Priprava arhiva na inšpekcijski pregled: kaj preverja inšpektor
Vprašanje redko pride od znotraj. Postavi ga nov direktor, revizor, kupec podjetja ali matična organizacija: bi naš arhiv prestal inšpekcijski pregled? Odgovor se običajno začne z naštevanjem tega, kar bi bilo treba urediti, čeprav bi se moral začeti drugje. Najprej je vredno vedeti, kdo bi sploh prišel in kaj ta oseba po zakonu sme pogledati.
Oba odgovora sta ožja, kot večina pričakuje. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih pooblastila arhivskega inšpektorja našteje po točkah, in te točke so v praksi celoten obseg obiska. Kdo je pod tem nadzorom, pa je zapisano v eni sami vrstici, ki jo je vredno prebrati počasi.
Kdo opravlja arhivski inšpekcijski nadzor
Ne arhiv. To je prvo presenečenje za skoraj vsakogar, ki se s tem sreča prvič. Arhiv Republike Slovenije je strokovna ustanova, ki gradivo prevzema, svetuje in izdaja navodila. Inšpekcijski nadzor nad izvajanjem predpisov, ki urejajo arhive in arhivsko gradivo, pa opravlja Inšpektorat Republike Slovenije za kulturo in medije, ki v isti hiši pokriva tudi kulturno dediščino, medije in knjižničarstvo.
Pooblaščena oseba za ta nadzor je inšpektor za področje arhivske dejavnosti. Poleg splošnih pogojev, ki veljajo za vsakega inšpektorja, mora izpolnjevati še dva posebna: opravljen strokovni izpit iz arhivistike in najmanj deset let delovnih izkušenj v arhivu.
Ta podatek spremeni, kako si je smiselno predstavljati obisk. Pri vas ne bo splošni nadzornik s seznamom vprašanj, ampak nekdo, ki je desetletje delal prav s takim gradivom, kot ga imate vi. Tak človek presoja po stanju gradiva in po tem, ali obstaja zapis o ravnanju z njim. Mapa s pravilniki je pri tem šele začetek, ne pa odgovor.
Ali arhivski inšpektor sploh lahko pride k vam
Na to vprašanje odgovori zakon sam, in to v drugi točki prvega odstavka 77. člena, ki med pooblastili inšpektorja navaja pooblastilo »nadzirati izpolnjevanje obveznosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva javnopravnih oseb iz 39. člena tega zakona in zasebnih arhivov«.
Naslovnika sta torej dva in oba sta poimenovana. Prvi so javnopravne osebe, katerih temeljno dolžnost 39. člen v prvem odstavku zapiše takole: »Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo.« Drugi naslovniki so zasebni arhivi. Vsi drugi v tej vrstici ne nastopajo.
Zasebno gradivo v ta režim vstopi po eni sami poti, in ta je zapisana v 44. členu: »Državni arhiv z odločbo razglasi zasebno dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, za arhivsko gradivo.« Odločba navede lastnika ter vsebino, obseg in čas nastanka tega gradiva, skupaj z obveznostmi, ki jih lastnik s tem prevzame.
Šele s tako odločbo nastane položaj, ki ga inšpektor nadzoruje, obveznosti lastnika pa od tam naprej določa 45. člen. Če odločbe ni, ni ne teh obveznosti ne nadzora nad njimi.
Brez take odločbe teh dolžnosti ni. Za povprečno gospodarsko družbo, ki hrani svoje pogodbe, kadrovske mape in računovodske spise, to pomeni, da arhivski inšpektor ni organ, ki bi njeno hrambo nadziral. Do enakega sklepa smo prišli z druge strani že v prispevku o tem, kaj velja za podjetja pri izločanju dokumentarnega gradiva, kjer je ta razmejitev razdelana podrobneje.
To ni razlog za olajšanje in tudi ne za brezbrižnost. Ohranjanje, materialna varnost, celovitost in urejenost so lastnosti, ki jih ima dobro voden arhiv ne glede na to, kdo ga vodi in kdo ga sme pogledati. Prav v tej vlogi so uporabne tudi za podjetje, pri katerem se nadzor nikoli ne bo oglasil.
Kaj sme inšpektor pregledati in kaj lahko zahteva
77. člen pooblastila našteje in s tem precej natančno opiše, kako obisk poteka. Poleg pooblastil, ki jih ima vsak inšpektor po predpisih o inšpekcijskem nadzorstvu, sme arhivski inšpektor pregledovati objekte, prostore in opremo, v katerih se hrani dokumentarno in arhivsko gradivo, in to izrecno v skladu s 36. členom zakona.
