Roki hrambe pogodb: zakaj ni ene same številke

Roki hrambe pogodb: zakaj ni ene same številke

Vprašanje se skoraj vedno glasi enako: koliko let hranimo pogodbe. Odgovor pa ni ena številka, in to ni izmikanje. Pogodbe niso ena vrsta dokumenta, rok pa se ne šteje od datuma, ki je natisnjen na prvi strani.

Zakaj enotnega roka hrambe za pogodbe ni

Na polici, ki jo urejate, verjetno stojijo najemna pogodba, okvirni dogovor z dobaviteljem, nekaj pogodb o delu in kup naročilnic, ki so pravzaprav tudi pogodbe. Vsaka od njih odpira drugačno vprašanje o tem, kaj je iz nje še mogoče uveljavljati in kdo lahko to zahteva.

Razlike med njimi niso stvar oblike dokumenta, ampak treh stvari. Prva je, kdo sta stranki, saj se terjatve med podjetjema presojajo drugače kot terjatve med podjetjem in posameznikom. Druga je, kaj je bilo po pogodbi opravljeno, ker se ura ne veže na podpis, ampak na izpolnitev. Tretja je, ali je iz pogodbe nastal davčni učinek, saj ta pripelje s sabo svojo, povsem ločeno obveznost. Ista polica zato skoraj nikoli ni ena skupina.

Zato tudi splošni pregled rokov, kakršnega smo objavili v prispevku roki hrambe dokumentov, na to vprašanje ne more odgovoriti z enim številom. Namesto enega roka za pogodbe je uporabnejše vedeti, katera vprašanja rok sploh določajo, in tega je v resnici malo.

Zastaranje ni rok hrambe, a odloča o njem

To dvoje se v praksi redno zamenjuje. Zastaranje ureja, do kdaj je terjatev še mogoče uveljavljati. Hramba je vprašanje, kako dolgo dokument obdržite pri sebi. Obligacijski zakonik rokov hrambe ne določa in jih tudi ne poskuša določiti.

Povezava med njima je vseeno preprosta in praktična. Dokler je iz pogodbe še mogoče kaj uveljavljati, je pogodba dokazilo, ki ga potrebujete vi ali nasprotna stran. Dokument, ki ga zavržete prej, ni izginil samo z vaše police, ampak tudi iz spora, ki še ni zastaral.

Dve uri, ki tečeta po Obligacijskem zakoniku

Prva je splošna. 346. člen Obligacijskega zakonika določa, da terjatve zastarajo v petih letih, če ni z zakonom določen za zastaranje drugačen rok. Drugi del stavka ni pripis, ampak polovica pravila: petletni rok velja povsod tam, kjer zakon ne določi svojega.

Druga je krajša in za podjetja pomembnejša. 349. člen določa, da terjatve iz gospodarskih pogodb in terjatve za povrnitev izdatkov, nastalih v zvezi s temi pogodbami, zastarajo v treh letih.

Prav ta člen pa vsebuje stavek, ki podre predstavo o enem datumu na pogodbo. Zastaranje teče posebej za vsako dobavo blaga, opravljeno delo ali storitev. Okvirna pogodba, po kateri ste tri leta dobavljali vsak mesec, torej nima ene ure, ampak toliko ur, kolikor je bilo dobav. Zadnja od njih odloča o tem, kdaj je mapa res zaključena.

Tretja ura: kadar ima pogodba davčno posledico

Tretja ura ne teče po pogodbenem pravu in se za marsikoga začne šele takrat, ko je prvi dve že odpisal. 32. člen Zakona o davčnem postopku določa, da se dokumentacija hrani do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanaša.

Pomembno je, na kaj je ta rok pripet. Ne na pogodbo, ampak na davek. Iz same pogodbe zato ni razvidno, kdaj se ta ura izteče, in prav zato je to najpogostejši razlog, da dokument ostane potreben dlje, kot bi kdo sklepal iz njegove vsebine.

Isti člen pove tudi, v kakšni obliki sme dokumentacija stati. Hrani se v fizični oziroma elektronski obliki. Pri elektronski hrambi mora biti zagotovljeno, da so podatki dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo, da so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, in da tehnologija onemogoča spremembo ali izbris podatkov. Skeniran dokument v mapi na namizju torej ni samodejno ustrezna hramba.

Člen ureja še položaj, na katerega se v praksi pomisli prepozno: oseba, ki preneha, mora davčni organ obvestiti, kje se dokumentacija hrani oziroma kdo jo hrani.

Kako to uporabite na svoji polici

Namesto enega roka za vse mapo za mapo odgovorite na tri vprašanja. Kaj je iz te pogodbe še mogoče uveljavljati in po kateri določbi. Kdaj se je ura začela, pri gospodarskih pogodbah za vsako dobavo, delo ali storitev posebej. In ali ima pogodba davčno posledico.

Kadar se odgovori razlikujejo, odloča najdaljši. Izpolnjen najkrajši rok ni obramba pred najdaljšim, saj vas nihče ne bo vprašal, po kateri uri ste se ravnali.

Pri pogodbah, ki še veljajo, se ta račun sploh še ni začel. Dokler pogodba teče in se po njej še dobavlja ali opravlja, se ure za posamezne izpolnitve šele odpirajo. Taka mapa ni stara, čeprav je datum na prvi strani star, in ni kandidatka za izločitev, dokler razmerje ne preneha in se zadnja ura ne izteče.

Praktična posledica je preprosta. Datum, ki ga zabeležite ob mapi, ni datum pogodbe, ampak predviden konec najdaljše ure. Dokler tega datuma ne znate zapisati, mapa ni pripravljena za odločanje o izločitvi, in prav to je pogosto edini pravi rezultat prvega pregleda police.

Ena skupina pa na to polico sploh ne sodi. Pogodbe o zaposlitvi so del kadrovske dokumentacije, ki ima svoja pravila in svoje trajno gradivo, o čemer smo pisali v prispevku roki hrambe kadrovske dokumentacije. Preden karkoli izločite, jih izločite iz kupa.

To razvrščanje je način, kako kup razdelite na skupine, ni pa pravno mnenje. Kaj velja za vašo konkretno pogodbo, pove pravni ali davčni svetovalec, in posamezne vrste pogodb ter dejavnosti urejajo tudi drugi predpisi, ki jih tukaj ne obravnavamo.

Kje se tega lotiti

Določitev rokov hrambe je del svetovanja za urejenost dokumentacije, ki ga izvajamo skupaj s pregledom zakonske skladnosti in pripravo pravilnikov.

Če imate pred sabo polico in ne veste, kje začeti, se oglasite pri nas in skupaj poglejmo, katere skupine sploh imate.