Evidenca vpogledov v arhiv: kaj zapisati in kdaj

Evidenca vpogledov v arhiv: kaj zapisati in kdaj

Podjetje ima lahko brezhibno zabeleženo, kdo je dokument spremenil in kaj je v njem popravil, pa vseeno ne more povedati, kdo je lani marca vzel v roke personalno mapo. To sta dve različni vprašanji. Revizijska sled pove, kaj se je z dokumentom zgodilo. Evidenca vpogledov pove, kdo ga je videl.

Drugo vprašanje pride na vrsto v neprijetnih trenutkih: ko dokumenta ni več na svojem mestu, ko nekdo ve nekaj, česar ne bi smel vedeti, ali ko pri pregledu varstva osebnih podatkov nekdo vpraša, kdo ima do arhiva dostop. Kako se postavi revizijska sled, je svoja tema. Tu gre za dostop.

Ali zakon zahteva evidenco vpogledov

Odgovor je pogojen in prav v tem je največ zmede. Marsikdo sliši, da je treba beležiti vse, in prav toliko drugih sliši, da ni treba ničesar.

Zakon o varstvu osebnih podatkov v 22. členu določa, da upravljavci vodijo dnevnik obdelave, kadar se v avtomatiziranih sistemih obdelave osebnih podatkov izvajajo obsežne obdelave posebnih vrst osebnih podatkov, ali kadar gre za redno in sistematično spremljanje posameznikov, ali kadar je z oceno učinka ugotovljeno tveganje, ki ga je mogoče učinkovito upravljati z vodenjem dnevnika obdelave, ali če tako določa zakon. Med dejanji, ki se beležijo, je izrecno naveden vpogled, poleg zbiranja, spreminjanja, razkritja, izbrisa in drugih dejanj, ki jih določa zakon.

Če je izpolnjen kateri koli od teh pogojev, beleženje vpogledov ni stvar presoje, ampak zakonska dolžnost, in zakon jo imenuje po imenu. Če ni izpolnjen noben, iz te določbe dolžnosti ni. Določba govori o avtomatiziranih sistemih obdelave, zato je vprašanje povsem papirnega arhiva, ki teče brez informacijskega sistema, z njo ne razrešeno v nobeno smer.

Zakaj se evidenca izplača tudi, kadar ni predpisana

Določbi Splošne uredbe o varstvu podatkov, na kateri se to vprašanje najpogosteje naslanja, evidence vpogledov ne omenjata in je ne zahtevata. Povesta pa dvoje, kar vprašanje postavi v drugačno luč. Upravljavec je odgovoren za izpolnjevanje načel varstva podatkov in mora biti zmožen dokazati skladnost. Med tveganji, ki jih je treba upoštevati pri izbiri varnostnih ukrepov, uredba izrecno navaja nepooblaščen dostop do osebnih podatkov.

Iz tega ne sledi, da morate voditi evidenco. Sledi nekaj bolj praktičnega: kontrola, ki obstaja samo kot navada, se težko pokaže. Podjetje, ki ima pravilo o dostopu in nič zapisanega, ima ob vprašanju le zagotovilo. Podjetje, ki ima isto pravilo in preprost zapis o tem, kdo je bil kdaj v arhivu, ima dokaz. Zato je smiselno voditi evidenco tudi tam, kjer je zakon ne terja, vendar je treba to ločnico poznati in je ne predstavljati kot obveznost.

Kaj javni arhivi zapišejo in zakaj je to dober vzorec

Eno mesto v slovenski zakonodaji vseeno pove naravnost, kaj naj evidenca o uporabi arhiva vsebuje. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih v 63. členu določa, da arhiv o uporabi na podlagi zahtev vodi evidenco, in v njej se zbirajo osebno ime oziroma naziv osebe, naslov, uradno dodeljena identifikacijska oznaka, datum in namen uporabe oziroma pravni interes, oznaka arhivskega gradiva in drugi podatki. Podrobnejše pogoje in način vodenja te evidence določi minister, pristojen za arhive.

Ta določba zavezuje arhiv, ki hrani javno arhivsko gradivo, in ne podjetja z lastnim arhivom v kletni sobi. Zato je vzorec in ne dolžnost. Koristen pa je zato, ker sta v njem prav tisti postavki, ki ju podjetja pozneje najpogosteje ne znajo rekonstruirati: zakaj je nekdo gradivo potreboval in katerega gradiva se je vpogled sploh nanašal.

Kdo sme do arhiva in kdo to odloči

Evidenca zapiše, kaj se je zgodilo. Pooblastilo odloči, kaj se sme zgoditi. Podjetja se pogosto lotijo prvega, ker je viden, in izpustijo drugega, ker za sabo ne pusti papirja.

V praksi se obnese, da je dostop vezan na vlogo in ne na osebo. Do kadrovskega gradiva ima dostop tisti, ki kadrovsko delo opravlja, in ga ima zato, ker to delo opravlja. Ko vloge ne opravlja več, dostopa ni več. Prav ta drugi del je tisti, ki najpogosteje odpade: dostop se podeli ob nastopu dela in se ob premestitvi ali odhodu nikoli ne odvzame.

Priporočljivo je zato imenovati eno osebo, ki dostop podeljuje in odvzema, in zapisati, po čem se odloči. Nobena od navedenih določb takega postopka ne predpisuje, zato gre za priporočeno prakso. Brez nje pa evidenca vpogledov beleži nekaj, česar nihče ni nikoli odobril.

Kaj naj zapiše podjetje

Postavke spodaj so priporočilo, oblikovano po vzorcu iz javnih arhivov, in ne predpisan obrazec. Vsaka od njih odgovarja na vprašanje, ki se postavi šele pozneje, in evidenca, katere postavk nihče ne zna utemeljiti, je tista, ki se čez pol leta neha izpolnjevati.

• Kdo. Ime in vloga, tako da je osebo mogoče pozneje nedvoumno ugotoviti.
• Kdaj. Datum in ura, ne le datum, sicer zaporedja dogodkov v istem dnevu ni mogoče postaviti.
• Katero gradivo. Oznaka enote, ne opisno “kadrovska mapa”, da je vpogled vezan na konkretno gradivo.
• Na kakšni podlagi. Vloga ali pooblastilo, iz katerega dostop izhaja.
• Zakaj. Namen vpogleda, zapisan takrat, ko je še znan.
• Ali je gradivo zapustilo arhiv. Izposoja in vrnitev, kar je edina postavka, ki je digitalni arhiv ne potrebuje.

Fizični arhiv nima samodejnega dnevnika

Informacijski sistem zabeleži dostop ne glede na to, ali se kdo tega spomni. Soba s policami ne zabeleži ničesar. Ta razlika odloči o vsem drugem.

Če vpis ni del vstopa v arhiv, se ne bo zgodil. Evidenca zato sodi tja, kjer se v arhiv vstopa, in ne v datoteko na računalniku nekoga, ki se bo vpisa spomnil pozneje. Iz tega sledi tudi manj prijetna ugotovitev: arhiv, v katerega lahko vstopi vsakdo, ki gre mimo, nima evidence, ki bi bila vredna vodenja. Pri fizičnem arhivu je kontrola postopek in prostor, evidenca pa je dokaz, da se je postopka nekdo držal.

Kako dolgo hraniti samo evidenco

Za dnevnik obdelave po 22. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov velja, da se njegova vsebina hrani dve leti od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave, če drug zakon ne določa drugače. Kadar je z oceno učinka ali analizo upoštevnih tveganj ugotovljeno tveganje, ki ga je mogoče učinkovito upravljati s podaljšanjem roka hrambe, se dnevnik sme hraniti največ pet let od zaključka tega leta.

Ta rok velja za tisti dnevnik in po tej določbi. Ni rok hrambe za samo gradivo, ki je predmet vpogleda, in za evidenco, ki jo podjetje vodi prostovoljno za povsem papirni arhiv, roka nobeden od tu navedenih predpisov ne postavlja. Kako dolgo je treba hraniti gradivo samo, je ločeno vprašanje z lastnimi predpisi.

Kje naj bo to zapisano

Pravilo, ki ga ni nikjer zapisanega, po prvi kadrovski spremembi izgine. Postopek dostopa zato sodi tja, kjer podjetje popiše ravnanje s svojo dokumentacijo, in kadar je podjetje sprejelo notranja pravila e-hrambe, je to njihovo naravno mesto.

Za podjetje, ki mu je arhiv prerasel prostor, v katerem je, je mogoča tudi celovita hramba dokumentov pri zunanjem izvajalcu. Kadar pa gre predvsem za to, da se postopki dostopa in ravnanja z dokumentacijo enkrat uredijo in zapišejo, je na voljo svetovanje in podpora za urejenost dokumentacije.