Sme nadzirati izpolnjevanje obveznosti varstva gradiva pri naslovnikih, opisanih zgoraj. Sme zahtevati pisna pojasnila in izjave od odgovornih oseb zavezancev v zvezi s predmetom nadzorstva. In sme pregledovati ter zahtevati vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na ravnanje z arhivskim in dokumentarnim gradivom. Celotno besedilo je prosto dostopno v prečiščenem besedilu zakona v pravno-informacijskem sistemu, če ga želite prebrati sami.
Prvo in drugo pooblastilo večine ljudi ne presenetita. Tretje in četrto pa sta tisti, na kateri organizacije praviloma niso pripravljene. Zahteva po pisnem pojasnilu pomeni, da mora nekdo pri vas znati odgovoriti za ravnanje z gradivom, in to s podpisom. Zahteva po vpogledu v dokumentacijo o ravnanju z gradivom pa pomeni nekaj, kar je vredno prebrati dvakrat: predmet ogleda tam ni gradivo, ampak zapis o tem, kako z gradivom ravnate.
Prostor in police lahko pospravite v enem popoldnevu. Zapisa o ravnanju z gradivom ne morete.
Prostor in oprema: kaj pomeni materialno varstvo
36. člen, na katerega se sklicuje prvo pooblastilo, v drugem odstavku določa: »Arhivsko gradivo v fizični obliki se trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo).«
Ta stavek je uporabnejši, kot se zdi, ker nevarnosti našteje poimensko. Po njem lahko svoj arhivski prostor prehodite v desetih minutah in si sproti odgovarjate. Voda je cev, ki teče nad policami, in spodnja škatla, ki stoji neposredno na tleh. Požar je edini izhod skozi kotlovnico in kartonske škatle ob elektroomarici. Vlom je ključ, ki visi na kljuki, ker prostor uporablja tudi čistilni servis.
Biološki vplivi so vlaga in tisto, kar v njej zraste, kar se najprej pokaže na hrbtiščih registratorjev ob zunanji steni. Fizikalni vplivi so neposredna svetloba iz kletnega okna in gradivo, ki se prenaša v naročju, ker vozička ni. Nobena od teh ugotovitev ne zahteva strokovnjaka, zahteva pa, da nekdo v ta prostor sploh stopi z namenom, da pogleda.
Kar v tem odstavku namenoma ni zapisano, je prav tako pomembno. Zakon ne navede nobene številke: ne stopinj, ne odstotka zračne vlažnosti, ne zahteve glede polic ali njihove obremenitve. Podrobnejše pogoje hrambe arhivskega gradiva predpiše vlada s posebnim predpisom. Odsotnost številke v zakonu torej ni dovoljenje, da nevarnost spregledate, in tudi ne opravičilo za nakup opreme, ki naj bi ustrezala neki zakonski vrednosti. Take vrednosti v tem členu ni.
Kjer prostora, ki bi te nevarnosti obvladal, preprosto ni, je to poslovna odločitev in ne pravna. Ena od možnosti je hramba v arhivskem centru, urejenem prav za ta namen, kjer so naštete nevarnosti obvladane že s samo zasnovo prostora.
Dokumentacija o ravnanju z gradivom
Četrto pooblastilo je tisto, ki se pripravlja vnaprej ali pa nikoli. Vprašanje, ki stoji za njim, je preprosto: znate pokazati, kaj hranite, kje je to, kaj ste iz zbirke odstranili in na podlagi česa, ter po katerih pravilih gradivo zajemate v digitalno obliko?
Na prvi del odgovarja popis dokumentacije in to, kaj mora vsebovati. Na drugega odgovarja zapis o izločanju in uničenju, torej kdo je odločil, na kateri podlagi in kdaj. Na tretjega odgovarjajo notranja pravila e-hrambe in vprašanje, koga sploh zavezujejo. Vsak od teh instrumentov je razdelan v svojem prispevku, ker vsak od njih zasluži lastno obravnavo.
Bistveno pri pripravi pa je nekaj drugega. Zapis, ki nastane potem, ko je zahteva že prispela, je vreden bistveno manj od skromnega zapisa, ki obstaja že ves čas. Razlog ni formalen. Prvega ni mogoče preveriti ob gradivu, ker je bil narejen po spominu in po tem, kar je ostalo v škatlah. Drugega je mogoče preveriti, in prav to ga naredi verodostojnega.
