Zahteva za izbris osebnih podatkov v arhivu: kako odgovoriti
Zahteva za izbris osebnih podatkov ne pošlje samodejno cele mape v uničenje, dolžnost hrambe pa je samodejno tudi ne zavrne. Po Splošni uredbi o varstvu podatkov (v nadaljevanju uredba) ima posameznik pravico do izbrisa, kadar velja eden od razlogov iz prvega odstavka 17. člena, razen če je obdelava potrebna za namen iz tretjega odstavka. Odločate zato za vsako vrsto podatkov posebej, ne za mapo.
Odgovor mora posameznik prejeti najpozneje v enem mesecu po prejemu zahteve (izjemoma se rok lahko podaljša), tudi kadar zahtevi ne ugodite.
Ob prejemu: ustavite uničenje in zapišite datum
Prvi odstavek 21. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, besedilo je na portalu PISRS) določa, da upravljavec ali obdelovalec od prejema zahteve ne sme izbrisati, odsvojiti ali spremeniti zahtevanih osebnih podatkov, ki so predmet postopka, dnevnikov obdelav in drugih povezanih informacij, ne glede na potek predpisanih ali interno določenih rokov hrambe, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno. Po pravnomočnosti ravna skladno s pravnomočno odločitvijo.
Zahtevani podatki morajo torej ostati, tudi kadar jim je rok hrambe potekel. Dokler jih v mapi na seznamu za uničenje ne ločite od preostalega gradiva, je dobra praksa ustaviti uničenje cele mape.
Kdaj pri odločitvi podjetja nastopi pravnomočnost, 21. člen ne pove. Informacijski pooblaščenec na strani o varnosti osebnih podatkov pojasnjuje, da zavezanec potrebnih podatkov ne sme izbrisati ali spremeniti, dokler traja postopek.
V neobvezujočem mnenju z dne 31. 1. 2025 piše, da mora upravljavec o zahtevi brez nepotrebnega odlašanja oziroma najkasneje v roku enega meseca odločiti tako, da podatke izbriše in posameznika o tem obvesti ali da posreduje zavrnilno obvestilo. Mnenje 21. člena ZVOP-2 ne omenja, zato v njem ni izrecno pojasnjeno, kako se pravili ujemata. Konkretno zahtevo preverite s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali pravnim svetovalcem.
Kot dobro prakso datum prejema, od katerega teče rok za odgovor, zapišite isti dan. Kadar upravičeno dvomite o identiteti prosilca, lahko po šestem odstavku 12. člena uredbe zahtevate dodatne informacije, ki so potrebne za njeno potrditev.
Papirni arhiv ni izvzet: ZVOP-2 po prvem odstavku 3. člena velja tudi za neavtomatizirano obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirke.
Če arhiv hrani zunanji izvajalec, odgovor in odločitev ostaneta pri vas kot upravljavcu, 21. člen pa zavezuje tudi obdelovalca. Kot dobro prakso mu zahtevo sporočite takoj, da ustavi že naročeno uničenje. Pomoč obdelovalca ureja točka (e) tretjega odstavka 28. člena uredbe (članek o pogodbi za zunanjo hrambo dokumentov).
Ugotovite, katere podatke imate in za kateri namen
Razlogi in izjeme se vežejo na namen, zato kot dobro prakso za posameznika zapišite, kje so podatki (papirne mape, e-arhiv, poštni predali, skeni, gradivo pri izvajalcu), katere vrste so tam, zakaj so bili zbrani, na kateri podlagi jih imate danes in komu so bili razkriti.
Preverite, ali velja razlog za izbris
Sama zahteva še ni razlog. Prvi odstavek 17. člena uredbe dolžnost izbrisa veže na enega od teh razlogov:
- (a) podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
- (b) posameznik prekliče privolitev, na kateri temelji obdelava, in za obdelavo ni druge pravne podlage;
- (c) posameznik obdelavi ugovarja po 21. členu uredbe, pri ugovoru po prvem odstavku pa zanjo ni prevladujočih zakonitih razlogov;
- (d) podatki so bili obdelani nezakonito;
- (e) podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti po pravu Unije ali države članice, ki velja za upravljavca;
- (f) podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe iz prvega odstavka 8. člena uredbe, torej storitev, ki se ponujajo neposredno otroku.
