Obseg digitalizacije arhiva: kaj izmeriti in kaj izpustiti

Obseg digitalizacije arhiva: kaj izmeriti in kaj izpustiti

Število škatel v kleti ne pove, koliko bo stala digitalizacija arhiva. Ponudnik ne ocenjuje prostora, ki ga gradivo zaseda, temveč delo, ki ga bo z njim imel: koliko strani bo šlo skozi skener, koliko jih je treba prej pripraviti, po čem bo posamezen dokument pozneje najden in kaj se zgodi s papirjem, ko je delo končano.

Pri ARHIVSERVIS je cena digitalizacije odvisna od obsega, zahtevnosti, števila indeksov in dodatnih storitev, ponudbo po meri pa pripravijo po analizi. Večino teh podatkov imate v rokah vi, ostalo so odločitve, ki jih ponudnik ne more sprejeti namesto vas. Kdor jih razčisti pred povpraševanjem, dobi ponudbo za svoj projekt in ne za povprečen projekt, ki si ga je moral ponudnik zamisliti.

Izmerite gradivo, ne škatel

Izhodišče je popis dokumentacije, ki pove, katere enote gradiva imate in kje stojijo. Za digitalizacijo mu dodajte podatek, ki ga popis ne potrebuje: koliko strani bo delo dejansko zajelo. Škatle istega tipa so lahko napolnjene zelo različno, zato število strani ocenite tako, da preštejete vsebino nekaj značilnih škatel iz vsake vrste gradiva, in ne po občutku.

Hkrati arhiv razdelite na skupine, ki se bodo obravnavale različno. Ločeno skupino upravičuje vsaka razlika, ki spremeni delo ali odločitev: drug format listov, obojestransko popisani listi, priloge, pripete k osnovnemu dokumentu, ali to, da gradivo še uporabljate pri tekočem delu. Računovodske listine, ki jih sodelavci še uporabljajo, in zaključeni projektni dosjeji iz kleti so za ponudnika različne naloge, tudi če stojijo v enakih škatlah.

To je operativna priprava pred povpraševanjem. Brez nje ponudnik obseg ugiba namesto vas.

Opišite stanje in obliko gradiva

Pri ARHIVSERVIS sta prevzem in priprava gradiva samostojen korak pred skeniranjem. Koliko dela je v njem, je odvisno od lastnosti, ki jih iz zaprte škatle ni videti, zato jih zapišite za vsako skupino posebej.

Zapišite, ali so listi ohlapni, speti, vloženi v mape in registratorje ali trajno vezani v knjige. Zapišite, ali so med njimi večji formati, fotografije ali drugi listi, ki od ostalih odstopajo po velikosti ali papirju. In zapišite, ali je kaj poškodovanega, zlepljenega ali tako krhkega, da zahteva posebno ravnanje.

Ti podatki sodijo v povpraševanje, ker od njih je odvisno, kaj se mora zgoditi, preden list sploh pride do skenerja. Ponudnik, ki jih ne vidi, mora domnevati. Pri vezanem gradivu je treba vnaprej odločiti še, ali se vez sme odstraniti, in to odločitev sprejme lastnik gradiva.

Odločite o globini indeksacije

Indeksacija določa, po čem boste dokument pozneje našli. Indeksirate lahko škatlo, mapo ali posamezen dokument, za izbrano enoto pa zapišete polja, ki jih boste pri iskanju potrebovali: vrsto dokumenta, datum, stranko, številko pogodbe ali oddelek.

To je odločitev naročnika in hkrati velik del ponudbe. ARHIVSERVIS dokumente poimenuje po pravilih naročnika, digitalna obdelava pri njem obsega OCR, črtne kode in metapodatke, število indeksov pa sodi med dejavnike cene. Dodatno polje je delo pri vsakem dokumentu, polje, ki manjka, pa pomeni iskanje pozneje.

Predpis o tem govori v 13. členu Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki vsako obliko digitalizacije šteje za pretvorbo in zajem gradiva, ki je izvirno nastalo v fizični ali elektronski analogni obliki. Besedilo 13. člena samo ne pove, koga zavezuje. Za podjetje ga je zato smiselno brati kot opis tega, kar zajema zanesljiv postopek digitalizacije, ali ga določba zavezuje tudi neposredno, pa je odvisno od njegovega položaja.

Po tej določbi postopek digitalizacije vključuje najmanj evidentiranje vseh enot gradiva ter pravilno pretvorbo in zajem, ki obsega vse ključne vsebinske podatke in vse potrebne metapodatke, med drugim tiste, ki zagotavljajo celovitost, avtentičnost in uporabnost gradiva z možnostjo identifikacije enot.

Določba torej zahteva potrebne metapodatke, ne pove pa, koliko polj naj ima enota in na kateri ravni naj se indeksira. Globino izberite po tem, kdo bo gradivo uporabljal in kako bo iskal. Računovodja, ki išče račun po številki, potrebuje druga polja kot pravna služba, ki išče vse o določeni pogodbi.

Preverite, ali so v gradivu osebni podatki

Kadrovske mape, pogodbe s fizičnimi osebami in dosjeji strank so tipični primeri gradiva z osebnimi podatki, in ta del arhiva se v projektu obravnava drugače.

Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 4, točka 2 med dejanji obdelave našteva tudi beleženje, urejanje, strukturiranje in shranjevanje. Skeniranje in indeksiranje gradiva z osebnimi podatki je torej obdelava.

