Fizični ali digitalni arhiv: kdaj papir lahko gre
Odločitev se redko postavi tako, kot se sliši. Ko nekdo tehta fizični ali digitalni arhiv, skoraj nikoli ne primerja polic in strežnikov. Vpraša se nekaj bolj konkretnega: če gradivo skeniramo, ali lahko papir potem odpeljemo. To je edina različica vprašanja, ki spremeni strošek prostora, in prav na to zakon odgovarja.
Odgovor je pritrdilen, vendar pogojen. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih pogoje našteje po členih, in ti členi so precej strožji od tega, kar večina ljudi razume pod besedo skeniranje. Vredno jih je prebrati, preden se naroči prva paleta.
Kaj zakon zahteva, preden se izvirnik lahko uniči
Dovoljenje za uničenje pretvorjenega izvirnika daje 13. člen zakona, a ga ne da kar tako. Pretvorba mora dati gradivo, ki izpolnjuje enake pogoje uporabnosti kot izvirno dokumentarno gradivo. Hkrati mora biti zagotovljena hramba v skladu z določbami tega zakona glede hrambe gradiva v digitalni obliki ali na mikrofilmu. In dovoljenje pade, če ta ali drug zakon določa drugače.
Te zahteve so povezane z veznikom in, ne z veznikom ali, zato izpolnjena ena sama ne spremeni ničesar. Druga med njimi kaže naprej, na določbe istega zakona o hrambi gradiva v digitalni obliki, in te je treba preveriti posebej: kakovostno skeniranje samo po sebi o njih ne pove ničesar. Zadnji stavek člena pa pomeni, da lahko posebno pravilo v drugem predpisu dovoljenje odvzame tudi takrat, ko je pretvorba brezhibna. Pri gradivu iz dejavnosti, ki imajo svojo področno zakonodajo, se zato splača preveriti matični zakon, preden se karkoli uniči.
Kdaj navaden skeniran dokument ni dovolj
Tu marsikatero podjetje ugotovi, da zanj velja strožje pravilo, kot je pričakovalo. 14. člen določa, da je izvirno dokumentarno gradivo, za katero je predpisan rok hrambe več kot pet let in nima lastnosti arhivskega gradiva, dovoljeno uničiti samo, če je bilo pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo ali zapisano na mikrofilm.
Zakon torej pozna več kot eno vrsto skeniranja. Loči pretvorbo gradiva v digitalno obliko, zanesljivo pretvorbo, pretvorbo v obliko za dolgoročno hrambo in zanesljivo pretvorbo v to obliko. Vsaka od njih ima svoj člen. Pri gradivu, ki ga hranite dlje kot pet let, torej ni več odločilno, ali skenirana datoteka obstaja, ampak po katerem standardu je nastala.
Kaj natančno zahteva oblika za dolgoročno hrambo, določajo zakonski členi o pretvorbi in vladni izvedbeni predpisi. Pomembnejše od tehnične podrobnosti je, kdaj to preverite: preden podpišete naročilo za skeniranje, ne potem, ko so škatle že prazne. Katero vaše gradivo sploh prečka mejo petih let, pove rok hrambe zanj, pri kadrovski dokumentaciji na primer roki hrambe kadrovske dokumentacije in kaj je treba hraniti trajno.
Zanesljiva pretvorba: kaj zakon dejansko našteje
Besedna zveza enaki pogoji uporabnosti zveni ohlapno, dokler ne pogledate 10. člena. Ta zanesljivo pretvorbo opiše precej natančno. Zagotoviti mora reprodukcijo vseh bistvenih sestavin vsebine izvirnika glede na naravo in namen posameznih enot, torej ohranitev celovitosti gradiva. Ohraniti mora uporabnost vsebine izvirnika. Avtentičnost mora zagotoviti z zajemom ključnih vsebin izvirnika ali s strogo kontroliranim in dokumentiranim dodajanjem vsebin, ki potrjujejo enako avtentičnost, kot jo je imel izvirnik.
Naprej pa člen govori o postopku okoli skenerja. Vsebovati mora primerno število kontrol pravilnosti in kakovosti pretvorbe, pri čemer se napake oziroma odstopanja odpravijo. Dodane vsebine ter vse pomembne opombe in podatki o postopku pretvorbe in o izvirnem gradivu se shranijo posebej in jasno ločeno od izvirne vsebine. Hraniti je treba primeren obseg dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljene metode in postopki redno zagotavljajo zanesljivo pretvorbo.