V praksi je tak sproti voden zapis presenetljivo skromen. Vsaka tehnična enota, torej škatla, fascikel ali polica, ima oznako, ki se ne spreminja. Ob njej stoji vrstica, ki pove, kaj je v njej, iz katerega obdobja je to in kdo v podjetju za to vsebino odgovarja. Vsak poseg v zbirko dobi datum in ime: kdaj je gradivo prišlo, kdaj je bilo preseljeno, kdaj izločeno in na podlagi česa. Ena preglednica in dosledno lepljenje oznak sta pogosto vse, kar je za to potrebno.
Kar tak zapis loči od naknadno sestavljenega, ni obseg, ampak sled. Vrstica z datumom in imenom je bila napisana takrat, ko se je nekaj zgodilo, in jo je mogoče postaviti ob gradivo, ki ga opisuje. Prav zato je skromna, sproti vodena evidenca boljša priprava kot obsežen dokument, sestavljen v tednu pred obiskom.
Kaj lahko inšpektor odredi, če kaj ni v redu
Zakon v 78. členu poleg splošnih ukrepov predvideva še posebne. Kadar javnopravna oseba javnega arhivskega gradiva ni izročila v zakonsko določenem roku, ji inšpektor »lahko odredi z odločbo izročitev gradiva in določi novi rok«. Kadar ugotovi neposredno nevarnost poškodovanja ali že nastalo škodo na gradivu, »odredi rok, v katerem se mora taka nevarnost odpraviti, oziroma odredi ukrepe za odpravo škode oziroma za njeno zmanjšanje«.
Najostrejši ukrep pa je vezan na točno določenega naslovnika. Če inšpektor ugotovi, da zaradi nepravilnega ravnanja oziroma rabe ali opustitve dolžnega ravnanja z gradivom »pri javnopravnih osebah obstaja nevarnost njegovega poškodovanja«, lahko tako ravnanje prepove in odredi potrebne ukrepe za zagotovitev varstva. V tem primeru lahko z odločbo tudi začasno odvzame posest in gradivo prepusti v začasno hrambo pristojnemu arhivu.
Beseda »javnopravnih« pri tem ne stoji nekje v uvodnem delu člena, ampak v operativnem stavku najstrožjega ukrepa. Prepoved ravnanja in začasni odvzem posesti sta torej vezana na isti krog naslovnikov kot pooblastila sama, in to neodvisno od tega, kako slabo je gradivo shranjeno drugje.
Vsi ti ukrepi so upravne odredbe z roki, ne kazni. To je pomembna razlika, ker povsem spremeni, kaj se od organizacije pričakuje: ne plačilo, ampak izvedba nečesa v določenem času. Kazenske določbe zakon sicer ima. Tista, ki zadeva ravnanje z gradivom ob statusni spremembi oziroma prenehanju javnopravne osebe, se veže na položaj, v katerem gradivo ostane brez znanega pravnega naslednika. Zavezuje torej tistega, ki tako spremembo izvaja, in se ne napaja iz stanja arhiva ali iz izida obiska.
Kaj se splača urediti, tudi če inšpektor ne bo prišel
Vse, kar našteta pooblastila preverjajo, je hkrati tisto, kar naredi arhiv uporaben za organizacijo samo: gradivo, ki mu fizično nič ne grozi, zapis o tem, kaj je v njem, zapis o tem, kaj je bilo iz njega odstranjeno in zakaj, ter oseba, ki za to zna odgovoriti.
Prav te lastnosti pa od podjetja zahteva vrsta položajev, ki z nadzorom nimajo nobene zveze. Skrbni pregled pred prodajo ali dokapitalizacijo, ko mora nekdo v nekaj tednih pokazati pogodbe iz zadnjega desetletja. Revizija, ki išče točno določen spis. Selitev v manjše prostore, kjer se je treba odločiti, kaj gre s seboj. Menjava lastnika. In najpogostejši od vseh, odhod edine osebe, ki je vedela, kje kaj leži, po katerem organizacija ostane z gradivom, ki ga nihče ne zna brati.
V vseh teh položajih se izkaže isto: urejenost arhiva ni vprašanje predpisa, ampak vprašanje, ali podjetje pride do svoje lastne dokumentacije takrat, ko jo potrebuje. Kdo bi jo utegnil pregledati, je ob tem drugotno.
Če ne veste, v kakšnem stanju je vaše gradivo, se pogovor najlaže začne prav pri tem. Kaj sploh hranite, v kakšnem prostoru to stoji in kaj bi bilo treba narediti, da bi bilo gradivo mogoče popisati in zagovarjati. Svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije se začne s pregledom stanja, ne s ponudbo.