Kadar jo za organizacijo opravi ponudnik, velja člen 28(1): upravljavec sodeluje zgolj z obdelovalci, ki zagotovijo zadostna jamstva za izvedbo ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov. Po členu 28(3) obdelavo s strani obdelovalca ureja pogodba, ki med drugim določa, da so osebe, ki podatke obdelujejo, zavezane k zaupnosti, in da obdelovalec po koncu storitve podatke po odločitvi upravljavca izbriše ali vrne ter uniči obstoječe kopije.

Za povpraševanje iz tega sledi, da skupine z osebnimi podatki označite, da pogodbo o obdelavi obravnavate kot del naročila in ne kot formalnost po podpisu ter da se odločite, kje bo delo potekalo. ARHIVSERVIS lahko digitalizacijo izvede tudi pri naročniku, s prenosno opremo in svojo ekipo.

Dogovorite kontrole in zapise o postopku

Isti 13. člen med sestavinami postopka digitalizacije našteva tudi samodejno ali ročno kontrolo pravilne izvedbe z namenom odprave napak oziroma odstopanj, evidentiranje digitaliziranega gradiva in hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki zagotavljajo zanesljiv zajem. Po tretjem odstavku istega člena mora biti za pravilno izvajanje postopka imenovana odgovorna oseba.

V povpraševanju zato vprašajte, kako bodo strani preverjene, kakšen zapis o opravljenem delu boste prejeli skupaj z datotekami in kdo bo pri ponudniku odgovoren za postopek. Pri sebi določite osebo, ki bo projekt vodila in odgovarjala na vprašanja med delom. Kontrole in dokumentacija v ponudbi niso samoumevne, zato naj bodo v njej izrecno navedene.

Pri tem odloči namen projekta. Digitalizacija, ki naj gradivo le približa uporabnikom, in digitalizacija, po kateri naj papir odide iz hiše, sta različni naročili. Ali se sme papirni izvirnik po digitalizaciji zavreči, je ločeno vprašanje, za katero veljajo lastni zakonski pogoji. Razčistite ga, preden določite zahtevano kakovost, ne potem.

Izločite, česar ne boste digitalizirali

Najcenejša stran je tista, ki je ni treba skenirati. Pri presoji, kaj pustiti zunaj projekta, pomagajo roki hrambe in pravila o osebnih podatkih.

Gradivo, ki mu je rok hrambe že potekel, ni kandidat za skeniranje, temveč za odločitev o izločitvi. Kaj pri tem velja za podjetje, pojasnjuje članek o izločanju dokumentarnega gradiva, gradivo pa nato odide v varno uničenje po preteku roka hrambe, o katerem ARHIVSERVIS izstavi potrdilo z datumom, količino in načinom uničenja.

Kadar tako gradivo vsebuje osebne podatke, velja še člen 5(1)(e) splošne uredbe: osebni podatki se v obliki, ki dopušča identifikacijo, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Skeniranje bi njihovo hrambo le preneslo v drugo obliko.

Gradivo, ki ga redko potrebujete in mu rok hrambe kmalu poteče, pogosto ni vredno skeniranja v celoti. Smiselnejša je lahko hramba pri zunanjem izvajalcu, pri kateri ARHIVSERVIS dokumentacijo hrani v svojih arhivskih centrih in omogoča dostop do nje na zahtevo, tudi v digitalni obliki. Skeniran je tako le dokument, ki ga kdo res potrebuje.

Podvojene kopije, prazni obrazci in kopije dokumentov, katerih izvirnik se hrani drugje, so kandidati za izpust. Posebej presodite gradivo, ki bi lahko imelo trajen pomen za zgodovino ali za pravni interes, saj Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 2. členu tako opredeli arhivsko gradivo. Takega gradiva ne uvrstite v projekt, po katerem naj papir odide, dokler to ni razčiščeno.

Pred povpraševanjem razčistite še to

Ko so skupine, stanje, indeksacija, osebni podatki in kontrole znani, ostane še nekaj odločitev, ki jih ponudnik ne more sprejeti namesto vas:

• namen projekta: lažji dostop do gradiva ali nadomestitev papirja,
• katere skupine so v projektu in katere ostanejo zunaj,
• shema indeksacije: raven in polja,
• kje bo delo potekalo, pri ponudniku ali v vaših prostorih,
• kaj se po digitalizaciji zgodi s papirjem: vrnitev, prevzem v hrambo ali varno uničenje,
• kam gredo datoteke in ali se morajo povezati z obstoječim sistemom,
• kdo je pri vas odgovoren za projekt,
• ali je potrebna pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

S temi odgovori ima povpraševanje obliko, ki jo je mogoče oceniti: ponudnik ve, kaj bo prejel, kaj mora z gradivom narediti in kaj vam mora vrniti.

Digitalizacija pri ARHIVSERVIS

Storitev digitalizacija dokumentov in procesov se pri ARHIVSERVIS začne z analizo dokumentacije, v kateri ocenijo obseg, tip in status gradiva. Sledijo prevzem in priprava gradiva, skeniranje in indeksacija s poimenovanjem po pravilih naročnika ter vzpostavitev digitalnega arhiva z varnim dostopom in e-hrambo, ki ga je mogoče povezati z vašim sistemom. Papir po digitalizaciji vrnejo, prevzamejo v varno hrambo ali varno uničijo, delo pa lahko opravijo tudi pri naročniku. Ponudbo pripravijo po analizi.

Kadar je odprto predvsem vprašanje, katero gradivo sploh še morate hraniti, je pravi naslov svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije, ki med drugim obsega določitev rokov hrambe in pripravo pravilnikov. Z opisom skupin, stanja in indeksacije je naslednji korak povpraševanje.