Prav ta zahteva pade največkrat. Dokazuje se z zapisi, ki nastajajo sproti, in teh za nazaj ni mogoče sestaviti. Dodatne pogoje lahko predpiše tudi vlada.
Zanimivo pri tem seznamu je, česa v njem ni. Ne omenja ločljivosti, ne zapisa datoteke, ne znamke naprave. Skoraj vse zahteve govorijo o postopku in o dokazilih o njem. Posledica je neprijetna: oddelek, ki skenira natančno in lepo, a o svojem postopku ne vodi nobene evidence, tega člena ni izpolnil, čeprav so datoteke brezhibne.
Gradivo, ki ga po pretvorbi ni dovoljeno uničiti
15. člen postavi mejo, ki je pogoji iz prejšnjih členov ne premaknejo. Uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva v fizični obliki, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, po pretvorbi v digitalno obliko ali zapisu na mikrofilm ni dovoljeno, razen če pristojni arhiv izrecno ne določi drugače. Poleg tega lahko državni arhiv določi gradivo, ki se zaradi kulturne ali zgodovinske vrednosti sploh ne sme uničiti.
Praktična posledica je ena in je pomembna: enotno pravilo skeniraj vse, potem uniči vse, uporabljeno čez cel arhiv, ni varno. Ali vaše gradivo lastnosti arhivskega gradiva ima ali ne, je presoja, odvisna od tega, kaj konkretno hranite, in opraviti jo je treba, preden naročite uničenje, ne potem.
Kdaj digitalna kopija šteje za enako izvirniku
Zdaj pride tisto, kar z izpolnjevanjem pogojev pravzaprav kupite. Po 31. členu se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s tem zakonom, njegovimi podzakonskimi predpisi in pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili, ter če drug zakon ne določa drugače. Kopija torej stopi tja, kjer je prej stal papir.
Obstaja pa še druga pot. 32. člen določa, da se enakost prizna tudi, če oseba, ki gradivo varno hrani, dokaže, da hrambo izvaja v skladu s svojimi notranjimi pravili in da so ta pravila, čeprav niso potrjena od državnega arhiva, v skladu z zahtevami zakona, podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Kaj so notranja pravila in kdaj so sploh obvezna, smo pojasnili v članku o tem, kdaj so notranja pravila e-hrambe obvezna in kaj vsebujejo.
Razlika med potema je ena sama beseda, in ta beseda je dokaže. Po prvi poti skladnost izhaja iz potrditve, ki jo imate v roki. Po drugi jo morate dokazati vi, in to praviloma takrat, ko nekdo dokument izpodbija, torej v trenutku, ko si najmanj želite odpirati mape o postopkih izpred let. Obe poti sta zakoniti. Nista pa enako udobni.
Kdor želi vse te člene prebrati v celoti, jih najde v prečiščenem besedilu ZVDAGA na portalu PISRS.
Kaj to pomeni za odločitev med fizičnim in digitalnim arhivom
Zdaj je mogoče na začetno vprašanje odgovoriti brez naštevanja prednosti in slabosti. Digitalizacija, izpeljana brez teh pogojev, papirnega arhiva ne nadomesti. Doda mu drugega, ker papir ostane in ga je še vedno treba hraniti, plačevati in seliti. Digitalizacija, izpeljana z njimi, ga nadomesti.
Odločitev torej ni papir proti digitalnemu. Odločitev je, ali boste pretvorbo izpeljali po standardu, ki papirju dovoli oditi, in to je treba določiti pred prvo odprto škatlo, ne po njej. Kaj sploh imate in katera pravila se česa dotaknejo, pokaže popis dokumentacije in kaj mora vsebovati. Za gradivo, ki mu je rok hrambe preprosto potekel, pretvorba ni potrebna, ker zanj velja izločanje dokumentarnega gradiva in kaj pri tem velja za podjetja.
Preden se odločite za digitalizacijo
Še preden karkoli plačate, lahko sami pogledate, katero gradivo hranite dlje kot pet let. Ta meja odloči, po katerem standardu mora pretvorba potekati, in odgovor nanjo najdete v svojih rokih hrambe. Ostaneta pa vprašanji, ki ju podjetje samo redko razreši zanesljivo: ali je med gradivom kaj z lastnostmi arhivskega gradiva in po čigavih notranjih pravilih bi pretvorba potekala.
Pri tem pomagamo. Kaj pretvorba obsega, opisuje naša storitev digitalizacija dokumentov in procesov, za pregled stanja pred odločitvijo pa je namenjeno svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije. Pogovor o tem, kaj imate na policah, je krajši od popravljanja odločitve, ki je bila sprejeta prehitro.