Menjava računovodskega servisa: kaj se zgodi z dokumentacijo

Menjava računovodskega servisa: kaj se zgodi z dokumentacijo

Ko podjetje zamenja zunanji računovodski servis, obveznost hrambe poslovnih knjig in listin ostane pri podjetju. Servis je knjige vodil za podjetje, zakon pa obveznost nalaga podjetju samemu. Ob menjavi zato od dosedanjega servisa prevzamete, kar ta hrani: papirne listine, podatke v računovodskem programu in dostope, ki ste mu jih dali. Prevzamete jih v obliki, ki jo boste lahko brali še leta. Kako in do kdaj servis gradivo preda, ureja pogodba med vami.

Najlaže je vse to urediti v odpovednem roku, dokler dosedanji servis z vami še sodeluje.

Kdo mora hraniti poslovne knjige in listine

Prvi odstavek 54. člena Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, da morajo družbe in podjetniki voditi poslovne knjige, če zakon ne določa drugače. Šesti odstavek istega člena gre dlje: poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila, ki jih ta odstavek navaja, je treba trajno hraniti. Knjigovodske listine se po istem odstavku lahko hranijo samo določeno časovno obdobje. Določbo si lahko preberete v prečiščenem besedilu ZGD-1 na portalu PISRS.

Davčni predpisi obveznost vežejo na iste osebe, rok hrambe pa določajo po svoje. Po prvem odstavku 31. člena Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2) so osebe, ki so dolžne voditi poslovne knjige in evidence, te dolžne voditi tudi za namene zakonov o obdavčenju. Prvi odstavek 32. člena določa, da se ta dokumentacija hrani do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanaša. Kako se ta rok bere v praksi, je razloženo v članku o rokih hrambe pogodb.

Za račune prvi odstavek 86. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) zahteva, da vsak davčni zavezanec zagotovi hrambo kopij računov, ki jih izda sam ali jih zanj izda njegov kupec, naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun, ter vseh računov, ki jih prejme. Če je servis račune izdajal v vašem imenu in za vaš račun, sodijo tudi te kopije med račune, katerih hrambo morate zagotoviti. Obliko, roke in kraj hrambe obravnava članek o hrambi e-računov.

Vse navedene določbe nalagajo obveznost podjetju oziroma davčnemu zavezancu. Zunanjega računovodskega servisa ne omenjajo in ne določajo roka, v katerem mora servis ob koncu sodelovanja kaj predati. To ureja pogodba. Če pogodba o tem molči, se o roku, obsegu in stroških predaje dogovorite pisno, preden sodelovanje preneha.

Za menjavo to pomeni: če poslovna knjiga ostane le v programu dosedanjega servisa, obveznost hrambe ni prešla nanj. Ostala je pri vas, le gradiva nimate več pri roki.

Najprej popišite, kaj je pri dosedanjem servisu

Preden se dogovarjate o predaji, sestavite seznam gradiva, ki je pri servisu. Brez njega ne veste, kaj zahtevati, in ne morete preveriti, ali ste vse dobili. Ne izhajajte iz tega, kaj servisi običajno hranijo, ampak iz tega, kako je bilo dogovorjeno pri vas. Preverite, ali so pri servisu:

• papirni izvirniki in registratorji: prejeti in izdani računi, bančni izpiski, pogodbe in druge knjigovodske listine, ki ste jih pošiljali v knjiženje;
• podatki v računovodskem programu: glavna knjiga, analitične evidence, na primer saldakonti in register osnovnih sredstev, ter knjižbe po letih;
• e-računi in njihove priloge, če so prihajali neposredno na servis ali v njegov program;
• obračuni plač in podatki o zaposlenih, ki jih je servis uporabljal zanje;
• oddani davčni obračuni in letna poročila s potrdili o oddaji;
• dostopi in pooblastila, ki ste jih dali servisu, na primer za portal eDavki.

Seznam pripravite po letih in po vrstah gradiva. Ob vsaki postavki zapišite, ali jo že imate tudi sami, v kakšni obliki je pri servisu (papir, datoteka ali samo zapis v programu) in kdo jo bo prevzel. Postavka brez lastnika se ob predaji izgubi najlažje.