Primer točke (e) je tretji odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1): osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Več je v članku o rokih hrambe kadrovske dokumentacije.
Če noben razlog ne velja, iz 17. člena dolžnost izbrisa ne izhaja. Odgovoriti morate vseeno.
Preverite izjeme, posebej dolžnost hrambe
Tudi kadar razlog velja, se prvi odstavek 17. člena ne uporablja, če je obdelava potrebna za katerega od namenov iz tretjega odstavka. Odloča beseda »potrebna«: izjema seže le tako daleč, kot namen to res zahteva.
Pravna obveznost. Točka (b) tretjega odstavka 17. člena zajema obdelavo, potrebno za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca. Zato morate znati imenovati predpis. Prvi odstavek 86. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) na primer davčnemu zavezancu nalaga, da zagotovi hrambo kopij računov, ki jih izda, in računov, ki jih prejme.
Po drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 mora obdelavo zaradi zakonske obveznosti, med drugim njen namen in rok hrambe ali rok za redni pregled potrebe po hrambi, določati zakon. Notranji seznam rokov sam po sebi ni taka podlaga. Dolžnost hrambe računa tudi ne zajame vsega, kar leži ob njem: kopija osebnega dokumenta, opombe o stranki ali stara korespondenca iz iste mape potrebujejo svojo presojo.
Pravni zahtevki. Točka (e) tretjega odstavka 17. člena zajema obdelavo, potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Odprta reklamacija ali spor to potrebo lahko utemeljita, zgolj misel, da bi dokument nekoč morda prišel prav, pa te potrebe sama po sebi ne pokaže.
Beseda »arhiv«. Točka (d) tretjega odstavka 17. člena govori o arhiviranju v javnem interesu, ne o vsakem arhivu. Tudi 71. člen ZVOP-2, po katerem posameznik nima pravice zahtevati izbrisa po 17. členu uredbe, ureja obdelavo za namene arhivskega delovanja, ki je dovoljena, če to določa zakon.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 2. členu zasebno arhivsko gradivo veže na lastnosti arhivskega gradiva in določitev na podlagi tega zakona ali odločbe državnega arhiva. Na 71. člen se zato ne sklicujte samo zato, ker gradivo hranite v arhivu. Člen se ne uporablja, če zakon o arhivih določa drugače (četrti odstavek), podjetja z javno službo ali javnim pooblastilom pa to presodijo posebej.
Primer: izbris zahteva nekdanja stranka
Ponazoritev za davčnega zavezanca; dejstva v vrsticah so predpostavke. Razlog je točka prvega, izjema točka tretjega odstavka 17. člena. Izid pove, kaj presoja pokaže, ne kdaj se to izvede: to opisuje poglavje Ob prejemu.
| Gradivo | Presoja | Izid |
|---|---|---|
| Izdani računi | Prvi odstavek 86. člena ZDDV-1, izjema (b) | Ostanejo, dokler traja dolžnost hrambe; omejen dostop je dobra praksa |
| Kopija osebnega dokumenta v spisu | Če je namen izpolnjen in predpisa, ki bi hrambo zahteval, ni: razlog (a) | Izbris ali uničenje kopije |
| Dopisovanje o neporavnani reklamaciji | Če je dopisovanje potrebno za pravni zahtevek: izjema (e) | Ostane, dokler je potrebno; nova presoja je dobra praksa |
Kaj storiti s podatki, ki morajo ostati
Izjema dovoli hrambo, ne pa poljubne uporabe. Po točki (b) prvega odstavka 5. člena uredbe se podatki ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv z nameni, za katere so bili zbrani.
Pravica do omejitve obdelave iz 18. člena uredbe ni samodejna posledica dolžnosti hrambe, saj jo prvi odstavek tega člena veže na naštete primere, kot sta oporekanje točnosti ali ugovor, ki se še preverja.
Dobra praksa, ki je 18. člen ne zahteva: za podatke, ki ostanejo po dolžnosti hrambe, ravnajte podobno. Uvodna izjava 67 uredbe med metodami omejitve omenja začasni prenos v drug sistem in preprečitev dostopnosti uporabnikom. V arhivu to pomeni:
- enoto označite v popisu ali metapodatkih in jo, kjer je mogoče, ločite od tekočega gradiva;
- dostop omejite na tiste, ki dolžnost izvajajo, vpoglede pa zapisujte, kot opisuje članek o evidenci vpogledov v arhiv;
- zapišite predpis in dogodek ali datum, ob katerem dolžnost preneha.
Ko dolžnost preneha, ta izjema ne velja več. Po točki (e) prvega odstavka 5. člena uredbe se podatki v obliki, ki dopušča identifikacijo, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene obdelave. Tretji odstavek 43. člena ZVOP-2 določa, da se po izpolnitvi namena, če drug zakon ne določa drugače, podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo oziroma se izvede drug postopek, ki onemogoča identifikacijo posameznika, zlasti omejevanje dostopa, blokiranje ali arhiviranje.
Zakon te postopke našteje in jih veže na to, da onemogočajo identifikacijo. Ali to doseže premik mape z imenom na drugo polico, je presoja, ki jo preverite s pravnim svetovalcem. Kako gradivo po izteku roka zapusti arhiv, pojasnjuje članek o izločanju dokumentarnega gradiva.
Kako in v katerem roku odgovoriti
Po tretjem odstavku 12. člena uredbe posamezniku informacije o sprejetih ukrepih zagotovite brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. Rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, o podaljšanju in razlogih za zamudo pa posameznika obvestite v enem mesecu po prejemu.
Če na zahtevo ali njen del ne ukrepate, posameznika po četrtem odstavku 12. člena uredbe brez odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu po prejemu, obvestite o razlogih ter o možnosti pritožbe pri nadzornem organu in uveljavljanja pravnih sredstev.
Za podjetja drugi odstavek 14. člena ZVOP-2 določa, da mora odločitev vsebovati razloge in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo. Odločitev ima lahko obliko uradnega zaznamka, ki se pošlje na način, ki omogoča seznanitev z njo in dokazovanje prejema. Nadzorni organ je Informacijski pooblaščenec (54. člen ZVOP-2).
Dobra praksa je, da odgovor jasno loči, kaj je ali bo izbrisano, kaj ostane in po katerem predpisu ter kako je dostop omejen.
Ko je izbris utemeljen, preverite vse izvode: papir, sken, priloge v poštnih predalih, gradivo pri izvajalcu. Kaj se zgodi v starejših kopijah, pojasnjuje članek o varnostni kopiji in arhivu. Po 19. členu uredbe izbris po prvem odstavku 17. člena ali omejitev sporočite vsakemu uporabniku, ki so mu bili podatki razkriti, razen če se to izkaže za nemogoče ali vključuje nesorazmeren napor.
Odgovor je brezplačen. Če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti ker se ponavlja, lahko po petem odstavku 12. člena uredbe zavrnete ukrepanje ali zaračunate razumno pristojbino, dokazno breme pa je vaše. Če po vsebini utemeljeni zahtevi kljub temu ugodite, po 17. členu ZVOP-2 zaračunate le materialne stroške in posameznika o njih vnaprej obvestite. Če ji ne ugodite, razloge navedete v zaznamku.
Kako zapisati odločitev
Po drugem odstavku 5. člena uredbe je upravljavec odgovoren za skladnost z načeli in je to skladnost zmožen dokazati. Obrazca ta določba ne predpiše, zato je vsebina zapisa dobra praksa: datum prejema; preverjanje identitete; vrste podatkov in kje so; razlog ali izjema z določbo; odločitev, datum odgovora in dokaz prejema; izvedba in potrdilo o uničenju; datum naslednje presoje. Vsebine izbrisanih podatkov v zapis ne prepisujte.
Popis, roki hrambe in uničenje pri ARHIVSERVIS
O zahtevi odloči podjetje kot upravljavec. Pri svetovanju in podpori za urejenost dokumentacije ARHIVSERVIS navaja pregled evidenc, določitev rokov hrambe in pripravo pravilnikov, med dodatnimi storitvami pa podporo pooblaščencu za varstvo podatkov pri obvladovanju osebnih podatkov v arhivih. Pri varnem uničenju dokumentov med gradivom navaja dokumente z osebnimi in zaupnimi podatki, po uničenju pa izstavi potrdilo z datumom, količino in načinom.
Ta opis ne nadomesti pravne presoje konkretne zahteve, panožni predpisi pa lahko določajo svoje dolžnosti hrambe. Kadar se zatakne pri vprašanju, kje so podatki ali kateri rok velja zanje, nam stanje opišite v povpraševanju.