Prevzem arhiva: kje se skrbništvo izgubi
Selitev arhiva se skoraj vedno konča bolje, kot se začne. Škatle odpeljejo, prostor ostane prazen in vsi so zadovoljni, dokler čez leto ali dve nekdo ne poišče ene same mape. Takrat se pokaže, ali je ob predaji nastal zapis, ki na to vprašanje sploh lahko odgovori.
Prevzem arhiva je trenutek, ko se skrbništvo dejansko prenese
Škatle stojijo na hodniku, kombi pride v torek, selitev pa je bila dogovorjena že pred meseci. Nihče pa ni zapisal, kaj je v škatlah in od katerega trenutka naprej zanje odgovarja nekdo drug.
Prav tu se odloči vse, kar boste o svojem arhivu pozneje lahko dokazali. Ko je prostor enkrat prazen, ni več ničesar, s čimer bi lahko primerjali. Ko pozneje iščete eno samo mapo in je ni, je zapis o prevzemu tisti, ki lahko pove, ali je sploh kdaj zapustila vašo hišo. Zato prevzem ni logistika, ampak dokazni dogodek.
Razlogi za selitev arhiva so običajno povsem praktični, od pomanjkanja prostora do prenove, in o njih govori zunanje arhiviranje dokumentov. Odločitev, kam gradivo gre, in dejanje predaje pa nista isto. Prva je poslovna izbira, druga je trenutek, ki ga pozneje ni mogoče rekonstruirati.
Kaj zakon ureja in česa ne
Marsikdo je že slišal, da za prevzem gradiva obstaja predpisan zapisnik. To drži, vendar za točno določen primer, in ta primer verjetno ni vaš.
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva v 29. členu ureja zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva. Določba se začne z besedami, da zapisnik sestavi pristojni arhiv. Govori torej o izročitvi arhivskega gradiva pristojnemu javnemu arhivu, zapisnik pa pripravi arhiv kot prevzemnik, ne izročitelj.
Kaj tak zapisnik vsebuje, je vseeno zelo poučno. Uredba našteva imena in naslova izročitelja in prevzemnega arhiva z odgovornima osebama, imena in podpise pooblaščenih uslužbencev, datum, čas in kraj izročitve, ime ustvarjalca, oznako fonda in obdobje nastanka gradiva, obseg v tekočih metrih ali bajtih in količino v tehničnih enotah ali dokumentih, oceno stanja ohranjenosti, podatke o dostopnosti in avtorskih pravicah, izjavo o prenosu pravic in pogojih spletne objave ter seznam gradiva, ki izjemoma ostane pri izročitelju, z razlogi in roki.
Zdaj pa meja, ki je za vas praktično pomembna. Če svoj papirni arhiv predajate zunanjemu ponudniku hrambe, ne izročate arhivskega gradiva pristojnemu arhivu. Navedena določba vašega posla ne ureja in ne predpisuje, kaj mora vsebovati vaš primopredajni zapisnik. To uredita pogodba in dogovor med strankama.
Iz tega pa ne sledi, da za vaše gradivo ne velja nobena obveznost. Pomeni le, da je ta konkretna določba ne postavlja. Roki hrambe, varstvo osebnih podatkov in pravila za posamezne vrste dokumentacije imajo vsak svojo pravno podlago in se s selitvijo arhiva ne spremenijo. Kdor gradivo odda v hrambo, ostane njegov imetnik.
Kaj naj primopredajni zapisnik zajame v praksi
Zakonski seznam iz prejšnjega razdelka je uporaben kot vzor, ne kot zahteva. Sestavljen je bil za prevzem, pri katerem mora biti pozneje vse preverljivo, in prav to potrebujete tudi vi. Naslednje sestavine se v praksi izplačajo.
- Kdo izroča in kdo prevzema, z imenoma odgovornih oseb in njunima podpisoma. Brez imen zapisnik pozneje ne pove, koga vprašati.
- Kraj, datum in ura. Ura ni pretiravanje: če se isti dan seli več stvari, je to edino, kar loči dva prevzema.