Podatke iz programa prevzemite v berljivi obliki

Pri papirju je predaja otipljiva: registratorji zamenjajo pisarno. Pri podatkih v programu ni tako. Knjige so dosegljive, dokler imate dostop do programa, v katerem so bile vodene, zato ta del predaje potrebuje največ pozornosti.

Za davčne zavezance, ki podatke obdelujejo elektronsko, velja 38. člen ZDavP-2. Po prvem odstavku morajo na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov iz svojih elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc v urejenih strukturiranih računalniških datotekah v standardni obliki ter dostop in vpogled v te podatke. Po četrtem odstavku mora zavezanec, ki želi podatke za davčne namene obdelovati elektronsko, med drugim zagotoviti berljivost izvornih podatkov, urejeno hranjenje podatkov za predpisano obdobje in dostop do elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc tudi, če so shranjene pri drugih osebah.

Kadar podjetje podatke za davčne namene obdeluje elektronsko, je ta obveznost njegova tudi takrat, ko so knjige v programu servisa, in po menjavi jo mora izpolniti brez njega. Dobra praksa je, da ob predaji zahtevate:

• strukturiran izvoz poslovnih knjig in evidenc za vsa leta, ki jih še hranite, v obliki, ki jo lahko prebere tudi drug program;
• berljiv izpis, na primer glavno knjigo in bilance po letih v PDF, da je vsebina dostopna tudi brez programa;
• dogovor, ali vam za čas hrambe ostane dostop za branje do dosedanjega programa in pod kakšnimi pogoji.

Primer: servis vam ob koncu sodelovanja pošlje zaključne bilance za vsa leta v PDF, glavno knjigo in analitične evidence pa obdrži v svojem programu. Bilance imate, izpisa iz knjig v strukturiranih datotekah, ki ga lahko zahteva davčni organ, pa sami ne morete več pripraviti. To vrzel zapre strukturiran izvoz, dogovorjen ob predaji.

Izvoz preverite, dokler sodelovanje še teče. Datoteke odprite, stanja primerjajte z zaključnimi bilancami in preverite, ali so zajeta vsa leta. Napako, ki jo opazite v odpovednem roku, servis še lahko popravi. Če jo opazite šele, ko davčni organ zahteva izpis, ga morda ne boste mogli zagotoviti. Kdo nosi stroške izvoza in dostopa, 38. člen ne določa; to je vprašanje pogodbe.

Uredite pooblastila za eDavke in vročanje

Finančna uprava v podrobnejšem opisu Pooblaščanje pojasnjuje, da je zunanje pooblaščanje za poslovanje prek portala eDavki primerno za poslovne subjekte, ki imajo zunanje računovodstvo. Zunanje pravice ureja zakoniti zastopnik poslovnega subjekta, ki določi tudi njihovo časovno veljavnost; če datuma ne vnese, pooblastilo velja do preklica. Po istem pojasnilu zunanji pooblaščenec za eDavke ni hkrati pooblaščenec za vročanje. Tega zavezanec določi ali prekliče z vlogo na obrazcu Vrocanje-PE. Pooblastilo lahko zavezanec kadarkoli prekliče, preklic pa se mora naznaniti davčnemu organu.

Ob menjavi zato preverite oboje: katere pravice za eDavke ima dosedanji servis in ali je določen tudi za pooblaščenca za vročanje. Pooblastilo brez končnega datuma s koncem pogodbe ne preneha samo od sebe. Ko delo dosedanjega servisa preneha, mu pravice prekličite, novemu servisu pa dodelite tiste, ki jih potrebuje za svoje delo. Datum vsake spremembe zapišite, ker sodi v zapis o predaji.

Odločite, kaj se zgodi z osebnimi podatki

Kadar servis za vas obračunava plače, ima podatke o vaših zaposlenih. Splošna uredba o varstvu podatkov v 4. členu, točki 7, opredeli upravljavca kot tistega, ki določa namene in sredstva obdelave, v točki 8 pa obdelovalca kot tistega, ki osebne podatke obdeluje v imenu upravljavca. Kadar servis osebne podatke obdeluje v imenu vašega podjetja, je glede te obdelave obdelovalec, vaše podjetje pa upravljavec. Ali je tako tudi pri vas, je odvisno od dogovora in od tega, kdo določa namene obdelave.

