Izločanje dokumentarnega gradiva: kaj velja za podjetja
Beseda izločanje v arhivski stroki pomeni natančno določeno stvar. Kadar jo srečate v internem pravilniku, na predlogi ali v splošnem članku o arhiviranju, zveni kot uraden postopek s komisijo in navodili pristojnega arhiva. Zakon tak postopek dejansko predpisuje, vendar samo za javnopravne osebe, ne za podjetja.
Roki hrambe kadrovske in računovodske dokumentacije povedo, doklej morate gradivo hraniti. Kaj se z njim zgodi, ko ta rok mine, pa ostaja odprto vprašanje.
Kaj pomeni izločanje dokumentarnega gradiva
Izločanje dokumentarnega gradiva je odločitev, da nekega gradiva ne potrebujete več in ga lahko odstranite iz arhiva. Izvirno gradivo, ki mu je potekel predpisani rok hrambe, nima več pomena za tekoče poslovanje in nima lastnosti arhivskega gradiva, se izloči in uniči.
Izločanje ni isto kot odbiranje arhivskega gradiva. Odbiranje je postopek, s katerim pristojni arhiv iz dokumentarnega gradiva izbere tisto, kar ima trajno vrednost in mora biti ohranjeno. Izločanje je nasproten korak: odstranitev tistega, česar arhiv ni izbral in čemur je rok hrambe potekel. Izraza izhajata iz istega zakona in se zato v pogovoru pogosto znajdeta v istem stavku, čeprav pomenita nasprotno.
Od kod komisija in strokovna navodila arhiva
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) izločanje ureja v 13.a členu: »Izvirno dokumentarno gradivo, ki so mu potekli predpisani roki hranjenja in nima več pomena za tekoče poslovanje javnopravne osebe in nima lastnosti arhivskega gradiva v skladu s pisnimi strokovnimi navodili pristojnega arhiva, se lahko izloči in uniči.« Za sam postopek je pristojna komisija, ki izločitev in uničenje dokumentira z zapisnikom na podlagi popisa gradiva.
Prav ta določba je vir predstave, da je izločanje uraden, večstopenjski postopek s komisijo in navodili arhiva. Besedilo člena pa govori izrecno o javnopravni osebi, ne o gospodarski družbi ali samostojnem podjetniku.
Za koga to velja: javnopravna oseba, ne vaše podjetje
ZVDAGA v 2. členu javnopravno osebo opredeli kot državne organe, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne in fizične osebe, ki so nosilke javnih pooblastil ali izvajalke javnih služb. Navadno gospodarsko podjetje, ki nima javnega pooblastila in ne opravlja javne službe, v ta krog ne sodi.
Za tako podjetje komisija in pisna strokovna navodila arhiva niso predpisana obveznost. Izjema so podjetja, ki dejansko izvajajo javno službo ali imajo javno pooblastilo, na primer na področju gospodarskih javnih služb; za njih se vprašanje javnopravnosti presoja posebej in tu ni obravnavano.
Kaj torej dejansko velja za vaše gradivo
Za navadno podjetje ne odloča ZVDAGA, ampak predpis, ki ureja prav tisto vrsto dokumentacije. Za kadrovsko gradivo to pomeni roke hrambe kadrovske dokumentacije, za računovodsko pa roke hrambe računovodske dokumentacije. Ko rok iz teh predpisov poteče, se pridruži še ena obveznost: osebni podatki, za katere ne obstaja več pravna podlaga, morajo biti izbrisani takoj, ne glede na to, ali gre za kadrovsko gradivo ali za katero koli drugo.
Izločanje za podjetje torej ni javni postopek, ki bi vam ga predpisal kdo drug, ampak lastna odločitev. Nihče je ne bo preveril namesto vas, zato je vredno, da jo sprejmete premišljeno in jo tudi zabeležite.
Kaj preverite, preden karkoli uničite
Rok hrambe mora biti resnično potekel po predpisu, ki ureja prav to vrsto gradiva, ne po vtisu, kako dolgo gradivo že stoji v omari. Rok hrambe kadrovske dokumentacije se razlikuje od roka za računovodsko gradivo, ta pa od splošnega pravila, zato mešanje rokov med seboj pogosto pripelje do prezgodnjega uničenja.
