Predaja zaključenih zadev v arhiv: postopek za podjetje

Predaja zaključenih zadev v arhiv: postopek za podjetje

Zaključena zadeva sodi iz pisarne v arhiv takrat, ko vanjo ne bo prišlo nič novega. Preden odide, jo preverite, vpišete na predajni seznam in predate osebi, ki skrbi za arhiv, ta pa zapiše, kje zadeva stoji. Tako je mogoče zadevo čez leta najti tudi brez človeka, ki jo je vodil.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) od hrambe zahteva, da je gradivo urejeno in ves čas trajanja hrambe dostopno pooblaščenim uporabnikom. Kako zadeva pride iz pisarne v arhiv, si navadno podjetje določi samo. Postopek spodaj velja za papirne mape in za elektronske zadeve.

Kaj o tem določa zakon

ZVDAGA v 2. členu dokumentarno gradivo opredeli kot vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb. Sem sodijo papirne mape in elektronske datoteke.

Za hrambo takega gradiva zakon postavlja načela. Po 5. členu mora hramba zagotavljati urejenost gradiva in dokazljivost njegovega izvora. Po 6. členu mora biti gradivo ves čas trajanja hrambe zavarovano pred izgubo ali okrnitvijo celovitosti in dostopno pooblaščenim uporabnikom. Prvi odstavek 23. člena določa, da hramba zagotavlja dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe, ter celovitost, ki obsega tudi urejenost gradiva.

Te določbe ne imenujejo posebnega naslovnika. Kdaj je zadeva zaključena, kdo jo preda in kakšen seznam pri tem nastane, iz njih ni razvidno. To so vprašanja za notranje pravilo podjetja.

Natančnejše dolžnosti zakon nalaga javnopravnim osebam. To so po 2. členu državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. Po prvem odstavku 39. člena morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, po sedmem odstavku pa določiti osebo, odgovorno za izvajanje teh obveznosti. Po četrtem odstavku 40. člena javno arhivsko gradivo izročijo pristojnemu arhivu urejeno, popisano ter v zaokroženih in kompletnih celotah.

Tudi zasebna družba je torej javnopravna oseba, kadar ima javno pooblastilo ali izvaja javno službo. Takšno podjetje naj pri pristojnem arhivu razčisti, kaj te dolžnosti pomenijo za njegovo gradivo. Za podjetje brez javnega pooblastila in javne službe sta ti določbi vzorec dobre prakse, ne obveznost. Besedilo členov je v prečiščenem besedilu ZVDAGA na portalu PISRS.

Določite, kdaj je zadeva zaključena

Zadeva je zaključena, ko je posel, ki ga dokumentira, končan in vanjo ne bo prišel noben nov dokument. Pogodba je izpolnjena in poravnana, projekt je prevzet, reklamacija je rešena, ponudba je zavrnjena ali je potekla.

O tem odloči tisti, ki je zadevo vodil, saj samo on ve, ali se bo v njej še kaj zgodilo. Ob odločitvi zapiše datum zaključka, pri elektronski zadevi pa ga vpiše v sistem ali v opis mape, da ga vidi vsak, ki do nje pride.

Zadeva ostane v pisarni, dokler je v njej kaj odprto: dobave po okvirni pogodbi še tečejo, spor ali revizija še nista končana ali zadnji račun še ni plačan. Vzemimo pogodbo o vzdrževanju opreme, ki je potekla, medtem ko je zadnji servisni račun še v reklamaciji. Pogodba je končana, zadeva pa ne. Če bi mapa odšla v arhiv, bi dopisi o reklamaciji nastajali v pisarni brez nje, in zadeva bi razpadla na del v arhivu in del v pisarni.

Preverite zadevo, preden zapusti pisarno

Pred predajo je najlažje popraviti, kar manjka. Kar v arhiv pride nepopolno, tam praviloma ostane nepopolno, ker zadeve nihče več ne primerja z delom, iz katerega je nastala. Pregled zajema naslednje:

• Popolnost. V mapi so končne, podpisane različice, priloge in dopisi, ki k zadevi sodijo. Kar manjka, poiščite zdaj ali v mapi zapišite, česa ni.
• Dvojniki in delovne kopije. Izvirnik ostane, ločeni osnutki, fotokopije in natisi, ki jih imate že drugje, gredo iz mape. Pri elektronski zadevi gredo v arhiv končne različice, delovne kopije v skupnih mapah in nabiralnikih pa ne.
• Rok hrambe. Zapišite dogodek, od katerega rok teče, in predpis, ki ga za to vrsto dokumenta določa.
• Osebni podatki. Mape, do katerih sme le del zaposlenih, označite, kopij z osebnimi podatki, ki jih ne potrebujete, pa ne prenašate naprej.

Pri čiščenju mape velja meja. Odstranite ločene liste, ki so dvojniki ali osnutki, izvirnika pa ne spreminjajte.

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva v 37. členu določa, da je treba z gradivom ravnati previdno, tako da se ne poškoduje in se ohrani njegova izvirna pričevalnost, ter da se po njem ne sme pisati ali lepiti in z njega ne sme kakorkoli odstranjevati zapisov. Člen ne pove, koga zavezuje, za podjetje pa je to razumno pravilo: pojasnilo k zadevi napišite na ločen list ali na predajni seznam, ne na izvirnik.

Datum zaključka in začetek roka hrambe nista nujno isti dan. Kdaj rok začne teči, določa predpis za vrsto dokumenta, zato roka ne računajte na pamet. Kako se ta dogodek določi pri pogodbah, pojasnjuje članek o rokih hrambe pogodb.