Za obdelovalca tretji odstavek 28. člena uredbe določa, da njegovo delo ureja pogodba ali drug pravni akt. Po točki (g) tega odstavka obdelovalec v skladu z odločitvijo upravljavca po zaključku storitev izbriše ali vrne vse osebne podatke in uniči obstoječe kopije, razen če pravo Unije ali pravo države članice predpisuje shranjevanje osebnih podatkov. Po devetem odstavku istega člena je pogodba v pisni obliki, kar vključuje elektronsko obliko.

Odločitev je torej vaša, zato jo sprejmite izrecno in pisno. Smiselno je najprej vračilo, nato izbris: podatke, ki jih morate hraniti, najprej prevzamete, šele nato servis izbriše svoje kopije. Prosite za pisno potrdilo, da je odločitev izvršena, in ga hranite ob zapisu o predaji.

Če servis sporoči, da mora nekatere podatke hraniti še naprej, ker to predpisuje pravo, naj pisno navede, katere podatke zadrži in na kateri predpis se sklicuje. Tudi ta odgovor sodi k zapisu o predaji. Kaj vse mora vsebovati pogodba z obdelovalcem, je razloženo v članku o pogodbi za zunanjo hrambo dokumentov.

Predajo zapišite

Ob menjavi servisa se hkrati premaknejo papir, datoteke, dostopi in odločitve o osebnih podatkih. Dobra praksa je, da vse to zapišete v primopredajni zapisnik, ki se naslanja na seznam, sestavljen na začetku. Vanj sodijo predane papirne enote po letih, datoteke izvoza z imeni, kar ostane pri dosedanjem servisu in zakaj, spremenjena pooblastila z datumi ter odločitev o osebnih podatkih.

Kaj naj zapisnik vsebuje, da bo pozneje uporaben kot dokaz, je podrobneje opisano v članku Prevzem arhiva: kje se skrbništvo izgubi. Rok in stroške predaje ureja pogodba s servisom. Predaja tudi ni trenutek za uničevanje: kar pride nazaj, se hrani naprej po pravilih, ki veljajo zanj.

Prevzeto hranite do izteka rokov

S prevzemom se obveznost hrambe ne spremeni, spremeni se le kraj, kjer je gradivo. Poslovne knjige, bilance stanja, izkazi poslovnega izida in letna poročila iz šestega odstavka 54. člena ZGD-1 se hranijo trajno. Za knjigovodske listine in davčno dokumentacijo veljajo roki iz predpisov za posamezno vrsto dokumenta.

Za vsak del prevzetega gradiva določite, kje bo: pri vas, pri novem servisu ali v zunanji hrambi. Trajni del označite posebej, da ne pride na seznam za izločanje skupaj z listinami, ki jim je rok potekel. Izvoze hranite skupaj z navodilom, kako jih odpreti, in ne le na računalniku posameznika. Če gradivo hrani novi servis, poskrbite, da ga lahko dosežete tudi sami, sicer boste ob naslednji menjavi spet odvisni od drugega.

Na koncu imate seznam, podpisan zapisnik, berljive izvoze, urejena pooblastila in pisno odločitev o osebnih podatkih. Z njimi lahko obveznost, ki je bila ves čas vaša, izpolnite tudi brez dosedanjega servisa.

Kje pri tem pomaga ARHIVSERVIS

Prevzeto računovodsko gradivo je treba urediti, popisati in mu določiti mesto. ARHIVSERVIS pri storitvi optimizacije upravljanja z dokumentacijo navaja pregled obstoječih praks, vključno s fizičnim in digitalnim arhiviranjem, med povezanimi procesi pa računovodstvo in sistematično upravljanje računovodskih dokumentov in poročil.

Pri svetovanju in podpori za urejenost dokumentacije navaja popis dokumentacije, določitev rokov hrambe in podporo pooblaščencu za varstvo podatkov. Za gradivo, ki ga ne želite hraniti sami, celovita hramba dokumentov po navedbah ponudnika obsega pregled in prevzem, razvrstitev in popis, hrambo v arhivskih centrih ter dostavo na zahtevo.

Pogodba z računovodskim servisom in obveznost hrambe ostaneta vaši. Če želite, da prevzeto gradivo dobi popis in stalno mesto, nam pošljite povpraševanje.