Popis dokumentacije: kaj mora vsebovati in kdo ga potrebuje
Beseda popis se skoraj vedno pojavi takrat, ko je nekdo že nekaj zahteval. Revizor, nov lastnik, arhiv ali ponudnik hrambe, ki pripravlja ponudbo, prosi za seznam gradiva, ki ga hranite. Odprto ostane vprašanje, kaj tak seznam sploh mora biti in kako natančen naj bo, da bo delo nekoč tudi končano.
Kaj popis dokumentacije v resnici je
Popis je opis tega, kar organizacija dejansko hrani: katere enote gradiva obstajajo, kaj je v njih, kdaj je nastalo in kje fizično stoji. Ni pravilo o tem, kako naj bi bilo gradivo razporejeno, in ni odločitev o tem, kaj se sme uničiti. Je posnetek stanja.
Urejenost gradiva ima v predpisih svojo, precej kratko določbo. Dokumentarno gradivo je urejeno, če so posamezni ali združeni dokumenti (spis, zadeva, dosje) razvrščeni v skladu z načinom upravljanja dokumentov oziroma pisarniškega poslovanja ustvarjalca. O seznamu v tej določbi ni ničesar. Urejenost je torej razvrstitev, popis pa opis tega, kar je razvrstitev proizvedla.
Razlika ni akademska. Klasifikacijski načrt pove, kako naj bi bilo gradivo razporejeno, popis pa pove, kaj v resnici je. Drugo praviloma predpostavlja prvo, ker popis neurejene kleti opiše klet in ne organizacije. Če torej šele postavljate interni akt o hrambi in klasifikacijski načrt, je to delo, ki gre pred popisom in ne za njim.
Kdo mora popis narediti in kdaj
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva elemente popisa predpisuje v dveh imenovanih postopkih in nikjer drugje.
Prvi je prevzemni popis arhivskega gradiva. Arhivsko gradivo velja za popisano za potrebe izročanja takrat, ko ustvarjalec oziroma imetnik po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis najmanj na nivoju združenih dokumentov, ta pa vsebuje natančno določene podatke. Tak popis nastane pred izročitvijo pristojnemu arhivu.
Drugi je popis gradiva za uničenje. Komisija, ki sodeluje pri izločanju in uničenju, mora pred uničenjem sestaviti zapisnik, temu pa kot prilogo doda popis dokumentarnega gradiva za uničenje. Tudi za to prilogo uredba pove, kaj mora vsebovati.
Oba postopka pripadata arhivskemu aparatu, ki naslavlja javnopravne osebe. Za običajno gospodarsko družbo komisija in pisno strokovno navodilo arhiva nista predpisana obveznost, kar podrobneje pojasnjuje prispevek o izločanju dokumentarnega gradiva, kjer je tudi celotna razlaga te razmejitve.
Iz tega pa ne sledi, da popis podjetja ne zadeva. Sledi nekaj drugega: za večino podjetij popis ni nekaj, kar zahteva zakon, je pa tisto, na čemer stoji vsaka naslednja odločitev o arhivu. Kdor ne ve, kaj ima, ne more določiti roka hrambe, ne more ničesar zanesljivo izločiti in ne more resno naročiti selitve ali digitalizacije.
Katere podatke mora popis vsebovati
Prevzemni popis je razdeljen na dva dela, in ta razdelitev je uporabna tudi zunaj postopka izročanja arhivu. Prvi del so osnovni podatki, ki veljajo za popis kot celoto:
- ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
- čas nastanka gradiva,
- obseg, izražen v tekočih metrih ali bajtih, in količina, izražena s številom tehničnih enot,
- osebno ime osebe, ki je popis izdelala,
- datum izdelave popisa.
Drugi del so elementi, ki se ponovijo pri vsaki popisani enoti:
- oznaka tehnične enote,
- oznaka popisne enote,
- klasifikacijska oznaka popisne enote, če obstaja,
- naslov popisne enote,
- čas nastanka popisne enote,
- roki nedostopnosti.
Dva podatka s prvega seznama sta tista, ki v internih tabelah najpogosteje manjkata: kdo je popis izdelal in kdaj. Brez njiju čez leto dni ni mogoče presoditi, ali seznam še drži, in ni jasno, koga o tem vprašati. Z njima pa je popis mogoče preveriti in po potrebi nadomestiti z novejšim. To je razlika med delovnim dokumentom in datoteko, ki ji nihče več ne zaupa.
Na kateri ravni se popisuje in v čem se meri
Predpis to raven določa za prevzemni popis: najmanj nivo združenih dokumentov, torej raven spisa, zadeve ali dosjeja. Zunaj tega postopka vam te ravni nihče ne nalaga, je pa razumna izbira iz istega razloga, iz katerega jo predpis postavlja. Podrobnejši popis, po posameznem listu, je dovoljen, ni pa zahtevan. Pri nekaj sto škatlah je prav ta razlika razlog, da se delo konča ali da se ne konča nikoli. Če vam torej nekdo ponudi popis po posameznih dokumentih, to ni izpolnitev zahteve, ampak izbira, ki jo je treba plačati in dokončati.
