis praviloma hkrati izvaja več arhivskih delavcev, zato je treba njihove evidence na koncu združiti v enotno, kar vključuje preverjanje podatkov, dopolnitev manjkajočih in odpravo zaznanih nepravilnosti. Vrzeli in neenotno poimenovanje so torej pričakovano stanje in ne izjema. Kaj mora popis dokumentacije vsebovati, je vprašanje zase. Tukaj šteje le, ali je dovolj dober za vaš konkreten primer.
Kaj mora vsebovati zahtevek, da ga je mogoče izvršiti
Zahtevek mora gradivo opisati tako, da ga bo prepoznal nekdo, ki ga ni nikoli videl. To je precej strožje merilo od običajnega. V pogovoru s sodelavcem, ki je bil takrat zraven, zadošča precej manj.
V praksi to pomeni naslednje. Povejte, kateri organizacijski enoti gradivo pripada, za kakšno vrsto dokumenta gre, v katero obdobje sodi in katero oznako mu je dalo vaše podjetje. Dodajte še tisto, kar se najpogosteje izpusti: kaj boste sprejeli kot odgovor, če točno tega dokumenta ni. Brez tega se prvi neuspešen poskus konča z novim krogom vprašanj.
Razlika je hitro vidna. Prošnja za pogodbo z gradbincem iz nekega leta je opis, ki ga lahko izpolni samo nekdo, ki to zgodbo že pozna. Prošnja za pogodbeno dokumentacijo nabavne službe za točno navedeno obdobje, z interno oznako, ki jo je uporabljalo podjetje, in z vnaprejšnjim navodilom, naj se v primeru, da pogodbe v enoti ni, vrne seznam vsebine enote, pa je nekaj, po čemer je mogoče ravnati brez enega samega dodatnega vprašanja.
Pomembna je tudi raven, na kateri je zahtevek postavljen. Zahtevek, ki opisuje temo, na primer pogodbe s posameznim dobaviteljem, ni izdaja ene enote, ampak iskanje po več enotah. To je druga in počasnejša stvar. Bolje je, da se to ve na začetku, kot da se pokaže sredi roka.
Preverite še, kdo v podjetju sme gradivo sploh zahtevati. Zahtevek nepooblaščene osebe naj bi bil zavrnjen, zavrnitev pa vas stane dan. Kdo sme do arhiva in kaj podjetje o tem zapiše, je ločeno vprašanje evidence vpogledov.
Kaj dejansko pride nazaj
Ker je enota hrambe škatla, registrator ali mapa, je tudi enota izdaje praviloma ta enota in ne posamezen list. Kdor pričakuje eno stran, pogosto dobi cel registrator.
To ni tehnična podrobnost, ampak nekaj, kar je treba urediti pri vas. Skupaj z iskanim dokumentom vam pride v roke tudi gradivo, ki ga niste zahtevali in ki ne sodi na vsako mizo. Vnaprej se je vredno dogovoriti, kdo enoto odpre, kje bo stala, dokler je pri vas, in kdo vanjo sme.
Glede oblike ArhivServis na strani storitve navaja hitro iskanje in dostavo ter enostaven dostop do vaših podatkov na zahtevo, tudi v digitalni obliki. Sledenje in dostop opisuje kot korak svojega postopka, pri katerem digitalni sistem zagotavlja pregled nad dokumenti ter dostavo na zahtevo. Kaj to pomeni v vašem primeru, koliko časa traja in v kakšni obliki gradivo prejmete, pa določa vaša pogodba. Preverite jo, preden nastane prva zahteva s kratkim rokom.
Medtem ko je gradivo zunaj
Dokler je enota pri vas, je v arhivu vrzel. Edino, kar to vrzel zapre, je zapis o tem, kaj je odšlo, kdaj in h komu. ArhivServis med koristmi urejene hrambe navaja prav to: celovito urejena hramba dokumentarnega gradiva v fizični obliki zagotavlja nadzor nad dokumenti v hrambi, njihovo preglednost in dostopnost ter evidentiranje izdaje iz hrambe.
Na vaši strani je dela manj, a ni nepomembno. Enota naj se vrne taka, kot je odšla. Ne prerazporejajte vsebine, ne odstranjujte listov in ne dodajajte svojih. Če ste kaj kopirali, naj kopija ne ostane v enoti namesto izvirnika.
Rado se spregleda še nekaj. To, da je gradivo trenutno pri vas, ne ustavi ničesar. Roki hrambe tečejo naprej, omejitve dostopa veljajo naprej, odgovornost za gradivo pa ostane vaša tudi takrat, ko fizično ni v hrambi.
Vrnitev je enako del posla kot izdaja. Dokler enota ni vrnjena in dokler to ni zabeleženo, ostaja v evidenci odprta postavka, ki jo bo nekdo čez pol leta moral pojasniti. Najbolj neprijetne zgodbe se ne začnejo z izgubljenim dokumentom, ampak z enoto, ki je nihče ni nikoli formalno vrnil in za katero se nihče več ne spomni, kdo jo je vzel.
Zakaj se to najpogosteje zalomi
Neuspešni primeri so si presenetljivo podobni. Gradivo je v popisu opisano samo kot nekaj škatel nekdanjega oddelka, ker je popis nastal ob selitvi in ne ob delu. Ista vrsta dokumenta se pojavlja pod tremi imeni, ker so jo popisovali trije ljudje. Zahtevek imenuje osebo ali temo, arhiv pa je urejen po enotah in obdobjih, zato ni ničesar, kar bi se z njim ujemalo.
Dva primera sta še bolj neprijetna. Prvi je, da v podjetju ni nikogar, ki bi lahko potrdil, da prosilec do gradiva sme. Drugi je, da gradiva v hrambi sploh ni, ker ob prevzemu ni bilo predano, vsi pa so predpostavljali, da je. Skupno vsem je to, da nobenega od njih ni mogoče rešiti na dan zahteve.
Kje se tega lotiti
Iskanje in dostava dokumenta na zahtevo sta del celovite hrambe dokumentov, torej operacija, ki jo ponudnik izvaja kot del storitve. Kako bo šla, pa odloči stanje popisa.
Če veste, da je vaš popis nastal na hitro ali da ga je delalo več ljudi brez skupnega dogovora, je to smiselno pogledati zdaj in ne ob naslednji zahtevi. Za pogovor o vašem primeru nam pošljite povpraševanje.