Uničevanje dokumentacije: Zakaj je pomembno in kako ga izvesti?
Dokumentacija je ključnega pomena za vsako podjetje, saj vsebuje pomembne informacije o poslovanju, strankah, zaposlenih in drugih dejavnostih. Vendar pa se sčasoma lahko nabere preveč dokumentov, ki niso več potrebni ali pa so že potekli roki hrambe. V takšnih primerih je pomembno izvesti uničevanje dokumentacije, da se zagotovi varnost in zakonska skladnost.
Zakaj je pomembno uničevanje dokumentacije?
Obstaja več razlogov, zakaj je pomembno uničevanje dokumentacije:
- Zakonska skladnost: Podjetja morajo biti zakonsko skladna pri hrambi poslovne dokumentacije, kar pomeni, da morajo biti dokumenti, ki jih niso potrebni za poslovanje, uničeni
- Varnost: Uničevanje dokumentacije lahko pomaga zagotavljati varnost, saj se lahko dokumenti, ki niso več potrebni, uporabljajo za nezakonite namene ali se lahko zlorabijo
- Pomanjkanje prostora: Ko se dokumenti pogosteje uporabljajo ali so potrebni za poslovanje, se lahko začne primanjkovati prostora v arhivskem prostoru
Kako izvesti uničevanje dokumentacije?
Pri uničevanju dokumentacije je pomembno upoštevati zakonska pravila in notranjo politiko podjetja. Uničevanje dokumentov se lahko izvaja na različne načine, kot so:
- Varno uničenje: Uničevanje dokumentacije se lahko izvaja s varnostnim razrezom, ki se izvaja izključno na podlagi naloge za uničenje
- Elektronsko arhiviranje: Elektronsko arhiviranje dokumentacije je ena od možnosti, ki omogoča popolno kontrolo in sledljivost nad dokumenti, ne zahteva dodatnih prostorov za hrambo in omogoča hitro iskanje informacij
- Pri uničevanju dokumentacije je pomembno, da se dokumenti uničijo v skladu z notranjo politiko podjetja in zakonskimi predpisi. Uničevanje dokumentacije je pomemben korak pri zagotavljanju varnosti in zakonske skladnosti poslovanja podjetja.
Ali ste vedeli?
- Predlagamo vam, da izmerite koliko arhiva imate za uničenje. Ali veste koliko papirja vam visi nad glavo’
- Redko kateri poslovni prostor ali podstrešje imajo nosilnost 1 tono.
- 1 fascikel lahko ima do 5 kg
- Kar pomeni da 200 fasciklov lahko tehta 1 tono
- 160 fasciklov pa lahko spravimo na eno paleto