Tudi če je prvotni rok potekel, lahko gradivo vseeno potrebujete iz drugega razloga: odprt spor, revizija, zavarovalniški zahtevek ali tekoč postopek podaljšajo potrebo po hrambi ne glede na to, kaj pravi splošni rok.
Preverite tudi, ali ima gradivo morda lastnosti arhivskega gradiva. Zasebno arhivsko gradivo nastane, kadar je gradivo zasebnopravne osebe s takimi lastnostmi po zakonu ali z odločbo pristojnega arhiva izrecno določeno kot tako. V praksi se to zgodi redko, denimo pri gradivu s posebnim zgodovinskim ali dokaznim pomenom. Ob dvomu gradiva ne uničite, dokler ga ne razjasnite.
Recimo, da v arhivu najdete fascikel starih ponudb strankam, ki niso pripeljale do posla in stojijo tam že vrsto let. Če zanje pri vas dejansko ne velja noben poseben rok hrambe in nimajo lastnosti arhivskega gradiva v zgoraj opisanem pomenu, je odločitev, da jih odstranite, vaša: dokumentirana in izvedena na enak način kot pri vsakem drugem gradivu, ki mu je rok potekel.
Kdaj gradivo vseeno pristane pri Arhivu RS
Kljub temu obstaja primer, ko gradivo navadnega podjetja dejansko konča pri Arhivu Republike Slovenije. Če delodajalec preneha obstajati in nima pravnega naslednika, evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa, torej gradivo, ki se sicer hrani trajno, prevzame prav Arhiv RS. To je izjema ob prenehanju podjetja, ne redno pravilo za tekoče poslovanje.
Podjetja, ki se s tem vprašanjem ne želijo ukvarjati šele takrat, gradivo raje že vnaprej predajo v hrambo pri zunanjem izvajalcu, ki poskrbi, da je vse na enem mestu in urejeno ne glede na to, kaj se s podjetjem zgodi v prihodnje.
Kako izločanje v praksi izgleda za podjetje
Ko je gradivo enkrat razčiščeno (rok je resnično potekel, druge podlage za hrambo ni in gradivo nima arhivskih lastnosti), je vredno zapisati, kaj je bilo odstranjeno in zakaj. Brez takega zapisa se čez leta ne da več preveriti, na kakšni podlagi je bilo gradivo uničeno, kar postane težava predvsem takrat, ko se komu zdi, da bi moralo gradivo še obstajati.
Varno uničenje po preteku roka hrambe naj bo dogovorjeno in sledljivo, ne le vrženo v koš za papir: poskrbi za razrez po ustreznem varnostnem razredu in izda potrdilo z datumom, količino in načinom uničenja, kar je edini dokaz, da je bilo gradivo dejansko odstranjeno in ne le premaknjeno.
Kje se ustavi splošno pravilo
Za koga velja uradni postopek izločanja in kaj namesto tega velja za navadno podjetje, je zdaj jasno. Ali je rok za točno določen dokument v vašem podjetju dejansko že potekel, pa je odvisno od predpisa, ki ureja prav to vrsto gradiva, in tega vam noben splošen pregled ne more povedati namesto vas.
Enako velja za vprašanje, ali ima kako posamezno gradivo morda vendarle lastnosti arhivskega gradiva: to je vprašanje za konkreten primer, ne za splošno pravilo. Panožni predpisi, na primer za finančne storitve ali zdravstvo, dodajo svoje obveznosti, ki tu niso obravnavane.
Za presojo teh vprašanj je na voljo uskladitev z Arhivom RS in priprava internih pravil, kadar splošno pravilo ne zadošča.
Kaj to pomeni za vaš arhiv
Brez klasifikacijskega načrta in internega akta o hrambi je vsaka odločitev o izločanju sama zase: nekdo se mora vsakič znova spomniti, kateri predpis velja, kdaj je rok potekel in kaj od tega je treba preveriti. Z urejenim popisom in internim aktom o hrambi ta presoja postane rutina, ne enkratna akcija pod pritiskom polne omare.
Če imate pred sabo konkretno gradivo in ne veste, ali sodi med tisto, ki ga lahko izločite, je najhitreje, da o njem preprosto spregovorimo. Za to nam pošljite povpraševanje.