Optimizacija storitev upravljanja z dokumentacijo

Ko želite več od obstoječih virov – več učinkovitosti, manj stroškov in brez nepotrebnega balasta. V ARHIVSERVIS pomagamo organizacijam oblikovati učinkovit, pregleden in trajnosten sistem ravnanja z dokumenti.

Naše storitve optimizacije

Pregled obstoječih praks

Analiza tokov dokumentacije, vključno z internimi postopki, fizičnim in digitalnim arhiviranjem.

Racionalizacija delovnih tokov

Odprava podvajanj, zmanjšanje administrativnih obremenitev, vzpostavitev jasnih odgovornosti.

Zmanjšanje obsega dokumentacije

Identifikacija nepotrebnega gradiva, določitev rokov hrambe, predlogi za izločanje

Vzpostavitev nadzornih točk

Določitev meril za spremljanje uspešnosti upravljanja z dokumentacijo.

Optimizacija arhiva

Fizični arhiv

zboljšanje preglednosti, konsolidacija lokacij in optimizacija prostora za shranjevanje dokumentov.

Digitalni arhiv

Prehod v brezpapirno poslovanje, vzpostavitev e-hrambe in digitalizacija obstoječih dokumentov.

Trajnostno upravljanje

Zmanjšanje porabe papirja, energije, prostora in vpliva na okolje z optimiziranimi procesi.

Krožni model dokumentacijskega toka

Nastanek dokumenta

Optimizacija procesa ustvarjanja in zajema dokumentov

Izločanje/uničenje

Varno odstranjevanje dokumentov po preteku roka hrambe.

Obdelava in distribucija

Učinkovit pretok informacij med oddelki in sistemi.

Arhiviranje

Sistematično shranjevanje z jasnimi pravili dostopa.

Kdaj je optimizacija nujna?

Kopičenje dokumentov

Ko se dokumenti kopičijo, a jih nihče več ne najde.

Pomanjkanje vpogleda

Ko nimate vpogleda, kateri dokumenti so zakonsko pomembni.

Visoki stroški

Ko imate visoke stroške arhiviranja in tiskanja.

Digitalna transformacija

Ko želite vzpostaviti brezpapirno poslovanje in uskladitev z zakonodajo.

Pogosta vprašanja

Koliko časa traja projekt optimizacije?

Odvisno od velikosti in kompleksnosti organizacije. Običajno od 2 do 6 tednov, po uvodni analizi.

Ali gre za enkratni ali dolgoročni proces?

Optimizacija je lahko projekt z dolgoročnimi učinki, lahko pa jo nadgradimo v stalno svetovanje in spremljanje.

Ali vključuje tudi digitalizacijo dokumentov?

Da – optimizacija pogosto vključuje pripravo strategije za digitalizacijo in vzpostavitev e-hrambe.

Ali sodelujete tudi z IT službo ali zunanjimi ponudniki programske opreme?

Seveda. Prilagodimo se obstoječim sistemom in sodelujemo z vašimi IT oddelki ali zunanjimi partnerji.

Kako veste, kateri dokumenti so pomembni?

Uporabimo metode določanja BDO (bistvenih dokumentov organizacije), klasifikacije in rokov hrambe v skladu z zakonodajo.

Ali je optimizacija smiselna tudi za manjše organizacije?

Absolutno – manjši arhivi so pogosto neurejeni in nepregledni, zato lahko optimizacija prinese takojšne rezultate z nizkimi stroški.

Povezava z ostalimi procesi

Nabava in prodaja

Optimizacija dokumentacije v nabavnih in prodajnih procesih.

Kadri

Učinkovito upravljanje kadrovske dokumentacije in osebnih map.

Računovodstvo

Sistematično upravljanje računovodskih dokumentov in poročil.

IT oddelek

Integracija z obstoječimi IT sistemi in programsko opremo.

Kontaktirajte nas

080 48 45

2-6

Brezplačna številka

Pokličite nas za brezplačno svetovanje.

Tedni optimizacije

Povprečen čas trajanja projekta.

100%

Zadovoljstvo strank

Naša zaveza kakovosti storitev.

Prepustite nam, da iz vaših obstoječih virov ustvarimo učinkovit sistem. Red, preglednost in učinkovitost niso razkošje – so standard.