Trije izrazi, ki jih seznam elementov uporablja, so v arhivski stroki opredeljeni. Arhivski slovarček Zgodovinskega arhiva Ljubljana tekoči meter opisuje kot količinsko vsoto linearno zloženega arhivskega gradiva, popisno enoto kot vsebinsko zaokroženo enoto ureditve, oblikovano pri ustvarjalcu ali kasneje v arhivu v času popisovanja, tehnično enoto pa kot zaščitno opremo gradiva, na primer arhivsko škatlo, ki mora ustrezati velikosti in obliki gradiva.
Obseg se torej meri v tekočih metrih, količina pa v številu tehničnih enot, ne v številu dokumentov. Koliko škatel ali koliko listov gre v en tekoči meter, ni podatek, ki bi ga bilo mogoče navesti na splošno, zato ga pred pripravo ponudbe raje izmerite kot ocenite: pustite gradivo tako, kot stoji, in izmerite dolžino zasedenih polic.
Popis pred uničenjem: kaj se zapiše in zakaj
Kadar gradivo dejansko odhaja iz hiše, popis dobi drugo vlogo. Postane zapis o tem, kaj je odšlo.
Za ta primer je oblika predpisana. Zapisnik vsebuje najmanj naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika, osebno ime zaposlene osebe, ki je odgovorna za izvajanje obveznosti iz 39. člena zakona, imena in priimke članov komisije ter datum uničenja. Priloga zapisnika je popis dokumentarnega gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj naziv in naslov ustvarjalca, čas nastanka gradiva, podatke o vsebini, podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca in, kadar uničenje opravi zunanji izvajalec, potrdilo o uničenju.
Ta oblika je predpisana znotraj navedenega postopka. Podjetje, ki je zunaj njega, jo lahko prevzame zato, ker je dober zapis, in ne zato, ker bi mu bila naložena. Povejmo pa naravnost, kaj tak zapis pokaže in česa ne: pokaže, katero gradivo je bilo uničeno in kdaj. O tem, ali je bilo uničenje dopustno, ne pove ničesar in ne nadomesti preverjanja rokov hrambe. Odločitev, kaj sme iz hiše, je ločeno vprašanje in stoji na rokih hrambe, ne na popisu.
Če popis prepustite zunanjemu izvajalcu
Popisovanje je delo, ki ga je mogoče naročiti. Za ta primer velja pogoj, ki ga je vredno poznati, preden primerjate ponudbe. Kadar ustvarjalec oziroma imetnik za urejanje, odbiranje, popisovanje in zagotavljanje varnih prostorov za arhivsko gradivo v fizični obliki pred izročitvijo v pristojni arhiv izbere zunanjega izvajalca, mora izvajalec izpolnjevati enake pogoje glede strokovne usposobljenosti in materialnega varstva kot ustvarjalec sam.
To se prevede v dve vprašanji za mizo: kako izvajalec izkazuje strokovno usposobljenost za to delo in kako je urejeno materialno varstvo prostorov, v katerih bo gradivo v času popisovanja. Registra usposobljenih izvajalcev predpis ne vodi in se o nobenem posameznem ponudniku ne izreka, zato je odgovor stvar ponudnika in ne dokumenta. Enako vprašanje je na mestu, kadar gradivo po ureditvi ostane v hrambi pri zunanjem izvajalcu.
Kaj popis odpre, ko je enkrat narejen
S popisom se rok hrambe naveže na nekaj konkretnega, izločanje postane odločitev o prepoznanem gradivu namesto o kleti, selitev ali ponudbo za hrambo je mogoče izmeriti in ne oceniti, digitalizacija pa dobi obseg namesto približka. Pri tem velja povedati naravnost: rokov hrambe popis ne določa. Roke postavljajo predpisi za posamezne vrste gradiva, popis pa je tisto, čemur jih je sploh mogoče pripisati. Zato je popis prvi korak in ne zadnji.
Če pred vami stoji nekaj sto škatel in nobenega seznama, je pošten prvi korak skromnejši, kot se zdi. Popisujte na ravni združenih dokumentov, zapišite, kdo popisuje in kdaj, in raje sprejmite grob popis, ki obstaja, kot natančnega, ki ga ne bo. Kadar se izkaže, da gradiva ni mogoče opisati, ne da bi ga prej uredili, to ni podrobnost, ampak samostojno delo; pri njem se najpogosteje pokaže tudi, kje sistem hrambe ni dorečen, in takrat je smiselno svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije.
Če želite vedeti, v kakšnem stanju je vaše gradivo in kaj bi prvi popis pri vas dejansko pomenil, pošljite povpraševanje in se o tem pogovorimo na konkretnem primeru.