Arhiviranje ob prenehanju podjetja: kaj mora ostati
Nekdo stoji pred policami in ima datum, do katerega je treba izprazniti prostore. Vprašanje je vedno isto: kaj od tega sme v zabojnik.
Odgovor je manj velikodušen, kot bi si človek želel. Družba je lahko izbrisana iz registra, njena dokumentacija pa ima še vedno hranitelja, pravico do vpogleda, ki visi na njej, in pri enem delu tudi nobenega roka, po katerem bi se to končalo. Spodaj gre za likvidacijo. Stečaj je drug postopek po drugem zakonu in njegovih dolžnosti tukaj ni.
Kam gredo poslovne knjige po likvidaciji
Zakon o gospodarskih družbah v 424. členu določa, da morajo biti poslovne knjige, knjigovodska dokumentacija in dokumentacija o likvidacijskem postopku shranjene pri enem od delničarjev, ki ga določi likvidacijski upravitelj, ali pri organizaciji, določeni z zakonom. Hramba torej ni stvar tega, kdo ima v garaži prostor.
Isti člen doda dvoje, kar bralca praviloma preseneti. Upniki in delničarji imajo pravico do vpogleda v te listine še tri leta po končanem likvidacijskem postopku. In v registru mora biti vpisano, pri kom listine so.
Praktično to pomeni, da hranitelj ni zasebna rešitev, ampak nekdo, ki je javno zapisan in ki ga je mogoče še tri leta prositi, naj dokument najde in pokaže.
Ta rok je vreden misli, ker se izteka takrat, ko podjetja že dolgo ni. Upnik lahko pride z vprašanjem o enem samem poslu izpred nekaj let, banka ali računovodski servis z vprašanjem o eni sami knjižbi. Odgovoriti mora tisti, ki je bil določen za hranitelja, in takrat ne bo imel ne pisarne ne sodelavcev, ki so gradivo poznali. Ali bo to eno neprijetno popoldne ali nemogoča naloga, se odloči zdaj, dokler je gradivo še na policah in ne v neoznačenih škatlah v kleti.
Ali to velja tudi za d.o.o.
Vprašanje je upravičeno, saj je 424. člen zapisan v delu zakona, ki govori o delniški družbi, večina družb, ki se zapira, pa je d.o.o.
Odgovor daje 522. člen istega zakona: za postopek likvidacije, prenehanja po skrajšanem postopku ter uveljavljanje ničnosti in izpodbojnosti sklepov skupščine se smiselno uporabljajo določbe tega zakona o delniški družbi. Pravilo torej do družbe z omejeno odgovornostjo pride po tej poti.
Beseda smiselno pri tem ni okrasek. Pomeni uporabo s potrebnimi prilagoditvami, ne dobesedno: kjer določba govori o delničarju, se pri družbi z omejeno odgovornostjo bere družbenik. Prav tako je vredno povedati, česa zgornje ne pove. Govori o teh dveh oblikah družb in ne o vsakem subjektu; samostojni podjetnik, društvo ali zavod so drugo vprašanje, na katero tu ni odgovora.
Kadrovska dokumentacija je druga zgodba
Tu se pravila razidejo od vsega drugega, in prav ta del je najlažje spregledati, ker so mape videti kot vse druge mape.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti v 14. členu določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v to evidenco, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.
Isti člen pove tudi, kaj se z njimi zgodi, ko delodajalca ni več. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik, če pravnega naslednika ni, pa arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.
Tu je treba biti izrecen glede obsega. Zgoraj navedene določbe govorijo o poslovnih knjigah s pripadajočo knjigovodsko in likvidacijsko dokumentacijo ter o dokumentih o delavcih. O vsem drugem, kar je v podjetju nastalo, od pogodb in korespondence do projektne in tehnične dokumentacije, ne povedo ničesar. Iz tega, da za te vrste gradiva zgoraj ni pravila, ne sledi, da zanje pravil ni: roki hrambe izhajajo iz predpisov, ki so odvisni od vrste dokumenta, in jih je treba preveriti posebej. Molk na tem mestu ni dovoljenje.
To so dokumenti, s katerimi bo nekdanji sodelavec nekoč dokazoval, da je pri vas delal in koliko časa. Zato je to edini del arhiva, pri katerem se izraz trajno uporablja dobesedno. Kako dolgo se hranijo posamezne vrste kadrovskega gradiva, je obdelano v prispevku o rokih hrambe kadrovske dokumentacije. Člen imenuje tistega, ki gradivo prevzame, ne opisuje pa, kako predaja poteka, v kakšni obliki in do kdaj.
Stečaj ni likvidacija
Stečaj teče po insolvenčnem pravu in dolžnosti v njem nosi upravitelj. Katere so, tu ni navedeno, ker za to ni bilo pridobljene podlage, izmišljati pa si jih ne kaže.
Za bralca, ki je v stečaju in ne v likvidaciji, je zato prava pot preprosta: vprašanje naslovi na stečajnega upravitelja, saj postopek prav njemu daje odgovor. Pravila iz likvidacije na stečaj ni mogoče preprosto prenesti.
Kaj je smiselno urediti, preden zaprete vrata
Kar sledi, ni predpisan seznam. Nobena od zgoraj navedenih določb ne predpisuje ne škatle ne popisa ne časovnice; gre za organizacijsko presojo v lastnem interesu.
- Hranitelja je smiselno določiti premišljeno, saj njegovo ime pride v register in tam ostane.
- Gradivo, v katerega ima kdo pravico vpogleda še tri leta, se splača pustiti v stanju, v katerem je kaj mogoče najti. Urediti ga je lažje pred selitvijo kot po njej.
- Kadrovsko gradivo se splača ločiti zgodaj, ker gre po svoji poti in ne po isti kot poslovne knjige.
Česa v seznamu namenoma ni: navodila, da se karkoli sme uničiti. Nobena od navedenih določb uničenja ne dovoljuje, zato ostaja odločitev o tem zunaj tega, kar je zgoraj utemeljeno.
Kam s tem, ko podjetja ni več
Določbe zahtevajo hranitelja, ne priskrbijo pa ga. Družba, ki se zapira, praviloma nima več niti prostorov niti ljudi, ki bi to vlogo prevzeli, in prav tu nastane luknja med tem, kar zakon pričakuje, in tem, kar je še na voljo.
Za gradivo, ki potrebuje naslov, obstaja zunanje arhiviranje dokumentacije, za večje obsege pa celovita hramba dokumentov. Če je pred predajo treba dokumentacijo najprej urediti in popisati, je na voljo svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije.