Arhiviranje projektne dokumentacije: ura, ki teče z zgradbo
Vprašanje se skoraj vedno pojavi ob selitvi, prodaji, prenovi ali čiščenju: v omari je sveženj načrtov in map iz gradnje, nekdo pa vpraša, ali gre lahko v koš.
Ura, ki ne teče v letih
Skoraj vsi roki hrambe, s katerimi se podjetje sreča, so izraženi v letih. Ta ni. Prvi odstavek 87. člena Gradbenega zakona se glasi: »Lastnik objekta mora dokumentacijo za pridobitev gradbenega dovoljenja, projektno dokumentacijo izvedenih del in dokazilo o zanesljivosti objekta ter mnenje in potrdilo pooblaščenega strokovnjaka iz prvega odstavka 7. člena tega zakona hraniti, dokler objekt stoji oziroma do njegove odstranitve, če ni s posebnimi predpisi za posamezne vrste objektov določeno, da se morajo hraniti trajno.«
V enem stavku so tri stvari hkrati: kdo je zavezanec, katere dokumente je mišljeno hraniti in kdaj se dolžnost izteče. Iztek ni datum, ampak dogodek. Dokler objekt stoji, teče tudi dolžnost, in pri stavbi to lahko pomeni več desetletij.
Prav v tem se to gradivo loči od preostalega arhiva. Za druge vrste dokumentov velja logika števila let in datuma, ki ga je mogoče vnaprej izračunati; o teh govorimo v prispevku Vse o rokih hrambe dokumentov. Tukaj ni ničesar, kar bi bilo mogoče vpisati v koledar.
Čigava dolžnost je to
Zavezanec je lastnik objekta. To je najpomembnejši podatek v celotni določbi in tudi tisti, ki je najpogosteje narobe razumljen, saj dokumentov praviloma ni ustvaril lastnik.
Tretji odstavek istega člena doda še eno pravilo: »Če ima stavba upravnika, mora dokumentacijo iz prvega odstavka tega člena hraniti upravnik.« Pri stavbah z upravnikom se torej dolžnost premakne nanj.
Ta člen dolžnosti hrambe dokumentacije o objektu ne nalaga izvajalcu, projektantu ali nadzorniku. Iz tega pa ne sledi, da nimajo nobenih obveznosti hrambe: njihova lastna poslovna in davčna dokumentacija se ravna po drugih pravilih, ki jih tukaj ne obravnavamo. Ugotovitev velja za to določbo in ne za pravni red v celoti.
Praktična posledica je znana vsakomur, ki je kdaj iskal star načrt. Gradivo nastane pri enih, dolžnost pa je pri drugih, in če se ob predaji objekta to ne uredi, ostane brez lastnika prav tisto, kar bo nekoč najbolj potrebno.
Podjetje, ki si je zgradilo ali prenovilo lastne prostore, se v tej določbi najde brez posebnega razmisleka: ko je enkrat lastnik objekta, je zavezanec ono. Dokumentacijo je naročilo in plačalo, ni pa je nujno tudi prevzelo v obliki, v kateri jo je mogoče hraniti in pozneje najti. To dvoje se pogosto zamenjuje, in razlika se pokaže šele takrat, ko nekdo prvič nekaj potrebuje.
Katera dokumentacija je pravzaprav mišljena
Določba ne govori o projektni dokumentaciji na splošno, ampak našteje štiri stvari: dokumentacijo za pridobitev gradbenega dovoljenja, projektno dokumentacijo izvedenih del, dokazilo o zanesljivosti objekta ter mnenje in potrdilo pooblaščenega strokovnjaka iz prvega odstavka 7. člena.
Seznam je zaprt. Marsičesa, kar med gradnjo nastane, na njem ni: korespondence, ponudb, pogodb z izvajalci, gradbenih dnevnikov, računov. To pomeni, da ta določba o njih ne pove ničesar. Ne pomeni, da jih je mogoče zavreči, saj zanje veljajo druga pravila.
Imena so natančna in jih je smiselno vzeti dobesedno. Pri pregledu obstoječega gradiva je bolj zanesljivo iskati te štiri oznake, kot ugibati, kaj bi kaj lahko bilo: kar je bilo poimenovano drugače, ni nujno isto, in kar zveni podobno, ni nujno na seznamu.
Zadnji del citiranega stavka je pridržek, ki ga je vredno prebrati počasi: obveznost velja tako, kot je zapisana, »če ni s posebnimi predpisi za posamezne vrste objektov določeno, da se morajo hraniti trajno«. Kateri predpisi so to in za katere vrste objektov, ta člen ne pove. Za konkreten objekt je to treba preveriti posebej. Kdor želi določbo prebrati v celoti in v izvirniku, jo najde v objavljenem besedilu Gradbenega zakona.
Papir, mikrofilm ali elektronski medij
Drugi odstavek 87. člena je kratek in za marsikoga presenetljiv: »Dokumentacija iz prejšnjega odstavka se lahko hrani na papirju, mikrofilmu ali elektronskem mediju.«
Izbira nosilca je torej stvar zavezanca. Digitalizacija je dovoljena in ni zahtevana. Kdor razmišlja o tem, ali papir po skeniranju lahko gre, bo širšo obravnavo te odločitve našel v prispevku Fizični ali digitalni arhiv: kdaj papir lahko gre.
Prav tako je vredno videti, česa ta odstavek ne določa. Ne določa formata, ne tehnične zahteve, ne pogoja glede berljivosti čez čas in ne postopka pretvorbe. Kdor pričakuje, da bo zakon povedal, kako naj se skenira, tega tukaj ne bo našel.
Iz tega izhaja premislek, ki ni pravna zahteva, je pa težko spregledljiv: če dolžnost traja, dokler objekt stoji, mora biti nosilec berljiv še takrat. Izbira medija je zato hkrati odločitev o tem, kdo bo čez desetletja poskrbel, da je vsebina še vedno dostopna, in kaj se bo zgodilo, ko izbrani nosilec ali oblika zapisa ne bosta več v splošni rabi.
Zakaj je to v praksi drugačen problem kot spisi
Vse, kar sledi v tem razdelku, so praktične posledice in ne zahteve zakona. Zakon o njih molči, kar pa ne pomeni, da se jim je mogoče izogniti.
Prva je fizična. Projektna dokumentacija ni pisarniško gradivo. Načrti so v formatih, ki ne gredo v standardno mapo ali polico, zato se hranijo zviti ali zloženi, oboje pa pomeni, da načrta nihče ne odpira brez razloga. Kar se redko odpira, se tudi redko preveri, in stanje takega svežnja je navadno znano šele takrat, ko ga nekdo prvič potrebuje.
Druga je celovitost. Ta komplet je uporaben le cel. Načrt brez dokumentacije za gradbeno dovoljenje odgovori na polovico vprašanja, dokazilo o zanesljivosti objekta brez načrtov izvedenih del pa na drugo polovico. Kdor komplet razdeli med dve lokaciji, ima dva nepopolna svežnja, in to se pokaže šele takrat, ko ju nekdo potrebuje skupaj.
Tretja izhaja iz trajanja. V desetletjih, ko objekt stoji, gradivo preživi ljudi, ki vedo, kaj je. Najti ga mora nekdo, ki pri gradnji ni bil zraven in ki bo imel na voljo samo to, kar je zapisano na ovoju ali v popisu.
Vmes je še vprašanje, kdaj se to gradivo sploh potrebuje. Ne vsak dan, ampak takrat, ko je najmanj časa: pri prenovi, ko je treba vedeti, kje kaj poteka; ob škodnem dogodku; pri prodaji, ko kupec sprašuje; in kadar je treba za objekt karkoli dokazati. Takrat se pokaže, ali je bilo gradivo ob prevzemu popisano in ali kdo ve, kje je: iskanje po neurejenem svežnju je delo, ki ga nihče ni načrtoval in za katero takrat ni časa.
Četrta je predaja. Ob prodaji objekta ali menjavi upravnika mora gradivo iti naprej skupaj z objektom. Če se to ne zgodi, dolžnosti ni mogoče izpolniti, ne zato, ker bi kdo kršil pravilo, ampak zato, ker dokumentov preprosto ni več pri tistem, ki jih mora imeti.
Kje naj to gradivo živi
Iz vsega naštetega izhaja precej preprosta zahteva do prostora, v katerem to gradivo leži: preživeti mora selitev, prenovo in menjavo ljudi, iz njega pa mora biti mogoče na zahtevo dobiti en sam načrt, ne celotne omare.
Za organizacije, ki tega ne želijo reševati same, obstaja hramba pri zunanjem izvajalcu v arhivskem centru, s prevzemom obstoječega arhiva in dostavo posameznega dokumenta na zahtevo. Naj bo pri tem jasno: to je praktična ureditev in ne način izpolnitve zakonske dolžnosti. Ta ostane pri tistem, ki mu jo zakon nalaga.
Če pa najprej sploh ne veste, kaj imate in kaj od tega sodi med štiri naštete dokumente, nam opišite svoj primer in skupaj poglejmo, s čim imate opravka.