- Kaj se predaja in v kakšni količini, šteto v tehničnih enotah. Petnajst škatel je podatek, tri palete gradiva ni.
- Stanje gradiva ob prevzemu. Poškodovana ali vlažna škatla, zabeležena ob prevzemu, pozneje ni sporna.
- Kaj namenoma ostane pri vas. Prav ta postavka se rada izpusti, potem pa povzroči iskanje gradiva, ki nikoli ni odšlo.
Vsaka od teh postavk odgovarja na vprašanje, ki se pojavi šele čez čas. Zapisnik ni formalnost ob predaji, ampak dokument, ki ga boste brali takrat, ko nekaj ne bo tako, kot ste pričakovali.
Kdo nosi odgovornost, dokler so škatle na poti
To je vprašanje, ki se ga spomnimo šele, ko gre kaj narobe. Odgovor nanj ne izhaja iz arhivske uredbe, ampak iz dogovora med naročnikom in ponudnikom. Kar ni zapisano v pogodbi ali zapisniku, ostane odprto prav takrat, ko bi moralo biti jasno.
Pred prihodom kombija se je smiselno dogovoriti o naslednjem. Od katerega trenutka odgovarja prevzemnik: ob podpisu zapisnika, ob natovarjanju ali ob prihodu na cilj. Kdo natovarja in kdo zapre ter označi enote. Ali prevoz opravi ponudnik ali vi sami, saj to premakne odgovornost. In kaj se zgodi, če ob prihodu ena enota manjka, torej kdo to ugotovi, v kolikšnem času in kako se to zapiše.
Za en primer je odgovor enak ne glede na dogovor. Če ob prevzemu enota manjka ali je poškodovana, to sodi v zapisnik takrat, ko se opazi, in ne v poznejše sporočilo. Zapisnik je edini dokument, ki ga podpišeta obe strani, zato je odstopanje, zabeleženo vanj, pozneje dejstvo, medtem ko je odstopanje, sporočeno naknadno, trditev.
Nobeno od teh vprašanj ni zapleteno, dokler ga postavite prej. Po dogodku vsako od njih postane sporno.
Kako pozneje dokažete, da ni nič izginilo
Dokazovanje ni stvar zaupanja, ampak neprekinjene verige zapisov. Zapisnik o prevzemu je izhodišče, ker določi, kaj je bilo predano in v kakšnem stanju. Sam po sebi pa je preveč grob, da bi z njim našli posamezno mapo.
Zato mora obstajati popis dokumentacije, in sicer preden gradivo odide. Popis je tisto, kar zapisnik sploh naredi preverljiv: brez njega zapisnik pove, da je odšlo petnajst škatel, ne pove pa, kaj je bilo v njih. Vsaka poznejša sprememba, od premika enote do izdaje dokumenta na zahtevo, se mora nato vezati na iste oznake enot.
Če ta veriga obstaja, lahko čez leta rekonstruirate, kje je posamezna enota bila in kdaj. Če ne obstaja, lahko ugotovite le, da nečesa ni, ne pa tudi, kdaj in kje se je to zgodilo. Razlika med tema dvema položajema nastane v enem samem dnevu, in to je dan prevzema.
Po prevzemu zato pri sebi obdržite tri stvari: podpisan zapisnik, popis v stanju, v kakršnem je bil ob predaji, in dogovor o tem, kako boste do gradiva prišli, ko ga boste potrebovali. Prvi dve povesta, kaj je odšlo, tretja pa, kaj se zgodi naslednjič. Hramba pri ponudniku teh treh dokumentov ne nadomesti, ker so vaša stran iste zgodbe.
Kje se tega lotiti
Prevzem arhiva je operacija, ki jo izvajamo sami, in prav zato vemo, kje se rado zalomi. Redkeje pri prevozu, pogosteje pri tem, da pred njim ni nastal noben zapis.
Če načrtujete selitev arhiva, si oglejte, kaj obsega celovita hramba dokumentov, ali pa nas preprosto kontaktirajte za posvet in skupaj poglejmo, kaj je pri vas smiselno urediti pred prevzemom.