Za osebne podatke v papirnih mapah velja Splošna uredba o varstvu podatkov, kadar so podatki del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke (prvi odstavek 2. člena).

Kadar uredba velja, morajo biti podatki po točki (c) prvega odstavka 5. člena omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, po točki (e) istega odstavka pa hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za te namene. Kopija osebnega dokumenta, ki je ostala v mapi ponudbe, ali izvoz seznama zaposlenih v skupni mapi torej ne gresta v arhiv samo zato, ker sta bila zraven.

Popišite zadevo in jo predajte skrbniku arhiva

Predajni seznam ni nov popis arhiva. Je sprotni dodatek k popisu, ki ga že imate, in uporablja iste oznake. Kaj vse lahko popis vsebuje, opisuje članek Popis dokumentacije: kaj mora vsebovati in kdo ga potrebuje. Za predajo zaključene zadeve se obnesejo ti podatki:

• oznaka zadeve, kot jo uporablja pisarna, in kratek naslov,
• organizacijska enota in obdobje, ki ga zadeva zajema,
• datum zaključka,
• dogodek, od katerega teče rok hrambe, in predpis, ki ga določa,
• omejitev dostopa, kadar je v zadevi kaj takega,
• škatla ali registrator, v katerem je zadeva, in mesto elektronskega dela v sistemu,
• kdo je zadevo predal, kdo jo je prevzel in kdaj.

Za merilo lahko vzamete besede iz četrtega odstavka 40. člena ZVDAGA, ki javnopravnim osebam nalaga izročitev urejenega in popisanega gradiva v zaokroženih in kompletnih celotah. V podjetju to pomeni, da gre zadeva v arhiv cela in skupaj s seznamom.

Prevzame jo imenovana oseba, skrbnik arhiva. Sedmi odstavek 39. člena določitev odgovorne osebe nalaga javnopravnim osebam, v podjetju pa je enaka ureditev dobra praksa. V manjšem podjetju je skrbnik lahko na primer vodja tajništva, ki ima imenovanega namestnika. Brez skrbnika se hitro zgodi, da vsak odloži mapo tja, kjer je prostor, in seznam ne drži več.

Skrbnik pred potrditvijo prevzema mape primerja s seznamom. Nepopolno zadevo vrne tistemu, ki jo je vodil, in je ne dopolnjuje sam, saj ne ve, kaj manjka. Nato zapiše, kje zadeva stoji. Brez seznama v arhiv ne pride nič.

Elektronski del se preseli na arhivsko mesto v sistemu, kjer je dostopen samo za branje, z ohranjenimi metapodatki in z isto oznako kot papirni del. Delovne kopije v skupnih mapah nato odstranite, sicer obstaja več različic iste zadeve in ni jasno, katera velja.

Kadar arhiv hrani zunanji ponudnik, je predaja njemu drug korak z lastnim zapisnikom. O njem govori članek Prevzem arhiva: kje se skrbništvo izgubi.

Poskrbite, da bo zadevo mogoče najti in vrniti

Po 6. členu ZVDAGA mora biti gradivo ves čas trajanja hrambe dostopno pooblaščenim uporabnikom. Kako podjetje to doseže, določba ne pove. Dobra praksa je, da zadevo najde tudi nekdo, ki je ni vodil, in da iskanje ni odvisno od spomina posameznika.

Zato ista oznaka velja povsod: na škatli, na seznamu, v sistemu in v dopisih, ki se na zadevo sklicujejo. Iskanje se začne na seznamu. Do papirnega arhiva in do arhivskega mesta v sistemu imajo dostop samo osebe, ki ga potrebujejo za svoje delo.

Ko zadeva začasno odide iz arhiva, se zapiše, kdo jo je vzel in kdaj jo je vrnil. Kaj naj tak zapis vsebuje, opisuje članek o evidenci vpogledov v arhiv. Vrnjena zadeva gre na isto mesto in v enaki sestavi, kot je odšla.

Seznam občasno primerjajte s policami in z arhivsko mapo v sistemu. Neskladja je lažje razčistiti, dokler se ljudje, ki so zadeve predali, še spomnijo, kaj so oddali.

Ko rok hrambe poteče, zadeva ne odide sama od sebe. Odločitev o tem je ločen postopek, ki ga opisuje članek o izločanju dokumentarnega gradiva. Takrat pride prav, kar je o roku hrambe zapisano na predajnem seznamu.

Kje pri tem pomaga ARHIVSERVIS

Postopek predaje in odločitve v njem ostanejo podjetju. ARHIVSERVIS pri storitvi učinkovita hramba dokumentov navaja popis in evidenco dokumentov, pomoč pri pripravi pravilnikov o hrambi in klasifikacijskega načrta ter redno vzdrževanje, ki vključuje sprotno arhiviranje in nadzor nad roki hrambe.

Pri svetovanju in podpori za urejenost dokumentacije ponudnik našteva sistematičen pregled fizičnih in digitalnih evidenc z vzpostavitvijo popisnih seznamov, oblikovanje klasifikacijskega načrta, določitev rokov hrambe in pripravo pravilnikov.

Ko so zaključek zadeve, pregled, predajni seznam in skrbnik zapisani v kratkem notranjem pravilu, predajo opravi vsak sodelavec na enak način in arhiv raste urejeno. Če želite tako pravilo pripraviti skupaj z nami, nam pošljite povpraševanje.